Қатысушыларды тағайындау
LadVen OS ішінде қатысушылар нәтижені кім тұжырымдайтынын, орындауға кім жауап беретінін, кім көмектесетінін және кім тек жұмыс барысын бақылайтынын анықтайды. Адамдарды "керек болып қалар" деп емес, рөлі бойынша қосыңыз: артық қатысушылар жауапкершілікті бұлыңғырлатып, артық хабарландыру тудырады.
Негізгі ереже
Тапсырмада бір негізгі жауапты болуы керек. Ол әр қадамды жеке өзі орындауға міндетті емес, бірақ тапсырманың тексерілетін нәтижеге жетуіне жауап береді.
Бірнеше адамның тәуелсіз нәтижелері болса, бірнеше байланысты тапсырма жасаған дұрыс. Бір адам жалпы нәтижені жүргізіп, қалғандары жеке бөліктерін істесе, бір жауаптыны қалдырып, басқаларын бірлескен орындаушы етіп қосыңыз.
Рөлдер
Тапсырма карточкасында жауапты мен бірлескен орындаушылар бір команда — «Орындаушылар» блогы ретінде көрсетіледі. Жетекші орындаушы (нәтижеге жауапты) жұлдызшамен ★ және «Орындаушы» жазуымен белгіленеді, қалғандары — бірлескен орындаушылар ретінде. Бұл қабылдауға ыңғайлы, бірақ басқарушылық мәні өзгермейді: нәтиженің бір иесі болып қалады. Қоюшы мен бақылаушылар орындаушылар блогынан бөлек көрсетіледі.
Қоюшы
Қоюшы нәтижені тұжырымдайды, контекстті түсіндіреді және жұмысты қабылдайды. Әдетте бұл тапсырма қорытындысы керек адам немесе клиент, басшы не команда алдында процесс үшін жауап беретін адам.
Қоюшы нақтылау сұрақтарына қолжетімді болуы тиіс. Егер қоюшы нәтижені тексере алмайтын болса, оның орнына жұмысты кім қабылдайтынын алдын ала көрсетіңіз: тапсырма сипаттамасында, пікірде немесе бақылаушылар арқылы.
Әдетте қоюшы тапсырманы жасайтын адаммен сәйкес келеді. Тапсырма құру кезінде бөлім басшысы тапсырма белгілі бір бағытты жүргізетін қызметкер атынан қойылса, сол бағынышты қызметкерді қоюшы етіп көрсете алады. Мұндай жағдайда тапсырма таңдалған қоюшының жұмыс тобына немесе жобасына байланысады.
Бұл тағайындау басшыны нәтиженің жасырын иесі етпейді: қоюшы күтілетін нәтижеге және қабылдауға жауапты болып қалады, ал жауапты орындауға жауапты. Қоюшыны осылай өзгерту тек тапсырма құру кезінде және таңдалған қызметкер мен оның жұмыс контекстіне құқық болғанда ғана мүмкін.
Жауапты
Жауапты тапсырманы нәтижеге жеткізеді: статусты жаңартады, сұрақ қояды, бірлескен орындаушыларды үйлестіреді және блокерлер туралы хабарлайды.
Жауапты етіп тапсырманы нәтижеге жеткізе алатын адамды тағайындаңыз. Жауапты рөлін "бәрін шақыру" тәсілі ретінде пайдаланбаңыз: іс жүзінде жауапты бірнешеу болғанда, орындау бойынша соңғы шешімді кім қабылдайтынын ешкім түсінбейді.
«Орындаушылар» блогында жауапты жетекші орындаушы ретінде жұлдызшамен ★ белгіленеді — сонда орындаушылар командасында нәтиже иесі бірден көрінеді.
Бірлескен орындаушылар
Бірлескен орындаушылар жұмыстың бір бөлігін басқа адамдар орындайтын кезде керек: файл дайындау, техникалық баға беру, мәтінді келісу, деректер жинау, бөлек блокты тексеру.
Бірлескен орындаушыны тек оның жұмыстың түсінікті бөлігі болғанда ғана қосыңыз. Ол бөлікті сипаттамада, чек-листте немесе пікірде бекіткен дұрыс: сонда бірлескен орындаушы неге жауап беретінін түсінеді, ал негізгі жауапты прогресті көреді.
