Тапсырма байланыстары
LadVen OS ішінде байланыстар жұмыс контекстін сақтауға көмектеседі: жаңа жұмыс қай тапсырмадан шықты, қай клиентке немесе жобаға қатысты, құжаттар қайда жатыр, нәтижені қандай файлдар растайды және шешім қай талқылауда қабылданды.
Байланыстарды карточканы безендіру үшін емес, жұмыс тарихы бойынша навигация ретінде пайдаланыңыз. Қатысушы тапсырманы ашқанда оның қайдан пайда болғанын, немен байланысты екенін, материалдарды қайдан іздеу керегін және қандай көрші тапсырмалар нәтижеге әсер етуі мүмкін екенін тез түсінуі керек.
Байланыс қашан керек
Қатысушылар байланыссыз контекстті қолмен қалпына келтіруге мәжбүр болса, тапсырманы басқа объектімен байланыстырыңыз: ескі хат алмасуды іздеу, мәміле нөмірін сұрау, бірнеше жобаны ашу немесе құжаттарды LadVen OS сыртында жіберу.
Байланыс пайдалы, егер:
- үлкен жұмыс бірнеше нәтижеге бөлінсе;
- жаңа тапсырма пікірден, файлдан, құжаттан, CRM нысанынан немесе клиент сұрауынан пайда болса;
- тапсырма жобаға, клиентке немесе клиенттік жобаға қатысты болса;
- бір тапсырманың нәтижесі екіншісіне әсер етсе;
- шешімнен орындауға дейінгі жолды сақтау керек болса;
- тапсырма материалдары құжаттарда, файлдарда, CRM-де немесе пікірлерде болса;
- қатысушылардың байланысты контекстке қолжетімін тексеру керек болса.
Тапсырманы бәрімен қатар байланыстыра бермеңіз. Артық байланыстар шу тудырады: қатысушылар қай объект шынымен орындауға маңызды, ал қайсысы "сақтық үшін" қосылғанын түсінбей қалады.
Байланыстар және жауапкершілік
Байланыс контекст қосады, бірақ нәтиже иесін алмастырмайды. Тапсырма клиентпен, жобамен, құжатпен және бірнеше көрші тапсырмамен байланысты болса да, онда дайындыққа нақты не жеткізу керегін түсінетін бір жауапты болуы керек.
Байланыстарды төрт сұраққа жауап беру үшін пайдаланыңыз:
| Сұрақ | Қандай байланыс көмектеседі | Тапсырмада бәрібір не жазу керек |
|---|---|---|
| Жұмыс кім үшін немесе не үшін жасалады? | Клиент, клиенттік жоба, CRM нысаны. | Қандай клиенттік нәтиже керек және оны команда жағынан кім қабылдайды. |
| Бұл қай жұмыс ағымында бақыланады? | Жоба, жұмыс тобы, ата-аналық тапсырма. | Тапсырма жобаның жалпы нәтижесіне қалай әсер етеді. |
| Бастапқы материалдар мен нәтиже қайда? | Құжат, файл, пікір, чек-лист тіркемесі. | Нақты нені ашу, тексеру немесе финалда тіркеу керек. |
| Қандай тапсырмалар бір-біріне тәуелді? | Ата-аналық, еншілес немесе байланысты тапсырма. | Тәуелділік қандай: бұғаттайды, жалғастырады, нақтылайды немесе шешімді бекітеді. |
Егер байланыс бұл сұрақтардың ешқайсысына көмектеспесе, ол артық болуы мүмкін. Егер көмектессе, бірақ түсіндірмесіз қатысушыларға анық болмаса, сипаттамаға немесе пікірге бір-екі жол қосыңыз.
