Үлгілер, тұрақты тапсырмалар және автоматтандыру

LadVen OS ішінде үлгілер мен автоматтандыру қайталанатын жұмысты басқарылатын процеске айналдырады. Команда әр жолы тапсырманың құрамын, қатысушыларды, мерзімді, чек-листті және бақылау тәртібін қайта еске түсірмей, алдын ала келісілген жұмыс жолын қолданады.

Бұл клиентті іске қосу, құжатты келісу, тұрақты есеп, тексеру, өтінішпен жұмыс, жаңа қызметкерді бейімдеу немесе кезеңді жабу сияқты бірізділік пен жауапкершілік маңызды процестерге пайдалы.

Мақсат - мүмкіндігінше көп ереже қосу емес. Мақсат - бөлім үшін дұрыс жұмыс тәсілін бекітіп, оны барлық командаға қайталанатын әрі түсінікті ету.

Бір қолмен тапсырма қайта-қайта қайталанса, алдымен оны үлгі ретінде бекітіңіз, содан кейін кесте немесе оқиға таңдаңыз және басшы нәтижені қалай тексеретінін алдын ала анықтаңыз.

Автоматтандыру орталығын қалай оқу керек

Автоматтандыру орталығы тек тапсырма баптауларын көрсетпейді. Бұл белсенді және өшірілген стандарттардың жұмыс шолуы: тапсырма ережелері, тұрақты үлгілер, қорғаныс тексерістері, CRM ережелері және жұмыс процестері.

Жалпы экранда мынаны тексеріңіз:

• барлығы қанша стандарт бар және қаншасы белсенді;
• қай элементтер тек қарауға ашық, қайсын өзгертуге болады;
• жол қай модульге жатады: тапсырмалар, CRM немесе жұмыс процесі;
• элемент түрі: ереже, тұрақты тапсырма, қорғаныс тексерісі немесе жұмыс процесі;
• қолданылу аймағы: бүкіл компания, жоба, бөлім немесе басқа жұмыс бөлігі;
• баптауды соңғы рет кім өзгертті;
• соңғы іске қосу қашан болды;
• ашу батырмасы қай жерге апарады.

Модуль, түр және күй бойынша сүзгілер бәрін қатар іздеу үшін емес, басқарушылық тексеріс үшін керек. Мысалы, басшы тек белсенді тапсырма ережелерін қарай алады, ал әкімші процесс басталар алдында шешілуі тиіс өшірілген қорғаныс тексерістерін табады.

Егер жол тек қарауға қолжетімді болса, оны жеке көшірмемен айналып өтпеңіз. Алдымен процесс иесін және құқықтарды тексеріңіз. Әйтпесе жүйеде екі ұқсас стандарт пайда болып, команда қайсысы жұмыс стандарты екенін түсінбей қалады.

Сүзгіден кейін бос нәтиже шықса, бұл автоматтандыру жоқ деген сөз емес. Таңдалған модульді, түрді, күйді және пайдаланушы құқығын тексеріңіз: қолжетімділік шектеулі болса, кейбір элементтер жасырылуы мүмкін.

Тапсырма автоматтандыруының жұмыс аймақтары

Тапсырма автоматтандыру бетінде жұмыс баптаулары мағынасына қарай бөлінген. Оларды бір аралас тізім ретінде қарамаңыз: әр аймақ бөлек басқарушылық сұраққа жауап береді.

Аймақ	Нені тексеру керек	Қашан ашу керек
Автоматтандыру орталығы	Модуль, түр, статус, қолданылу аймағы, құқықтар, иесі және соңғы іске қосу	Бар стандартты табу, процесс иесін түсіну немесе әрекет неге қолжетімсіз екенін түсіндіру керек болғанда
Ережелер	Іске қосу оқиғасы, шарттар, қолданылу аймағы, әрекеттер, алдын ала қарау және нақты тапсырма бойынша қолмен іске қосу	Тапсырма неге өзгергенін түсіну немесе жаңа ережені қоспас бұрын қауіпсіз тексеру керек болғанда
Қорғаныс тексерістері	Бұғатталған әрекет, жетіспейтін шарт, пайдаланушыға арналған хабарлама және жағдайды кім түзете алатыны	Пайдаланушы шектеу көргенде және тапсырманы дұрыс аяқтауға көмектесу керек болғанда
Үлгілер және тұрақтылық	Үлгінің көрінуі, кесте, келесі және соңғы іске қосу, дубль саясаты және иесі	Қайталанатын тапсырма қоюды стандарттау немесе тұрақты процесті тексеру керек болғанда
Автоматтандыру тарихы	Дереккөз, статус, әсер еткен тапсырма немесе әрекет, өткізіп жіберу немесе қате себебі	Автоматтандыру не істегенін, нені өткізіп жібергенін, нені бұғаттағанын немесе қай жерде қате болғанын қалпына келтіру керек болғанда

Қойындыдағы әрекет қолжетімсіз болса, алдымен шектеу түсіндірмесін және пайдаланушы рөлін қараңыз. Өшірілген батырма көбіне таңдалған аймақта іске қосу, өзгерту, жою немесе қарау құқығы жоқ екенін білдіреді.