Бақылаушылар
Бақылаушылар тапсырма барысын және контекстті көреді, бірақ орындауға жауап бермейді. Бұл басшыға, жанама командаға, клиент менеджеріне немесе шешімнен хабардар болуы керек адамға пайдалы.
Бақылаушыларды "керек болып қалар" деп қоспаңыз. Адамға тек қорытындыны білу жеткілікті болса, дайын болғаннан кейін оны пікірде атап өткен немесе нәтиже шыққанда тапсырмаға сілтеме жіберген дұрыс.
Рөлдерді басқару стандарты
Басшы және бизнес иесі үшін тапсырма қатысушылары жай ғана адамдар тізімі емес, ол - жауапкершілік схемасы. Ол бойынша күтілімді кім тұжырымдағаны, нәтижені кім жеткізетіні, кім көмектесетіні және кім тек барысын бақылайтыны түсінікті болуы керек.
Тапсырманы бастамас бұрын рөлдерді басқарушылық келісім ретінде тексеріңіз:
| Сұрақ | Жауап қайда болуы керек | Жауап болмаса не істеу керек |
|---|---|---|
| Нәтижені кім қабылдайды? | Қоюшы немесе сипаттамада/пікірде нақты көрсетілген тексеруші. | Жұмысты қабылдай алатын қоюшыны тағайындау немесе тексерушіні бекіту. |
| Нәтиженің иесі кім? | Бір жауапты. | Бір нәтиже иесін таңдау немесе жұмысты бірнеше тапсырмаға бөлу. |
| Жеке бөліктерді кім орындайды? | Сипаттамада, чек-листте немесе пікірде нақты қадамдары бар бірлескен орындаушылар. | Әр бірлескен орындаушының үлесін нақтылау немесе артық қатысушыларды алып тастау. |
| Орындау барысында тәуекелдерді кім көруі керек? | Тек соңғы қорытынды емес, процестің өзі шынымен керек бақылаушылар. | Адамды бақылаушыға қоспай, шешім пайда болғанда атап өту. |
| Клиентпен коммуникацияға кім жауап береді? | Қоюшы, бақылаушы немесе клиенттік нақтылаулар бойынша бірлескен орындаушы. | Клиент менеджерін дұрыс рөлге қосу, оның жауапкершілігін басқа бөлім жұмысына араластырмау. |
Егер тапсырма клиентке, ақшаға, жоба мерзіміне немесе бөлімдер арасындағы беруге маңызды болса, рөлдерді сақтамас бұрын тексерген дұрыс. Қатысушылардағы қате әрдайым кейін көрінеді: сұрақтар басқа адамға кетеді, қабылдау кешігеді, басшы көп қатысушыны көреді, бірақ нәтиже иесін көрмейді.
Бизнес иесін тек "көріп отырсын" деп бақылаушыға қоспаңыз. Оған жалпы бақылау керек болса, сақталған көріністерді, есептерді және қорытынды пікірлерді қолданыңыз. Бизнес иесін тапсырмаға ол нәтижені өзі қабылдағанда, тәуекелді шешкенде немесе басқарушылық шешім қабылдауы керек болғанда қосыңыз.
Жұмыс жағдайларында рөлдерді қалай бөлу керек
Рөлдер карточканы ресми түрде толтыру үшін емес, басқарылатын жұмыс үшін керек: кім шешім қабылдайды, кім нәтижені жеткізеді, кім бір бөлігін істейді және кім барысын көруі тиіс.