Байланыс түрлері
Тапсырмаларда байланысты контексттің бірнеше түрі бар. Олар жұмыс дереккөзін табуға көмектеседі, бірақ әртүрлі сұрақтарға жауап береді.
| Байланыс түрі | Нені көрсетеді | Қашан пайдалану керек |
|---|---|---|
| Ата-аналық тапсырма | Ағымдағы тапсырма шыққан үлкенірек тапсырманы немесе бастаманы. | Ағымдағы тапсырма жалпы нәтиженің бөлігі болғанда. |
| Еншілес тапсырма | Ағымдағы тапсырма ішіндегі бөлек жұмыс бөлігін. | Жұмыс бөлігінің жеке жауаптысы, мерзімі немесе дайындық критерийі болғанда. |
| Байланысты тапсырма | Қатаң иерархиясыз көрші тапсырманы. | Тапсырмалар бір-біріне әсер етеді, бірақ бірі екіншісінің бөлігі емес. |
| Жоба | Ішкі жобаны, жұмыс тобын немесе бағытты. | Тапсырманы жобалық жұмыс ішінде іздеу және жоспарлау керек болғанда. |
| Клиент | Тапсырма қатысты компанияны немесе клиентті. | Тапсырма клиент тарихы, сату, енгізу немесе қолдау үшін маңызды болғанда. |
| Клиенттік жоба | Бір клиент ішіндегі нақты жоба немесе жұмыс ағымы. | Бір клиентте бірнеше параллель бағыт болғанда. |
| CRM | Мәміле, лид, контакт, компания немесе басқа CRM нысаны. | Тапсырма сату, сүйемелдеу немесе клиенттік әрекетті жалғастырғанда. |
| Құжат | Құжат, кесте, келісімшарт, ТТ немесе қоймадағы жұмыс файлы. | Құжат тапсырманың дереккөзі, материалы немесе нәтижесі болғанда. |
| Файл | Тапсырма, чек-лист пункті немесе пікір тіркемесі. | Материал орындауға, тексеруге немесе шешім тарихына керек болғанда. |
| Пікір | Нақты талқылау, шешім, сұрақ немесе пысықтауға қайтару. | Жаңа жұмыс талқылаудан шыққанда және себебін жоғалтпау маңызды болғанда. |
Иерархия, тәуелділік және контекст
Барлық байланыс бір мағынаны білдірмейді. Байланыс қоспас бұрын оның қандай басқарушылық рөл атқаратынын анықтаңыз.
| Нені көрсету керек | Қандай байланысты таңдау керек | Басшы қалай оқиды |
|---|---|---|
| Ағымдағы тапсырма үлкен нәтиженің бөлігі | Ата-аналық немесе еншілес тапсырма | Жалпы нәтижеде жеке иелері бар бөліктер бар. |
| Бір тапсырма нәтижесі екіншісіне әсер етеді | Байланысты тапсырма | Тапсырмалар бір-біріне кірмейді, бірақ бірге қаралуы керек. |
| Тапсырма команданың жұмыс ағымына қатысты | Жоба немесе жұмыс тобы | Жұмысты бағыт ішінде жоспарлауға және сүзгілеуге болады. |
| Тапсырма клиент тарихына қатысты | Клиент, клиенттік жоба немесе CRM | Қорытынды клиент контекстінде көрінуі керек. |
| Материал немесе дәлелді ашу керек | Құжат, файл, пікір | Байланыс дереккөзге, шешімге немесе финал нәтижеге апарады. |
Еншілес тапсырма - бөлек нәтиже. Байланысты тапсырма - тәуелділік, жалғасы немесе жаңа көлем. Жоба мен клиент - басқару контексті. Құжат пен файл - материал немесе дәлел. Осы мағыналар араласса, карточка жұмыс тапсырмасына емес, архивке ұқсап кетеді.
Ата-аналық және еншілес тапсырмалар
Ата-аналық тапсырма жалпы нәтижені сипаттайды. Еншілес тапсырма бөлек орындалып, бөлек тексерілетін жұмыс бөлігін сипаттайды.
Еншілес тапсырма жасаңыз, егер жұмыс бөлігі:
- жеке жауаптыны талап етсе;
- жеке мерзім керек етсе;
- параллель орындала алса;
- жалпы нәтижені бұғаттаса;
- өз файлдары, чек-листі немесе талқылауы болса;
- тізімдер мен есептерде ата-аналық тапсырмадан бөлек көрінуі керек болса.
Әр чек-лист пунктін еншілес тапсырмаға айналдырмаңыз. Чек-лист бір нәтиже ішіндегі қадамдарға, ал еншілес тапсырма жеке жауапкершілігі бар бөлек нәтижеге арналған.
