Диск және файлдар
LadVen OS дискі тапсырмаларға, CRM-ге, құжаттарға, жобаларға және командалық процестерге қатысты жұмыс файлдарын сақтайды. Маңызды тіркемелер тек чатта қалмайды, ал файлдың кімге тиесілі екені және қайда қолданылатыны түсінікті болады.
Дискіні басқарылатын сақтау орны ретінде қолданыңыз: кеңістік, папка, файл, жұмыс нысанымен байланыс, түсінікті қолжетімділік және бақыланатын сыртқы бөлісу.
Кеңістіктер
Диск бетінде кеңістіктер көрсетіледі. Кеңістік жеке, ортақ, жобалық немесе тапсырма, клиент, мүмкіндік сияқты жұмыс контекстіне байланыстырылған болуы мүмкін.
Кеңістік жасамас бұрын файлдарға кім жауапты екенін, тәртіпті кім ұстайтынын, оның қай процесс немесе клиентке тиесілі екенін, сыртқа бөлісуге болатынын және қанша уақыт сақталатынын анықтаңыз.
Бір файл бірнеше адамға керек болғаны үшін ғана ортақ кеңістік жасамаңыз. Файл тапсырмаға немесе CRM жазбасына қатысты болса, оны сол контекстте сақтаған дұрыс.
Папкалар және файлдар
Кеңістікті ашып, жұмыс құрылымы үшін папкаларды қолданыңыз: шарттар, клиент материалдары, бастапқы файлдар, нәтижелер, актілер және келісімдер. Атаулар мазмұнды хат алмасуды оқымай-ақ түсіндіруі керек.
Файлдарды ағымдағы папкаға жүктеңіз. Егер түбірге жүктеу қолжетімсіз болса, алдымен папка жасаңыз немесе ашыңыз. Жүктегеннен кейін файл дұрыс жерде екенін және керек адамдарға көрінетінін тексеріңіз.
Жұмыспен байланыс
Файл өзі қолдайтын жұмысқа жақын болуы керек. Егер ол тапсырманың орындалуын дәлелдесе, тапсырмаға тіркеңіз немесе пікірде сілтеме қалдырыңыз. Егер ол клиентке, мүмкіндікке немесе сұрауға қатысты болса, CRM контекстінде сақтаңыз.
Жақсы құрылым файлдың қай клиентке, тапсырмаға немесе жобаға қатысты екенін, қай нұсқа өзекті екенін, кім тексеретінін және сыртқа көрсетуге болатынын түсіндіреді.
Ашық сілтемелер
Файлды немесе папканы сыртқы алушыға қауіпсіз беру керек болса, ашық сілтеме қолданыңыз. Жасамас бұрын мерзімін, қолжетімділік режимін, құпиясөзді, жүктеу лимитін және қайтарып алу мүмкіндігін тексеріңіз.
Клиент, қаржы, шарт немесе жеке деректер үшін құпиясөз бен мерзім қолданыңыз. Қолжетімділік қажет болмай қалса, сілтемені қайтарып алыңыз.
Архив және жою
Белсенді емес, бірақ тарих үшін керек кеңістіктерді архивтеңіз. Файл тапсырмаға, CRM жазбасына, құжатқа, клиентке немесе сыртқы алушыға керек емес екеніне көз жеткізгеннен кейін ғана жойыңыз.