| Жағдай | Қатысушыларды қалай тағайындау | Неге бұлай |
|---|---|---|
| Басшы бөлім қызметкеріне тапсырма қояды | Басшы - қоюшы, қызметкер - жауапты. Басқалар қатыспаса, қоспаңыз. | Нәтиженің иесі және қабылдау тәртібі түсінікті. |
| Менеджер клиент сұрауын жүргізеді, заңгер келісімшарт дайындайды | Менеджер немесе клиент иесі - қоюшы, заңгер - жауапты; менеджер клиенттік нақтылаулар бойынша бақылаушы немесе бірлескен орындаушы болуы мүмкін. | Құжат үшін жауапкершілік клиентпен қарым-қатынас үшін жауапкершілікпен араласпайды. |
| Бірнеше бөлім іске қосудың тәуелсіз бөліктерін дайындайды | Бөлек жауаптылары бар еншілес немесе байланысты тапсырмалар жасаңыз, ал жалпы тапсырмада іске қосудың бір иесін қалдырыңыз. | Әр нәтиженің өз жауаптысы бар, ал жалпы іске қосу иесіз тапсырмалар тізіміне айналмайды. |
| Тек басшының келісімі керек | Басшыны жауапты етпеңіз. Оны қоюшы, бақылаушы етіп қалдырыңыз немесе қабылдау кезеңінде пікірде атап өтіңіз. | Жауапты "иә" деп айтуы тиіс адам емес, орындауды жүргізетін адам болып қалады. |
| Адам орындаушыға дерек беруі керек | Оны бірлескен орындаушы етіп қосып, бөлігін сипаттамада немесе чек-листте бекітіңіз. | Қатысушы одан не күтілетінін түсінеді және бүкіл нәтиженің жасырын тең иесіне айналмайды. |
| Тек хабарлау үшін қорытынды маңызды | Бақылаушыны алдын ала қоспаңыз. Дайын болғаннан кейін қорытындыны пікірде хабарлаңыз немесе сілтеме жіберіңіз. | Хабарландыру азаяды, ал адамға шынымен барысты қадағалау керек тапсырмаларға назар артады. |
| Басшы бағыныштысына тапсырма қойып, орындаушыларды өзгертеді | Бөлім басшысы бағыныштысының тапсырмасында тапсырманың басқасын өзгерте алмаса да, орындаушыларды қайта тағайындай алады. | Басшы тапсырма мазмұнын өңдеу құқығына тәуелсіз түрде жұмыс бөлінісін басқарады. |
Егер рөл дау тудырса, қарапайым сұрақ қойыңыз: "Тапсырма мерзімінде дайын болмаса, кім жауап береді?" Сол адам жауапты немесе бөлек байланысты тапсырманың иесі болуы тиіс.
Қызметкерлерді қалай таңдау керек
Тапсырманы жасау және өңдеу кезінде қатысушы іздеуін пайдаланыңыз. Ол қызметкерді аты, тегі немесе профильдің басқа қолжетімді деректері бойынша табуға көмектеседі.
Тапсырма карточкасында нәтижені кім жүргізетіні, кім көмектесетіні және кім бақылайтыны көрінеді: жауапты (жетекші орындаушы) қорытындыға жауап береді, бірлескен орындаушылар — өз бөліктеріне, қоюшы — қабылдауға, бақылаушылар контекстті қадағалайды.
- Тапсырманы жасау немесе өңдеу режимінде ашыңыз.
- Қатысушылар блогына өтіңіз.
- Қажетті рөлдің іздеу өрісіне қызметкер атын енгізе бастаңыз.
- Кандидаттар тізімінен қызметкерді таңдаңыз.
- Тізім бөлімдер бойынша топталса, қажетті бөлімді ашып, команданы, аватарды немесе профильдің басқа көрінетін белгісін тексеріңіз.
- Бірлескен орындаушылар мен бақылаушыларды шынымен қажет болса ғана таңдаңыз.
- Тапсырманы немесе өзгерістерді сақтаңыз.
Бөлімдер бойынша топтау аттас қызметкерлерді ажыратуға және дұрыс командадан адам таңдауға көмектеседі. Ұқсас қызметкерлер бірнешеу болса, тек атына ғана емес, бөлімге, аватарға, командаға немесе профильдің басқа көрінетін белгісіне де қараңыз.
Кандидаттар тізімі қалай жұмыс істейді
Іздеу енгізу кезінде жаңарып отырады, сондықтан алдымен аттың немесе тектің қысқа бөлігін жазыңыз; тізім тым ұзын болса ғана сұрауды нақтылаңыз. Әр рөл өз тізімін ашады: жауаптыны жауапты жолында, бірлескен орындаушыларды өз жолында, бақылаушыларды өз жолында таңдаңыз. Бұл адамды қате рөлге ауыстырып қою қаупін азайтады.
Тізім бөлімдерге бөлінсе, тек қажет топты ашып, таңдаудан бұрын профильді тексеріңіз. Тек атын емес, бөлімін, аватарын, командасын және «сіз» немесе «сіздің қызметкеріңіз» сияқты белгілерді де қараңыз. Таңдағаннан кейін адамның іздеу нәтижесінде ғана емес, дәл керек рөлде пайда болғанын тексеріңіз.