Жақсы мысал:
Ата-аналық тапсырма:
Клиент үшін пилот іске қосуды дайындау
Еншілес тапсырмалар:
- Пилот келісімшартын келісу
- Қосылудың техникалық схемасын дайындау
- Оқыту қатысушыларының тізімін жинау
Нашар мысал:
Ата-аналық тапсырма:
Пилот іске қосуды дайындау
Еншілес тапсырмалар:
- Үлгіні ашу
- Мәтін жазу
- Орфографияны тексеру
Екінші жағдайда чек-лист жақсырақ: бөлек тапсырмалар артық навигация қосып, жалпы көріністі бұлыңғырлатады.
Байланысты тапсырмалар
Байланысты тапсырма тапсырмалар арасында контексттік тәуелділік бар, бірақ "бүтіннің бөлігі" қатынасы жоқ кезде керек. Мысалы, бір тапсырма клиент шешімін бекітеді, екіншісі техникалық бағалауды, үшіншісі құжат дайындауды жүргізеді.
Байланысты тапсырманы пайдаланыңыз, егер:
- тапсырма басқа тапсырмадағы талқылауды жалғастырса;
- бір тапсырманың нәтижесі екіншісінде шешім қабылдауға керек болса;
- міндеттерді біріктіруге болмайды, себебі жауаптылар немесе мерзімдер әртүрлі;
- алдыңғы әрекетке, тоқтатылған жұмысқа немесе балама нұсқаға сілтемені сақтау керек болса;
- көлемнің бір бөлігі ағымдағы тапсырмадан шығарылса, бірақ ата-аналық иерархия сай келмесе.
Байланысты тапсырмаға тек керек контекстті көшіріңіз: байланыс себебінің қысқа сипаттамасы, бастапқы тапсырмаға сілтеме және маңызды материалдар. Барлық хат алмасуды қолмен көшірмеңіз. Маңызды шешім пікірде болса, оған сілтеме жасаған немесе жаңа тапсырмада қорытындыны бекіткен дұрыс.
Контексттен байланысты тапсырма жасау
Контексттен тапсырма жасау жұмыс дереккөзін жоғалтпауға көмектеседі. Бұл жаңа тапсырма басқа тапсырманы, пікірді, CRM нысанын, құжатты, файлды немесе клиенттік жобаны қараудан шыққанда ерекше маңызды.
Жұмыс тәртібі:
- Бастапқы объектіні ашыңыз: тапсырма, пікір, CRM нысаны, құжат, файл, жоба немесе клиент.
- Егер қолжетімді болса, осы контексттен тапсырма жасау әрекетін іске қосыңыз.
- Қандай байланыс автоматты қосылатынын тексеріңіз: ата-аналық, байланысты, жобалық, клиенттік, CRM немесе құжаттық.
- Жаңа тапсырма атауын дербес нәтиже ретінде тұжырымдаңыз.
- Сипаттамада тапсырма неге пайда болғанын және бастапқы контекстті қайдан қарау керегін қысқа түсіндіріңіз.
- Жауаптыны, мерзімді және қатысушыларды тағайындаңыз.
- Орындауға шынымен керек файлдар мен құжаттарды ғана тіркеңіз.
- Тапсырманы сақтаңыз.
- Жасалған тапсырманы ашып, байланыс карточкада көрінетінін тексеріңіз.
Егер LadVen OS байланысты автоматты жасамаса, сақтағаннан кейін бірден қолмен қосыңыз. Тапсырманы тек "талқылағандай" деген сөйлеммен қалдырмаңыз: бірнеше күннен кейін қатысушылар нақты қай жерде талқыланғанын қалпына келтіре алмайды.
Жоба, клиент және клиенттік жоба
Жобалық және клиенттік байланыс "тапсырма қай жұмыс ағымына қатысты?" деген сұраққа жауап береді.
Жұмыс жобалық команда ішінде жоспарланса, талқыланса және бақыланса, тапсырманы жобамен байланыстырыңыз. Жоба тапсырмалар тізімін сүзгілеуге, жұмысты топтауға және бағыт бойынша жүктемені көруге көмектеседі.
Нәтиже клиент тарихы үшін маңызды болса, тапсырманы клиентпен байланыстырыңыз: сату, енгізу, қолдау, келісімшарт, кездесу, сұрау, шағым немесе тұрақты сүйемелдеу.