Ережені нақты тапсырма бойынша қолмен іске қоспас бұрын алдын ала қарауды пайдаланыңыз. Егер алдын ала қарау іске қосу тоқтайтынын немесе дұрыс емес тапсырмаларға әсер ететінін көрсетсе, ережені іске қоспай тұрып нақтылаңыз.

Тапсырма үлгілерінде көріну ауыстырғышына назар аударыңыз: жеке, ортақ және барлық қолжетімді үлгілер әртүрлі тізім көрсетуі мүмкін. Қажет үлгі табылмаса, көшірме жасамас бұрын іздеуді, қолжетімділік аймағын және процесс иесін тексеріңіз.

Тарих тек қате болғанда ғана керек емес. Жаңа ереже немесе тұрақты процесс алғашқы рет іске қосылғаннан кейін оны қараңыз: процесс иесі автоматтандыру кең тарамай тұрып сәтті әрекеттерді, өткізіп жіберулерді, қателерді және себептерді көруі керек.

Үлгілер мен автоматтандыру не береді

Үлгі тапсырманың дұрыс құрылымын бекітеді: не істеу керек, кім қатысады, қандай қадамдар тексеріледі, қандай материалдар қосылады және қандай нәтиже дайын деп саналады.

Тұрақты тапсырма сондай тапсырманы кесте бойынша жасайды. Бұл нақты қызметкердің есінде бар-жоғына тәуелсіз орындалуы тиіс процестерге ыңғайлы.

Автоматтандыру тапсырмада маңызды оқиға болғанда алдын ала белгіленген әрекетті орындайды: күй өзгерді, мерзім жақындады, пікір қосылды, жауапты тағайындалды немесе басқа шарт орындалды.

Нәтижесінде басшы бөлім жұмысын болжамдырақ көреді:

• бірдей процестер бір стандартпен орындалады;
• қызметкерлер типтік тапсырмаларды қолмен жасауға уақыт жоғалтпайды;
• маңызды әрекеттер бір адамның жадына тәуелді болмайды;
• жауапкершілік пен мерзім алдын ала көрінеді;
• нәтиже сапасы чек-листтер және міндетті қадамдар арқылы бақыланады;
• басшы не жасалғанын, не өзгергенін немесе не өткізіп жіберілгенін көре алады.

Құралды қалай таңдау керек

Үлгі, тұрақты тапсырма және автоматтандыру әртүрлі басқарушылық міндетті шешеді. Оларды бірге қолдануға болады, бірақ алдымен нені стандарттау керек екенін анықтаңыз.

Скриншотсыз шағын практика: бір қайталанатын процесті алып, төрт жол жазыңыз: не қайталанады, қашан іске қосылады, иесі кім, қатені не тоқтатуы керек. Содан кейін құралды таңдаңыз: үлгі, тұрақты тапсырма, ереже немесе қорғаныс тексеруі. Егер кемінде бір жолды қарапайым сөзбен жаза алмасаңыз, автоматтандыруды баптамай тұрып процесті нақтылаңыз.

Тапсырма құрамы қайталана ма?Үлгі жасаңыз: сипаттама, рөлдер, чек-лист, файлдар және дайындық критерийлері.

Жұмыс күнтізбе бойынша пайда болуы керек пе?Түсінікті мерзімі және жауаптысы бар тұрақты тапсырма баптаңыз.

Әрекет оқиғаға байланысты ма?Автоматтандыруды қолданыңыз: күй, мерзім, жауапты немесе басқа шарт.

Қатені өткізіп жіберуге болмай ма?Жабу, күй ауыстыру немесе процесті іске қосу алдында қорғаныс тексерісін қосыңыз.

