Қатысушыларды тағайындау
LadVen OS ішінде қатысушылар нәтижені кім тұжырымдайтынын, орындауға кім жауап беретінін, кім көмектесетінін және кім тек жұмыс барысын бақылайтынын анықтайды. Адамдарды "керек болып қалар" деп емес, рөлі бойынша қосыңыз: артық қатысушылар жауапкершілікті бұлыңғырлатып, хабарландыруды көбейтеді.
Негізгі ереже
Тапсырмада бір негізгі жауапты болуы керек. Ол әр қадамды жеке өзі орындауға міндетті емес, бірақ тапсырма тексерілетін нәтижеге жетуіне жауап береді.
Бірнеше адамның тәуелсіз нәтижелері болса, бірнеше байланысты тапсырма жасаңыз. Бір адам жалпы нәтижені жүргізіп, қалғандары бөліктерін істесе, бір жауапты қалдырып, қалғандарын бірлескен орындаушы етіп қосыңыз.
Рөлдер
Қоюшы
Қоюшы нәтижені тұжырымдайды, контекстті түсіндіреді және жұмысты қабылдайды. Әдетте бұл тапсырма қорытындысы керек адам немесе клиент, басшы не команда алдында процесс үшін жауап беретін адам.
Жауапты
Жауапты тапсырманы нәтижеге жеткізеді: статусты жаңартады, сұрақ қояды, бірлескен орындаушыларды үйлестіреді және блокерлер туралы хабарлайды.
Бірлескен орындаушылар
Бірлескен орындаушылар жұмыстың бөлігін орындайды: файл дайындайды, техникалық баға береді, мәтінді келіседі, деректер жинайды немесе бөлек блокты тексереді.
Бақылаушылар
Бақылаушылар тапсырма барысын және контекстті көреді, бірақ орындауға жауап бермейді. Бұл басшыға, жанама командаға, клиент менеджеріне немесе шешімнен хабардар болуы керек адамға пайдалы.
Жұмыс жағдайларында рөлдерді бөлу
| Жағдай | Қатысушыларды қалай тағайындау | Неге бұлай |
|---|---|---|
| Басшы бөлім қызметкеріне тапсырма қояды | Басшы - қоюшы, қызметкер - жауапты. Басқалар қатыспаса, қоспаңыз. | Нәтиженің иесі және қабылдау тәртібі түсінікті. |
| Менеджер клиент сұрауын жүргізеді, заңгер келісімшарт дайындайды | Менеджер немесе клиент иесі - қоюшы, заңгер - жауапты; менеджер клиенттік нақтылаулар бойынша бақылаушы немесе бірлескен орындаушы болуы мүмкін. | Құжат үшін жауапкершілік клиент қатынасы үшін жауапкершілікпен араласпайды. |
| Бірнеше бөлім іске қосудың тәуелсіз бөліктерін дайындайды | Бөлек жауаптылары бар еншілес немесе байланысты тапсырмалар жасаңыз, жалпы тапсырмада іске қосудың бір иесін қалдырыңыз. | Әр нәтижеде өз жауаптысы бар. |
| Тек басшының келісімі керек | Басшыны жауапты етпеңіз. Оны қоюшы, бақылаушы етіп қалдырыңыз немесе қабылдау кезеңінде пікірде атап өтіңіз. | Жауапты орындауды жүргізетін адам болып қалады. |
| Адам орындаушыға дерек беруі керек | Оны бірлескен орындаушы етіп қосып, бөлігін сипаттамада немесе чек-листте бекітіңіз. | Қатысушы одан не күтілетінін түсінеді. |
Қызметкерлерді қалай таңдау керек
- Тапсырманы жасау немесе өңдеу режимінде ашыңыз.
- Қатысушылар блогына өтіңіз.
- Қажетті рөлдің іздеу өрісіне қызметкер атын енгізе бастаңыз.
- Кандидаттар тізімінен қызметкерді таңдаңыз.
- Тізім бөлімдер бойынша топталса, қажетті бөлімді ашып, лауазымды немесе команданы тексеріңіз.
- Бірлескен орындаушылар мен бақылаушыларды шынымен қажет болса ғана таңдаңыз.
- Тапсырманы немесе өзгерістерді сақтаңыз.
Қолжетімсіз кандидаттар және құқықтар
Қызметкер табылғанымен, тағайындауға әрдайым қолжетімді болмауы мүмкін. Себептері: құқықтар, қызметкер статусы, жоба, бөлім, жұмыс тобы немесе клиент контекстінің шектеулері.