Бір клиентте бірнеше тәуелсіз ағым болса, клиенттік жобаны пайдаланыңыз. Мысалы, енгізу, сүйемелдеу, интеграция және оқыту қатар жүруі мүмкін, бірақ бір компанияға қатысты болады.
Жақсы практика:
- жоба ішкі жұмыс ағымын көрсетеді;
- клиент контексттің сыртқы жағын көрсетеді;
- клиенттік жоба клиент ішіндегі бағытты нақтылайды;
- CRM нысаны нақты сатуды, өтінішті, контактіні немесе мәмілені көрсетеді.
Тапсырма клиентке де, жобаға да қатысты болса, таңдалған байланыстар бір-біріне қайшы емес екенін тексеріңіз. Мысалы, клиенттік енгізу бойынша тапсырма кездейсоқ басқа команданың жобасына немесе басқа клиентке түспеуі керек.
Бизнес иесі мен бөлім басшысы үшін бұл есептерде маңызды: жобалық байланыс команда ішіндегі басқарылуды, клиенттік байланыс клиентпен қатынас тарихын көрсетеді. Бірін екіншісінің орнына қолданбаңыз.
CRM байланыстары
CRM байланысы тапсырма сату, клиент, контакт, компания, лид, мәміле немесе басқа CRM нысанымен жұмысты жалғастырғанда керек.
CRM байланысын қосыңыз, егер тапсырма:
- қоңыраудан, хаттан, кездесуден немесе мәміледен пайда болса;
- сатудың келесі қадамына әсер етсе;
- коммерциялық ұсыныс, келісімшарт, шот немесе енгізу дайындауға керек болса;
- клиент сұрауы бойынша әрекетті бекітсе;
- клиент тарихынан көрінуі керек болса;
- менеджер, аккаунт, заңгер, енгізу немесе қолдау қатысуын талап етсе.
Сипаттамада CRM контексті бойынша нақты не істеу керегін жазыңыз. Мәмілеге бір сілтеме тапсырма қоюды алмастырмайды.
Мысал:
Контекст:
Тапсырма пилот іске қосу мәмілесінен жасалды. Клиент кездесуге дейін интеграция мерзімін растауды сұрады.
Не істеу керек:
Техникалық шектеулерді тексеру, іске қосу мерзімін келісу және тапсырмада қорытынды пікір қалдыру.
Тапсырманы жабар алдында қорытындыны CRM-ге қайтару керек пе, тексеріңіз: пікір қосу, стадияны жаңарту, құжат тіркеу немесе келесі тапсырма жасау. Шешім тек тапсырмада қалса, менеджер оны клиент тарихында көрмеуі мүмкін.
Құжаттар және файлдар
Құжаттар мен файлдар материалдар үшін жауап береді: нені негізге алу, нені тексеру және нәтиже қайда жатыр.
Байланысты құжат материал жеке объект ретінде өмір сүрсе қолайлы: келісімшарт, техникалық тапсырма, кесте, презентация, регламент, коммерциялық ұсыныс немесе түзетулері бар жұмыс құжаты.
Тапсырма файлы материал нақты осы тапсырма ішінде керек болғанда қолайлы: бриф, скриншот, экспорт, финал нұсқа, орындалу дәлелі немесе чек-лист пунктінің тіркемесі.
Мағынасына қарай таңдаңыз:
| Жағдай | Нені байланыстыру немесе тіркеу керек |
|---|---|
| Жеке өңделетін келісімшартпен жұмыс істеу керек | Байланысты құжат және сипаттамада қысқа түсіндірме. |
| Орындаушыға бастапқы бриф беру керек | Тапсырма файлы. |
| Қадам орындалуын растау керек | Чек-лист пунктінің файлы. |
| Аралық нұсқаны талқылау керек | Пікірдегі файл. |
| Финал нәтижені сақтау керек | Тапсырма файлы немесе қорытынды пікірі бар нәтиже құжаты. |
Бір материалды барлық жерге қайталамаңыз. Құжат дереккөз ретінде байланыстырылса, пікірде оның нақты қай жерін қарау керегін жазу жеткілікті. Файл финал нәтиже болса, оны дайындық критерийлерінде немесе қорытынды пікірде көрсетіңіз.