Құрал	Қашан қолдану керек	Басшы не алады
Үлгі	Жұмыс қайталанады, бірақ оны адам әртүрлі жағдайда бастайды	Тапсырма қоюдың және дайындық критерийлерінің бір стандарты
Тұрақты тапсырма	Жұмыс кесте бойынша пайда болуы керек	Қолмен еске салусыз міндетті әрекеттердің болжамды күнтізбесі
Автоматтандыру	Тапсырмадағы оқиғадан кейін әрекет орындалуы керек	Күйге, мерзімге, жауаптыға, пікірге немесе басқа өзгеріске жылдам жауап
Қорғаныс тексерісі	Тапсырмадағы қате процесті бұзуы мүмкін	Маңызды әрекет алдында міндетті өрістерді, файлдарды, пікірлерді немесе кезеңдерді бақылау

Егер қызметкер әр жолы ұқсас тапсырманы қолмен жасаса, үлгі керек. Егер басшы апта сайын бір тексеруді еске салса, тұрақты тапсырма керек. Егер тексеру күйіне өткеннен кейін әрдайым басшы қосылуы тиіс болса, автоматтандыру ережесі керек. Егер тапсырманы нәтижесіз жабуға болмайтын болса, қорғаныс тексерісі керек.

Процесс сөзбен сипатталмаған болса, автоматтандырудан бастамаңыз. Алдымен дұрыс нәтиже қандай, оған кім жауап береді және ерекше жағдайлар қайда көрінеді дегенге келісіңіз. Содан кейін LadVen OS ішіндегі баптау бөлек техникалық келісім емес, регламенттің көрінісі болады.

Процесс стандартын қалай енгізу керек

Үлгі немесе ереже бір реттік баптау емес, процесс өзгерісі ретінде енгізілуі керек. Команда неге тапсырма енді дәл осылай жасалатынын, стандарт иесі кім екенін және мәселе туралы қалай хабарлау керегін түсінуі тиіс.

Жұмыс тәртібі:

1. Процесті қарапайым сөзбен сипаттаңыз: нәтиже, рөлдер, дайындық критерийлері, ерекше жағдайлар.
2. Құралды таңдаңыз: үлгі, тұрақтылық, ереже немесе қорғаныс тексерісі.
3. Бірінші нұсқаны барлық бөлімге емес, бір түсінікті сценарийге жасаңыз.
4. Бірнеше сынақ тапсырмасын жасап, орындаушы, басшы және бақылаушы көзімен тексеріңіз.
5. Атауды, сипаттаманы, чек-листті, мерзімді және рөлдерді бүкіл командаға қоспас бұрын түзетіңіз.
6. Процесс иесін белгілеңіз және ол стандартты қашан қайта қарайтынын келісіңіз.
7. Іске қосқаннан кейін алғашқы тапсырмалар бойынша кері байланыс жинап, стандартты жаңартыңыз.

Егер команда іске қосылғаннан кейін чек-лист пункттерін жаппай өшірсе, жауаптыларды ауыстырса немесе "неге бұл тапсырма жасалды?" деп жазса, мәселе қызметкерлерде емес, стандартта. Жаңа ережелер қоспас бұрын оны нақтылау керек.

Қашан үлгі қолдану керек

Үлгі тапсырма қайталанып, орындау тәртібі тұрақты болғанда қажет. Егер әр жолы ұқсас сипаттама, бірдей қатысушылар, чек-лист, файлдар, жоба немесе мерзім көрсетілсе, процесті үлгіге айналдырған дұрыс.

Типтік жағдайлар:

• келісімшартты немесе коммерциялық ұсынысты келісу;
• клиентті, жобаны немесе ішкі бастаманы іске қосу;
• апталық немесе айлық есеп дайындау;
• құжаттарды чек-лист бойынша тексеру;
• типтік өтінішті өңдеу;
• қызметкерді немесе клиентті бейімдеу;
• тұрақты әкімшілік рәсім;
• бөлім регламентінің орындалуын бақылау.

Кездейсоқ ескі тапсырмадан тексерусіз үлгі жасамаңыз. Онда уақытша файлдар, артық бақылаушылар, ескірген сілтемелер, жеке пікірлер немесе тек бір рет мағынасы болған мерзім болуы мүмкін.

Үлгі тапсырма қоюды жылдамдату үшін ғана емес, сапаны сақтау үшін де пайдалы. Мысалы, сату бөлімі клиентті енгізуге беру үшін, бухгалтерия кезеңді жабу үшін, HR қызметкерді бейімдеу үшін, ал сервис командасы өтінішті типтік тексеру үшін ортақ үлгіні қолдана алады.