Пернетақта тізіммен жылдам жұмыс істеуге көмектеседі: сұрауды енгізіңіз, нұсқалар арасында өтіңіз, дұрыс қызметкерді таңдаңыз және ойыңыз өзгерсе, тізімді жабыңыз. Қажетті адам жоқ немесе таңдалмай тұрса, оны кездейсоқ аттас қызметкермен алмастырмаңыз: алдымен жұмыс тобын, құқықтарды және қызметкер статусын тексеріңіз.
Жұмыс тобы
Жұмыс тобы (жоба) тапсырманың қай жерде және қандай контексте өмір сүретінін көрсетеді. Ол «Қатысушылар» блогының жоғарғы бөлігінде, қоюшы жолының үстінде таңдалады. Тапсырма нақты командаға, жобаға немесе бағытқа қатысты болғанда жұмыс тобын көрсетіңіз: сонда тапсырма дұрыс контекстке түседі, ал қолжетім мен қатысушылар осы команда бойынша іріктеледі.
Қатысушы жұмыс басталғаннан кейін қосылса, оны рөлге қосумен ғана шектелмеңіз. Қысқа пікір қалдырыңыз: адам не үшін қосылды, не істелді, қандай файлдарды немесе чек-лист тармақтарын қарау керек және одан қандай әрекет күтіледі. Сонда жаңа қатысушы тапсырмаға болжам арқылы емес, контекст арқылы кіреді.
Сақтамас бұрын рөлдерді бақылау
Сақтамас бұрын тек аттарды емес, адамдардың рөлдер бойынша қалай бөлінгенін де тексеріңіз. Бұл тізімде ұқсас қызметкерлер болса, кейбір кандидаттар құқықпен шектелсе немесе тапсырма орындала бастаған болса, әсіресе маңызды.
| Нені тексеру керек | Дұрыс нәтиже | Сақтамас бұрын не түзету керек |
|---|---|---|
| Бір жауапты | Жауапты рөлінде бір актуалды қызметкер көрінеді. | Егер бірнеше дербес нәтиже болса, жұмысты байланысты тапсырмаларға бөліңіз. |
| Рөлдер араласпаған | Қоюшы, жауапты, бірлескен орындаушылар және бақылаушылар бөлек рөл топтарында көрінеді. | Адамды бірінші табылған топта қалдырмай, дұрыс рөлге ауыстырыңыз. |
| Дубльдер мен ескі профильдер жоқ | Таңдалған адам - дұрыс бөлімі, аватары немесе көрінетін профиль белгісі бар белсенді қызметкер. | Белсенді емес профильді, басқа бөлімдегі аттасты немесе дубльді алып тастаңыз. |
| Шектелген кандидат өңделген | Адам неге таңдалмайтыны немесе тізімде көрінбейтіні түсінікті. | Басқа қызметкерді таңдаңыз, қолжетімділік сұраңыз немесе контекст қолжетімділікті шектесе, тапсырманы бөліңіз. |
| Кейінгі өзгеріс түсіндірілген | Қатысушы жұмыс басталғаннан кейін қосылса, пікірде себеп және күтілетін әрекет жазылған. | Сақтамас бұрын немесе бірден кейін қысқа пікір қосыңыз. |
Бұл тексеру көрінетін тізім бойынша болжауды алмастырады: басшы нәтиже иесін көреді, жауапты өз аймағын түсінеді, ал жаңа қатысушы контекстті тапсырманың ішінде алады.
Орындаушылар жолдарында контексттің байсалды белгілері бар: өз жолыңызда «сіз» деген белгі көрінеді, ал бөлім басшысы бағыныштыларының жолдарында «сіздің қызметкеріңіз» деген белгіні көреді. Бұл профильді ашпай-ақ, өзіңіздің қай жерде екеніңізді және командадан кім сізге бағынатынын тез түсінуге көмектеседі.
Қолжетімсіз кандидаттар және құқықтар
Қызметкер табылғанымен, тағайындауға әрдайым қолжетімді болмауы мүмкін. Кандидат құқықтарға, қызметкер статусына, жоба, бөлім, жұмыс тобы немесе клиент контекстінің шектеулеріне байланысты қолжетімсіз болуы мүмкін.
Қатысушы іздеуі тек тапсырма тапсыруға болатын қызметкерлерді ғана көрсетеді. Сондықтан кейбір адамдар жауапты, бірлескен орындаушы немесе бақылаушы рөліне кандидаттар тізімінде мүлдем көрінбейді:
- сыртқы қатысушылар (қонақ және экстранет тіркелгілері) — сыртқы қолжетім ішкі тапсырмаларды орындауға арналмаған;
- өшірілген және белсенді емес қызметкерлер — оларда тапсырма жүргізуге арналған жұмыс профилі жоқ;
- тапсырманы жұмысқа алу құқығы жоқ қызметкерлер.