Құжаттар бойынша практика:
- құжат дереккөз болса, қарау керек бөлімді, бетті, вкладканы немесе фрагментті көрсетіңіз;
- құжат жұмыс материалы болса, түзетулер қайда қалатынын және финал нұсқаны кім қабылдайтынын келісіңіз;
- құжат нәтиже болса, тапсырмада дайындық критерийін бекітіңіз: сілтеме ашылады, нұсқа өзекті, керек қатысушыларда қолжетім бар;
- материал файлмен тіркелсе, жұмыс тағайындамас бұрын атауы мен нұсқасының өзектілігін тексеріңіз;
- файл пікірде қорытынды ретінде пайда болса, қатысушылар финал нұсқаны аралық тіркемелерден іздемеуі үшін қорытынды пікір қалдырыңыз.
Пікір байланыс дереккөзі ретінде
Жаңа тапсырма жиі талқылаудан пайда болады: біреу бөлек проблеманы тапты, жақсарту ұсынды, тәуекел бекітті немесе жұмыстың бір бөлігін ағымдағы тапсырмадан тыс шығаруды шешті.
Пікірден тапсырма жасағанда:
- LadVen OS тікелей сілтемені қолдаса, бастапқы тапсырмаға немесе пікірге сілтемені сақтаңыз;
- жаңа тапсырма сипаттамасында шешімді қысқа және түсінікті етіп қайта айтыңыз;
- бастапқы тапсырмаға нақты не кірмейтінін және неге бөлек шығарылғанын көрсетіңіз;
- жалғасын көруі керек қатысушыларды қосыңыз;
- бастапқы тапсырмада жұмыс байланысты тапсырмаға шығарылғаны туралы пікір қалдырыңыз.
Бастапқы тапсырмадағы қорытынды пікір мысалы:
Бекітемін: ағымдағы тапсырманы қолмен тексеру бойынша жабамыз. Автоматты салыстыруды көлемі мен мерзімін бөлек бағалау үшін байланысты тапсырмаға шығарамыз.
Сонда қатысушылар жаңа тапсырманы ғана емес, оның неге пайда болғанын да көреді.
Контекстті жоғалтпау
Байланыстың өзі түсінікті кепілдемейді. Қатысушыларға қысқа, тексерілетін көрініс керек: не байланысқан, не үшін байланысқан және әрі қарай не істеу керек.
Минималды контекст:
- тапсырма атауы нәтижені сипаттайды;
- сипаттамада тапсырманың пайда болу себебі бар;
- бастапқы тапсырма, жоба, клиент, CRM немесе құжат көрсетілген;
- маңызды файлдар дұрыс жерге тіркелген немесе байланыстырылған;
- жұмыс көлемін өзгертетін шешімдер пікірлерде бекітілген;
- қатысушылар байланысты объектілерге қол жеткізе алады;
- UI қолдаса, байланыс жасалғаннан кейін екі жаққа да өтуге болады.
Байланыс орындауға маңызды болса, оны тапсырма мәтінінде атап өтіңіз. Мысалы: "Жұмыс клиенттік енгізу жобасына қатысты; келісімшартты байланысты құжаттан қарау". Орындаушыны объект атауына қарап байланыс мағынасын болжауға мәжбүрлемеңіз.
Қабылдау үшін тексеру маршруты пайдалы:
- Алдымен дереккөзді ашу: жұмыс шыққан ата-аналық тапсырма, CRM, құжат немесе пікір.
- Содан кейін шешімді тексеру: нақты не келісілді, кім растады және қандай шектеулер бекітілді.
- Одан кейін нәтижені салыстыру: файл, жабылған чек-лист, қорытынды пікір және жаңа көлемге байланысты тапсырмалар.
Егер басшы бұл маршрутты бірнеше минутта өте алмаса, байланыс формалды бар, бірақ контекст нашар рәсімделген. Сипаттамаға немесе қорытынды пікірге қысқа түсіндірме қосыңыз.
Байланыстармен жұмысты бұлыңғырлатпау
Байланыс тым көп болса, тапсырма поручение емес, архив сияқты көрінеді. Қатысушы клиентті, жобаны, CRM-ді, құжаттарды, файлдарды және көрші тапсырмаларды көреді, бірақ қайсысы басты екенін түсінбейді.