Егер тапсырма әр жолы қатысушылар, нәтиже және жұмыс тәртібі бойынша қатты өзгеше болса, үлгі жасамаңыз. Мұндай жағдайда түсінікті қолмен тапсырма қою немесе процестің бірнеше типтік нұсқасын бөлек сипаттау дұрыс.

Үлгіде нені сақтау керек

Үлгіде тек қайталанатын процесс элементтері қалуы керек:

• түсінікті атау немесе атау құрылымы;
• тапсырма сипаттамасы: мақсат, контекст, жұмыс тәртібі және дайындық критерийлері;
• тексерілетін қадамдары бар чек-лист;
• қатысушы рөлдері: қоюшы, жауапты, бірлескен орындаушылар, бақылаушылар;
• жоба, клиент, жұмыс тобы немесе тегтер, егер олар шынымен қайталанса;
• бірінші қолданғаннан кейін ескірмейтін файлдар, нұсқаулықтар және құжаттар;
• басымдық және жоспарлы уақыт, егер олар жүктемені басқаруға көмектессе;
• мерзім ережесі: мысалы, тапсырма жасалғаннан кейін екі жұмыс күні ішінде орындалуы керек.

Жақсы үлгі тапсырма жасауды ғана жылдамдатпайды. Ол қызметкерге қандай нәтиже күтілетінін және жұмыс қандай белгімен қабылданатынын түсінуге көмектеседі.

Процесс иесі үшін үлгі үш сұраққа жауап беруі керек:

• не жасалуы керек;
• нәтижені кім қабылдайды;
• тапсырманы жабуға болатыны қандай белгілерден көрінеді.

Егер бұл жауаптарды хат алмасудан іздеу немесе басшыдан ауызша сұрау керек болса, үлгі әлі процесс стандарты ретінде дайын емес.

Үлгілер кітапханасы

Уақыт өте үлгілер көбейеді, ал ереже болмаса олар ұқсас дайындамалардың қоймасына айналады. Үлгілер кітапханасы түсінікті болуы керек: қызметкер керек стандартты тез таңдайды, ал басшы оның артында қандай процесс тұрғанын көреді.

Жақсы үлгілер кітапханасы мына қағидалармен құрылады:

• бір үлгі бір қайталанатын процеске жауап береді;
• атау сценарийді, бөлімді немесе нәтижені түсіндіреді;
• ескірген үлгілер өшіріледі немесе архивке алынады;
• әр маңызды үлгінің иесі бар;
• үлгі өзгерісі жеке әкімші түзетуі емес, процесс өзгерісі ретінде тіркеледі;
• ұқсас үлгілер біріктіріледі немесе түсінікті белгі бойынша бөлінеді: бөлім, клиенттік сценарий, нәтиже түрі, қызмет көрсету мерзімі.

Үлгілерді техникалық атаумен атамаңыз: "Үлгі 1", "Жаңа процесс", "Есеп көшірмесі". Пайдаланушы үшін "Сату бөлімінің апталық есебі", "Клиентті енгізуге беру", "Келісімшартты жіберер алдында тексеру" түсініктірек.

Жаңа үлгі жасамас бұрын бар үлгі сол мәселені шешпей ме, тексеріңіз. Айырмашылық тек бір чек-лист пунктінде немесе бір бақылаушыда болса, жаңа көшірме жасамай, қазіргі стандартты жаңарту немесе процесс ішінде нұсқа бөлу дұрыс болуы мүмкін.

Үлгіден тапсырма жасау

Үлгіден жасалған тапсырма кәдімгі жұмыс тапсырмасы болып қалады. Оны жасамас бұрын қолмен толтырылған тапсырма сияқты мұқият тексеру керек.

Ұсынылатын тәртіп:

1. Үлгіден тапсырма жасау режимін ашыңыз.
2. Атауы, бөлімі, жобасы немесе жұмыс процесі бойынша лайық үлгіні таңдаңыз.
3. Болашақ тапсырманың атауы мен сипаттамасын тексеріңіз.
4. Қатысушылар мен рөлдерді тексеріңіз.
5. Мерзім мен басымдықты тексеріңіз.
6. Чек-листті, файлдарды, тегтерді, жобаны және клиентті қарап шығыңыз.
7. Үлгіде қазіргі жағдайға қатысы жоқ қадамдар болса, артықтарын алып тастаңыз.
8. Дәл осы тапсырмаға маңызды контекстті қосыңыз.
9. Тапсырманы жасаңыз және қажет болса соңғы тексеру үшін ашыңыз.