Егер қажетті адам тізімде болмаса, бұл іздеу ақауы емес: оның тапсырмалармен жұмыс істеу құқығы бар белсенді ішкі қызметкер екенін тексеріңіз. Сыртқы қатысушыға нәтижені тапсырмадағы тағайындау арқылы емес, келісілген арна арқылы беріңіз.
Егер қажетті қызметкер тізімде көрінбесе немесе таңдалмаса:
- тапсырманың қолжетімі шектеулі жобаға, жұмыс тобына, клиентке немесе CRM жазбасына қатысы бар-жоғын тексеріңіз;
- ескі қайталанған профиль немесе белсенді емес профиль емес, өзекті қызметкер таңдалғанына көз жеткізіңіз;
- бұл адам тапсырма материалдары мен тіркелген файлдарды көре алатынын тексеріңіз;
- қатысу шынымен қажет болса, әкімшіден немесе кеңістік иесінен қолжетімділікті баптауды сұраңыз.
Құқық шектеуін адамды бақылаушы етіп қосу немесе материалдарды тапсырмадан тыс жіберу арқылы айналып өтпеңіз. Қатысушының LadVen OS ішіндегі жұмыс контекстіне қолжетімі болуы тиіс, әйтпесе талқылау мен нәтижені тексеру әртүрлі арналарға бөлініп кетеді.
Жаңа қатысушыны қоспас бұрын ол тапсырмамен бірге қандай контекст көретінін тексеріңіз: сипаттама, пікірлер, файлдар, клиент, жоба, CRM байланыстары және өзгерістер тарихы. Адамға тек бір жауап немесе бір реттік келісу керек болса, бүкіл жұмыс тарихын ашқаннан гөрі пікірде атап сұрақ қою немесе шектеулі контексті бар жеке байланысты тапсырма жасау дұрыс.
Жауапкершілікті қалай бұлыңғырлатпау керек
Сақтар алдында үш сұрақ қойыңыз:
- нәтижені кім қабылдайды;
- тапсырма орындалуына кім жауап береді;
- кім жеке бөліктерді істейді, бірақ қорытындыға иелік етпейді.
Екінші сұраққа бірнеше есім шықса, тапсырма тым кең тұжырымдалған немесе рөлдер дұрыс тағайындалмаған. Жұмысты байланысты тапсырмаларға бөліңіз, бір нәтиже иесін тағайындаңыз немесе бірлескен орындаушылардың үлесін чек-листте нақтылаңыз.
Жауапкершіліктің бұлыңғырлану белгілері:
- жауапты ресми түрде тағайындалған, ал нақты шешімдер басқа адамнан күтіледі;
- бірлескен орындаушылар жұмыстың нақты бөлігінсіз қосылған;
- бақылаушылар тарату тізімі ретінде пайдаланылады;
- қоюшы нәтижені тексере алмайды;
- тапсырма бірнеше дербес қорытындыны сипаттайды.
Жауапкершілік тарай бастағанда, оны жаңа қатысушылар қосумен шешпеңіз. Алдымен тапсырма нәтижесін нақтылаңыз. Нәтижеде бірнеше дербес қорытынды болса, жұмысты бөліңіз. Қорытынды біреу болса, бір жауаптыны таңдап, қалғандардың үлесін нақты сипаттаңыз.
Егер сіз жауапты (жетекші орындаушы) болсаңыз және өзіңізді орындаушылардан алып тастасаңыз, LadVen OS растауды сұрайды: тапсырмаға басқа құқығыңыз болмаса, өңдеу мүмкіндігін жоғалтып, тек көрумен қалуыңыз мүмкін. Бұл өз жұмысыңызға қолжетімді кездейсоқ жоғалтудан қорғау — алып тастауды саналы түрде растаңыз және қажет болса, алдымен жаңа жауаптыны тағайындаңыз.
Практикалық формула:
Жауапты қорытындыға жауап береді.
Бірлескен орындаушы өз бөлігіне жауап береді.
Қоюшы күтілімнің анықтығына және қабылдауға жауап береді.