Жұмысты бұлыңғырлатпау үшін:
- тапсырма атауында байланыстар тізімін емес, бір нәтижені қалдырыңыз;
- сипаттамада контекст дереккөзін күтілетін әрекеттен бөліңіз;
- құжатты тек сол тақырыпқа қатысты болғаны үшін тіркемеңіз;
- тәуелділік немесе жалғастыру болмаса, байланысты тапсырма қоспаңыз;
- ата-аналық тапсырманы бүкіл бағытқа арналған папка ретінде қолданбаңыз;
- нәтиже CRM-ге, клиенттік жобаға немесе құжатқа қайтуы керек болса, қорытынды пікірсіз жаппаңыз;
- байланысты объектілердің барлық қатысушыларын ағымдағы тапсырмаға автоматты қоспаңыз.
Орындау үшін үштен көп байланысты объект ашу керек болса, сипаттамаға қысқа маршрут қосыңыз: "алдымен келісімшартты, содан кейін шешімі бар пікірді қарап, соңында нәтиже файлын жаңарту". Бұл орындаушы уақытын үнемдейді және қате материал алу тәуекелін азайтады.
Қолжетімділік құқықтары және шектеулер
Байланысты объектілерде әртүрлі құқық болуы мүмкін. Пайдаланушы тапсырманы көруі мүмкін, бірақ жобаны, CRM нысанын, құжатты, файлды, пікірді немесе басқа байланысты тапсырманы көрмеуі мүмкін.
Жұмыс тағайындамас бұрын қолжетімділікті тексеріңіз, егер:
- тапсырма жабық жобаға, клиентке немесе CRM нысанына байланысты болса;
- қатысушы байланыс жасалғаннан кейін қосылса;
- файл немесе құжат бөлек қоймада жатса;
- тапсырмада коммерциялық, персоналдық немесе ішкі деректер болса;
- байланысты тапсырма басқа командаға тиесілі болса;
- қатысушы muted-жазбаны, жасырын байланысты немесе қолжетімсіздік хабарын көрсе.
Құқық шектеулерін файлдарды немесе скриншоттарды LadVen OS сыртында жіберу арқылы айналып өтпеңіз. Ондайда жұмыс тарихы, қолжетімділік және өзекті нұсқалар бөлек кетеді. Қатысушыға қолжетім керек болса, оны бастапқы объектіде баптаңыз немесе кеңістік иесінен көмек сұраңыз.
Байланыс қолжетімсіз болса, тапсырмада әрі қарай не істеу керегі түсінікті болуы керек: қолжетім сұрау, объект иесіне бару, байланысты қолжетімді құжатқа ауыстыру немесе контекстті пікірде нақтылау.
Байланыстарды қалай тексеру керек
Тапсырманы жасағаннан немесе өзгерткеннен кейін оны қарау режимінде ашып, байланыстар блогын және жұмыс контекстін тексеріңіз.
Тексеріңіз:
- ата-аналық тапсырма күтілген жерде көрінеді;
- еншілес немесе байланысты тапсырма бастапқы тапсырмадан көрінеді;
- жоба, клиент және клиенттік жоба нақты жұмысқа сәйкес;
- CRM нысаны ашылады және дұрыс клиентке немесе мәмілеге қатысты;
- құжаттар мен файлдар қатысушыларға қолжетімді;
- пікір немесе сипаттама байланыс неге қосылғанын түсіндіреді;
- тапсырмалар тізімінде байланыс жұмысты сүзгілеуге немесе топтауға көмектеседі;
- жасырын немесе қолжетімсіз байланыстар түсінікті келесі қадамсыз орындауды бұғаттамайды.
Байланыс қате қосылса, оны бірден түзетіңіз және қатысушылар қате контекстті көріп үлгеруі мүмкін болса, пікір қалдырыңыз.
Жақсы практикалар
- Дербес нәтижелер үшін еншілес тапсырмалар жасаңыз, ал бір нәтиже ішіндегі қадамдар үшін чек-лист пайдаланыңыз.
- Байланысты тапсырманы визуалды топтау үшін емес, тәуелділік немесе жалғастыру үшін қолданыңыз.
- Контексттен жасағанда қандай байланыс автоматты қосылғанын тексеріңіз.
- Жаңа тапсырма сипаттамасында байланыс себебін адам тілімен түсіндіріңіз.
- Барлық тарихты қолмен көшірмеңіз: қорытындыны бекітіп, дереккөзге сілтеме қалдырыңыз.