Жасалғаннан кейін тапсырма үлгіден бөлек өмір сүреді. Нақты тапсырманы өзгерту үлгіні өзгертпейді, ал үлгіні өзгерту бұрын жасалған тапсырмаларды қайта жазбайды.

Тұрақты тапсырмалар

Тұрақты тапсырма күн сайын, апта сайын, ай сайын немесе басқа белгіленген кезеңде автоматты түрде пайда болуы тиіс процестерге керек.

Мысалдар:

• басшыға апталық есеп;
• құжаттарды ай сайын салыстыру;
• қызмет сапасын тұрақты тексеру;
• мерзімі өткен өтініштерді бақылау;
• клиентпен қайта байланысу;
• ішкі регламенттің сақталуын тексеру;
• бөлімнің әкімшілік рәсімі.

Тұрақтылықты қоспас бұрын процесс шынымен күнтізбе бойынша басталуы керек екенін тексеріңіз. Егер тапсырма нақты оқиғадан кейін ғана пайда болуы тиіс болса, автоматтандыру ережесін қолданған дұрыс.

Тұрақтылық бизнеске түсінікті болуы керек. "Әр дүйсенбі сағат 10:00-де өткен аптадағы мерзімі өткен өтініштерді тексеру" деген тұжырым "аптасына бір рет тапсырма жасау" дегеннен жақсы: онда іске қосу сәті, жұмыс мәні және бақылау кезеңі түсінікті.

Егер процесс басқа тапсырманың нәтижесіне тәуелді болса, күнтізбе нашар нұсқа болуы мүмкін. Мысалы, келісімшартты тексеру тапсырмасын айдың бірінші күні емес, келісімшарт дайындалып, тиісті күйге өткеннен кейін жасаған дұрыс.

Кестені қалай баптау керек

Кесте бөлім жұмысының нақты логикасына сай болуы керек, техникалық формалдылық болмауы тиіс.

Баптау кезінде тексеріңіз:

• тапсырма қаншалықты жиі пайда болуы керек;
• қызметкерлерге тапсырманы қай күн және қай уақытта алған ыңғайлы;
• процесс уақытша болса, аяқталу күні керек пе;
• жаңа тапсырмаға қандай орындау мерзімі қойылады;
• нәтиже үшін кім жауап береді;
• жаңа тапсырма аяқталмаған алдыңғы тапсырманы қайталамай ма.

Күнделікті бақылауға әдетте қысқа мерзім және түсінікті жауапты керек. Апталық есептерде дайындау күні мен тексеру күнін ескеру маңызды. Айлық рәсімдерді бөлімнің жұмыс цикліне: кезеңді жабуға, салыстыруға, жоспарлауға немесе есеп беруге байланыстырған дұрыс.

Команда әртүрлі уақыт белдеуінде жұмыс істесе, тапсырма қай жұмыс уақытымен жасалатынын алдын ала келісіңіз. Бұл қызметкерлер тапсырманы тым кеш көру немесе жасалған сәтте-ақ мерзімі өтіп кету қаупін азайтады.

Уақытша бастамалар үшін аяқталу күнін немесе қайта қарау кезеңін қойыңыз. Әйтпесе тұрақты тапсырма жоба, маусымдық науқан немесе қажеті кеткен тексеру аяқталғаннан кейін де шыға беруі мүмкін.

Тұрақты процесті қалай тексеру керек

Тұрақты тапсырма күнтізбедегі жай еске салу емес, басқарылатын процесс. Қосудан бұрын және алғашқы іске қосулардан кейін процесс иесі кестені ғана емес, командада нақты қандай жұмыс тапсырмалары пайда болғанын да тексеруі керек.

Тұрақтылықты бір тізбекпен тексеріңіз:

1. Тұрақты тапсырма баптауын ашып, дұрыс үлгі таңдалғанына көз жеткізіңіз.
2. Кестені тексеріңіз: кезең, күн, уақыт, уақыт белдеуі, басталу күні және уақытша процесс болса аяқталу күні.
3. Жаңа тапсырманың мерзімін тексеріңіз: ол жасалған сәттен саналуы керек, сонда орындаушы тапсырманы алған бойда мерзімі өтіп кетпейді.
4. Процесс иесін тексеріңіз. Бұл батырманы басқан әкімші ғана емес, тұрақтылықтың мағынасына жауап беретін адам.
5. Болашақ тапсырмадағы жауаптыны, бірлескен орындаушыларды және бақылаушыларды тексеріңіз.
6. Қайталау саясатын тексеріңіз: алдыңғы тапсырма әлі белсенді болса, не болады.
7. Іске қосу тарихын ашып, қашан іске қосылғанын, қандай тапсырма жасалғанын, қандай үлгі қолданылғанын, іске қосу өткізіліп кеткен-кетпегенін және себебін көріңіз.
8. Бірінші нақты іске қосудан кейін жасалған тапсырманы орындаушы көзімен ашыңыз: ол неге пайда болғаны, не істеу керегі және нәтиже қашан күтілетіні түсінікті ме.