Бақылаушы тек контекстті өзі бақылауына жауап береді.
LadVen OS ішінде қалай жасау керек
- Тапсырманы жасау немесе өңдеу режимінде ашыңыз.
- Қоюшы күтілетін нәтижені және қабылдау тәртібін түсінетінін тексеріңіз.
- Қатысушы іздеуі арқылы жауаптыны табыңыз.
- Бөлек жұмыс бөліктері бар болса, бірлескен орындаушыларды қосыңыз.
- Жұмыс барысын көруі керек адамдарды бақылаушы етіп қосыңыз.
- Ұқсас қызметкерлерді бөлім, команда немесе аватар бойынша тексеріңіз.
- Артық қатысушылар мен қайталанған жазбаларды алып тастаңыз.
- Өзгерістерді сақтаңыз.
Бар тапсырманы өңдегенде сақтағаннан кейін тапсырма карточкасындағы нақты қатысушылар тізімін тексеріңіз. Егер біреу қатысушыларды қатар өзгерткен болса, тапсырманы жаңартып, сақталған құрам келісімге сәйкес екеніне көз жеткізіңіз.
Сақтар алдында нені тексеру керек
- Бір ғана жауапты таңдалған.
- Қоюшы нәтижені қабылдай немесе пысықтауға қайтара алады.
- Бірлескен орындаушылар өз бөлігін түсінеді және ол тапсырмада бекітілген.
- Бақылаушыларға хабарландыру шынымен керек.
- Қатысушылар ескі қайталанған профильдерден емес, өзекті қызметкерлерден таңдалған.
- Әр қатысушыда жобаға, клиентке, CRM жазбасына, файлдарға және тапсырманың басқа материалдарына қолжетім бар.
- Тапсырмада тек "көрініс үшін" қосылған адамдар жоқ.
Нәтижені қалай тексеру керек
Сақтағаннан кейін тапсырманы қарау режимінде ашып, қатысушылар блогын тексеріңіз:
Бұл блокты алдымен өңдеу формасы емес, сақталған келісім ретінде оқыңыз: жұмысты кім қабылдайды, нәтижеге кім иелік етеді, кім көмектеседі және кім тек бақылайды. Егер бұл сұрақтарға жауап беру үшін қатысушы іздеуді ашу немесе рөлдерді өзгерту керек болса, сақталған құрам жауапкершілікті әлі түсіндірмейді.
- қоюшы, жауапты, бірлескен орындаушылар және бақылаушылар дұрыс рөлдерде көрсетіледі;
- жауапты тапсырмалар тізімінде және орындаушы бойынша сүзгілерде көрінеді;
- тапсырма қажетті адамдарда "менің", "тағайындалған" немесе "менің қатысуыммен" көріністеріне түседі;
- қатысушылар тапсырманы ашып, жұмысқа керек материалдарды көре алады;
- қатысушы жасалғаннан кейін қосылса, ол тек ауызша тапсырма емес, тапсырмада контекст алды.
Қатысушылар блогын дайын деп қабылдамас бұрын экранда мыналар көрінетінін тексеріңіз:
- рөлдер жеке көрсетілген, адамдар бір жалпы тізімге араластырылмаған;
- әр қатысушының түсінікті аты және аттасын немесе дубльді ажыратуға жеткілікті профиль контексті бар;
- жауапты біреу, ал бірлескен орындаушылар нәтиженің екінші иесі сияқты көрінбейді;
- бақылаушылар орындаушылармен араласпаған және артық жауапкершілік әсерін жасамайды;
- егер біреуді таңдау немесе ашу мүмкін болмаса, себебі немесе қолжетім бойынша келесі қадам түсінікті.
Басшы үшін дұрыс нәтиже - тек адамдардың аты көрінуі емес. Әр рөл нақты басқарушылық сұраққа жауап беруі керек: кім қабылдайды, кім жеткізеді, кім өз бөлігін орындайды, кім тәуекел мен шешімді бақылайды. Егер қатысушы кейін қосылса, оның не үшін қосылғаны пікірде немесе чек-листте көрінуі керек. Егер жауапты ауысса, тарихтан жауапкершілік неге өткенін және жұмыс қандай күйде берілгенін түсіну мүмкін болуы тиіс.
Тізім дұрыс емес көрінсе, рөлдерді бірден түзетіңіз. Артық қатысушыларды неғұрлым ерте алып тастасаңыз немесе дұрыс жауаптыны тағайындасаңыз, пікірлерде, хабарландыруларда және статустарда соғұрлым аз шатасу пайда болады.