Егер қызметкер қолжетімсіз көрінсе немесе таңдалмаса:
- тапсырма шектеулі жобаға, жұмыс тобына, клиентке немесе CRM нысанына қатысы бар-жоғын тексеріңіз;
- ескі дубль емес, өзекті қызметкер таңдалғанына көз жеткізіңіз;
- ол тапсырма материалдары мен тіркелген файлдарды көре алатынын тексеріңіз;
- қатысу шынымен қажет болса, әкімшіден немесе кеңістік иесінен қолжетімділікті баптауды сұраңыз.
Жауапкершілікті бұлыңғырлатпау
Сақтар алдында үш сұрақ қойыңыз:
- нәтижені кім қабылдайды;
- тапсырма орындалуына кім жауап береді;
- кім бөлек бөліктерді істейді, бірақ қорытындыға иелік етпейді.
Жауапты қорытындыға жауап береді.
Бірлескен орындаушы өз бөлігіне жауап береді.
Қоюшы күтілімнің анықтығына және қабылдауға жауап береді.
Бақылаушы тек контекстті өзі бақылауына жауап береді.
LadVen OS ішінде қалай жасау керек
- Тапсырманы жасау немесе өңдеу режимінде ашыңыз.
- Қоюшы күтілетін нәтижені және қабылдау тәртібін түсінетінін тексеріңіз.
- Қатысушы іздеуі арқылы жауаптыны табыңыз.
- Бөлек жұмыс бөліктері бар болса, бірлескен орындаушыларды қосыңыз.
- Жұмыс барысын көруі керек адамдарды бақылаушы етіп қосыңыз.
- Ұқсас қызметкерлерді бөлім, лауазым немесе аватар бойынша тексеріңіз.
- Артық қатысушылар мен дубльдерді алып тастаңыз.
- Өзгерістерді сақтаңыз.
Сақтар алдында тексеру
- Бір ғана жауапты таңдалған.
- Қоюшы нәтижені қабылдай немесе пысықтауға қайтара алады.
- Бірлескен орындаушылар өз бөлігін түсінеді және ол тапсырмада бекітілген.
- Бақылаушыларға хабарландыру шынымен керек.
- Әр қатысушыда жобаға, клиентке, CRM нысанына, файлдарға және басқа материалдарға қолжетім бар.
Жауапты ауысқаннан кейін
Жауаптыны ауыстыру - жай өріс түзету емес, басқарушылық оқиға. Себебі, беріліп жатқан жұмыс күйі, қалған әрекеттер, файлдар, чек-листтер, байланысты тапсырмалар, қабылдаушы және мерзім тәуекелдері пікірде көрінуі керек.
Жақсы практикалар
- Бір тексерілетін нәтижеге бір жауапты тағайындаңыз.
- Бірлескен орындаушы үлесін сипаттамада, чек-листте немесе пікірде бекітіңіз.
- Бақылаушыларды жұмыс барысын, тәуекелді және шешімді көру керек болғанда ғана қосыңыз.
- Тәуелсіз нәтижелер үшін бір карточкадағы қатысушыларды көбейтпей, байланысты тапсырмалар жасаңыз.
- Қатысушылардың клиентке, жобаға, CRM, құжаттарға және файлдарға қолжетімділігін жұмыс басталғанға дейін тексеріңіз.
Жиі қателер
- бір нәтиже иесінің орнына бірнеше нақты жауапты тағайындау;
- нақты бөлігі жоқ бірлескен орындаушы қосу;
- бақылаушыларды жаппай рассылка ретінде пайдалану;
- басқа бөлімдегі аттасын таңдау;
- ескі немесе белсенді емес профильді қалдыру;
- жауаптыны неге ауыстырғанын пікірсіз өзгерту;
- құқық шектеуін бақылаушы арқылы айналып өту;
- сақтағаннан кейін қатысушылар тізімін тексермеу.
Бұл бетке керек скриншоттар
- Тапсырма жасау формасындағы қатысушылар блогы.
- Бөлімдер бойынша топталған қызметкер іздеуі және аватарлар.
- Бір жауапты және бірнеше бірлескен орындаушы таңдаудың мысалы.
- Сақталғаннан кейін қарау режиміндегі қатысушылар блогы.
- Құқықпен шектелген кандидат күйі.