- Қатысушылардың жобаға, клиентке, CRM-ге, құжаттарға және файлдарға қолжетімін тексеріңіз.
- Финал нәтижені тексеру оңай жерде сақтаңыз: тапсырма файлында, байланысты құжатта немесе қорытынды пікірде.
- Байланыс қабылдауға әсер етсе, оны дайындық критерийлеріне қосыңыз.
- "Сақтық үшін" байланыс қоспаңыз: әр байланыс орындауға, тексеруге немесе тапсырманы табуға көмектесуі керек.
- Клиенттік тапсырмаларда жұмысты клиентпен немесе CRM-мен қорытынды клиент тарихында қалуы керек болғанда ғана байланыстырыңыз.
- Жобалық тапсырмаларда байланыс тегтің орнына емес, басшыға жұмыс барысын көруге көмектесетініне көз жеткізіңіз.
- Құжаттар үшін құжат дереккөз, жұмыс нұсқасы немесе финал нәтиже екенін бекітіңіз.
- Байланысты тапсырмалар үшін тәуелділікті жазыңыз: "нәтижені күтеді", "шешімді жалғастырады", "бөлек шығарылды", "іске қосуды бұғаттайды".
Жиі қателер
Бірнеше байланысты тапсырма орнына бір үлкен тапсырма жасау. Жұмыста бірнеше тәуелсіз нәтиже, әртүрлі жауапты немесе мерзім болса, оны еншілес немесе байланысты тапсырмаларға бөліңіз.
Ұсақ қадамдарды бөлек тапсырмаға шығару. Қадамда бөлек нәтиже болмаса, оны чек-листте қалдырыңыз.
Байланысты тапсырманы түсіндірмесіз қалдыру. Қатысушылар сілтемені көреді, бірақ оның неге маңызды екенін түсінбейді.
Тапсырманы қате клиентпен немесе жобамен байланыстыру. Мұндай қате сүзгілерді, есептерді және клиент тарихын бұзады.
Құжаттарды қолжетімділікті тексермей тіркеу. Орындаушы тапсырманы формалды көреді, бірақ материалды аша алмайды.
Дереккөзге сілтеменің орнына контекстті көшіру. Қолмен көшірілген мәтін тез ескіріп, түпнұсқадан ажырайды.
Шығарылған жұмысты бекітпей бастапқы тапсырманы жабу. Біраз уақыттан кейін нәтиженің бөлігі неге бастапқы тапсырмада жасалмағаны түсініксіз болады.
CRM байланысын сипаттама орнына қолдану. Мәміле немесе контакт контекст береді, бірақ күтілетін нәтижені түсіндірмейді.
Байланысты пікірсіз жою. Байланыс бойынша жұмыс жүрген болса, қатысушылар контекст неге өзгергенін түсінуі керек.
Барлық клиенттік материалдарды әр тапсырмаға қосу. Орындаушы басты дереккөзді жоғалтып, ескірген файлмен жұмыс істеуі мүмкін.
Жоба мен клиентті араластыру. Жоба ішкі басқаруға, клиент сыртқы тарихқа керек. Бірін ғана ыңғай үшін таңдау есеп пен іздеуді толықсыз етеді.
Байланысты тапсырманы поручение орнына санау. Сілтеме дереккөзді көрсетеді, бірақ нақты не істеу керек және қорытындыға кім жауапты екенін түсіндірмейді.
Байланысты тапсырмалардан қатысушыларды автоматты қосу. Адамдар артық хабарлама алады, ал жауапкершілік анық болмай қалады.
Бұл бетке керек скриншоттар
- Тапсырма карточкасындағы байланыстар блогы: ата-аналық, еншілес және байланысты тапсырма.
- Автоматты байланыс қосылған пікірден немесе басқа тапсырмадан тапсырма жасау.
- Бір уақытта жобаға және клиентке байланысты тапсырма мысалы.
- CRM нысаны және сипаттамада түсіндірмесі бар клиенттік тапсырма мысалы.
- Материал мақсаты көрінетін байланысты құжат немесе файл.
- Сақтағаннан кейін қарау режимінде байланыстарды тексеру.
- Қатысушыда құқық жоқ кездегі қолжетімсіз байланыс немесе файл күйі.