Жауапты ауысқаннан кейін
Жауаптыны ауыстыру - жай өріс түзету емес, басқарушылық оқиға. Ауыстырудан кейін жауапкершілік неге ауысқаны және жұмыс қандай күйде берілетіні түсінікті болуы керек.
Жақсы беру мыналарды қамтиды:
- ауыстыру себебі бар қысқа пікір;
- не істелді және не қалды;
- жаңа жауапты қандай файлдарды, чек-листтерді және байланысты тапсырмаларды қарауы керек;
- нәтижені кім қабылдайды;
- мерзім, жоспарлы уақыт немесе қолжетім бойынша тәуекелдер бар-жоғы.
Пікірлер, файлдар, чек-лист немесе клиент контексті бұрыннан бар тапсырмаларда жауаптыны үнсіз ауыстырмаңыз. Әйтпесе нәтиженің жаңа иесі тарихты қолмен қалпына келтіруге мәжбүр болады, ал басшы жұмыс неге басқа адамға өткенінің түсіндірмесін жоғалтады.
Жақсы практикалар
- Бір тексерілетін нәтижеге бір жауапты тағайындаңыз.
- Бірлескен орындаушы үлесін жұмыстың өзімен қатар бекітіңіз: сипаттамада, чек-листте немесе пікірде.
- Бақылаушыларды тек оларға орындау барысын, тәуекелдерді және шешімдерді көру керек болғанда ғана қосыңыз.
- Жауапты ауысқанда қысқа пікір қалдырыңыз: жауапкершілік неге ауысты және не істелді.
- Тәуелсіз нәтижелер үшін бір карточкадағы бірлескен орындаушылар тізімін кеңейтпей, байланысты тапсырмалар жасаңыз.
- Қатысушылардың клиентке, жобаға, CRM, құжаттарға және файлдарға қолжетімділігін жұмыс басталғанға дейін тексеріңіз.
- Тапсырма клиенттік болса, клиентпен коммуникацияға жауап беретін адамды қатысушылар арасында ұстаңыз, бірақ оны басқа бөлім жұмысына жауапты етпеңіз.
- Басшыға бақылау керек болса, ресми жауапты тағайындауды емес, бақылауды және қорытынды пікірлерді пайдаланыңыз.
- Контекст енді керек емес адамдарды тапсырмадан жүйелі түрде алып тастаңыз.
- Рөл бойынша дау туғанда қабылдау критерийіне оралыңыз: нәтижені кім тексере алады және оны кім жеткізуі тиіс.
Жиі қателер
- бір нәтиже иесінің орнына бірнеше нақты жауапты тағайындау;
- нақты жұмыс бөлігі жоқ бірлескен орындаушы қосу;
- бақылаушыларды жаппай тарату тізімі ретінде қосу;
- басқа бөлімдегі аттасын таңдау;
- ескі немесе белсенді емес қызметкер профилін қалдыру;
- қатысушының файлдарға, жобаға, клиентке немесе CRM контекстіне қолжетімін тексермеу;
- жауапкершілік неге ауысқанын түсіндіретін пікірсіз жауаптыны ауыстыру;
- құқық шектеуін айналып өту үшін бақылаушыларды пайдалану;
- сақтағаннан кейін қатысушылардың қорытынды тізімін тексермеу;
- бірнеше дербес нәтиже үшін бір үлкен тапсырма жасау.
Қатысушыларды тексеру кезінде не маңызды
- Тапсырма жасау формасында қоюшы, жауапты, бірлескен орындаушылар және бақылаушылар бөлек көрінеді.
- Қызметкер іздеуі бөлімдер бойынша топталса, адамның командасы мен рөлі түсінікті.
- Бір жауапты және бірнеше бірлескен орындаушы таңдалса, әр қатысушы өз бөлігін біледі.
- Сақталғаннан кейін қарау режиміндегі қатысушылар тізімі нақты жұмысқа сәйкес келеді.
- Кандидат қолжетімсіз немесе құқықпен шектелген болса, келесі қадам түсінікті: басқа адамды таңдау, қолжетімділікті сұрау немесе тапсырманы бөлу.
- Клиенттік немесе жобалық тапсырмаларда қатысушылар жұмысқа қажет байланысты материалдарды аша алады.