Егер тұрақты тапсырма қайталау себебінен өткізілсе, бұл міндетті түрде қате емес. Кейбір процестер үшін бұл бірдей белсенді тапсырмалардың жиналуынан қорғайтын дұрыс шешім. Бірақ процесс иесі оны іске қосу тарихынан көріп, алдыңғы тапсырма әлі шешім талап ететінін түсінуі керек.

Егер тарих бір кезеңге бірнеше тапсырма жасалғанын көрсетсе, артық тапсырмаларды үнсіз өшірмей, алдымен кесте мен қайталау саясатын тексеріңіз. Әйтпесе команда қай тапсырма жұмыс тапсырмасы, қайсысы баптаудан пайда болғанын түсінбейді.

Қайталанатын көшірмелерден қалай сақтану керек

Тұрақты процестер үшін жаңа тапсырма пайда болуы керек кезде алдыңғысы әлі жабылмаса не істеу керегін алдын ала шешу маңызды.

Әртүрлі тәсіл болуы мүмкін:

• алдыңғы тапсырма белсенді болса, жаңасын жасамау;
• ескі тапсырма жабылмаса да, әр кезең сайын жаңа тапсырма жасау;
• алдымен алдыңғы тапсырманы қолмен аяқтау немесе басқа мерзімге ауыстыру;
• басшы қайталанған жабылмаған тапсырмаларды көретін бөлек тексеріс қолдану.

Тәсілді процестің мағынасына қарай таңдаңыз. Апталық есеп үшін бірнеше бірдей белсенді тапсырма басқаруға жиі кедергі жасайды. Тәуелсіз күнделікті тексеріс үшін кеше ашылған тапсырма жабылмаса да, бүгінгі жаңа тапсырма қалыпты болуы мүмкін.

Басшы үшін негізгі сұрақ "қайталау бар ма?" емес, "ол процесті басқаруға кедергі жасай ма?". Қайталау бір нәтижені екі адам істей бастағанда, қай тапсырманы жабу керегі түсініксіз болғанда немесе мерзім бірнеше көшірмеге шашырағанда қауіпті.

Тұрақтылықты іске қоспас бұрын келісіңіз:

• өткен кезеңнің белсенді тапсырмасы жаңа тапсырманы тоқтата ма;
• жабылмаған алдыңғы тапсырманы кім талдайды;
• артық тапсырма тоқтатылса, пікірге не жазылады;
• процесс иесі өткізіп жіберілген немесе жасалған іске қосулар тарихын қайдан қарайды;
• кесте баптауын қашан қайта қарау керек.

Егер тұрақты тапсырма артық көшірме жасаса, дұрыс түзету былай көрінеді: процесс иесі іске қосу тарихын тексереді, себебін табады, артық тапсырманы пікірмен тоқтатады және кестені немесе қайталау саясатын өзгертеді. Артық тапсырманы жай өшіру мәселені келесі кезеңге дейін жасырады.

Кестеден тыс қолмен жасау

Кейде тұрақты үлгіден тапсырманы кестеден тыс жасау керек: регламент өзгергеннен кейін, жоспардан тыс тексеріс үшін, жаңа бөлімді іске қосар алдында немесе процесті сынау кезінде.

Қолмен жасамас бұрын тексеріңіз:

• дұрыс үлгі таңдалған;
• тапсырма бірнеше минуттан кейін автоматты түрде қайта пайда болмайды;
• қатысушылар мен мерзім жоспардан тыс жағдайға сай;
• жаңа тапсырма артық көшірме жасамайды;
• жауапты тапсырма неге әдеттегі кестеден тыс жасалғанын түсінеді.

Шатасу қаупі болса, сипаттамаға немесе пікірге жоспардан тыс іске қосу себебін қосыңыз.

Процесс иесі

Әр маңызды үлгінің, тұрақты тапсырманың немесе ереженің процесс иесі болуы керек. Бұл міндетті түрде жүйе әкімшісі емес. Көбіне ол бөлім басшысы, аға маман немесе нәтиже сапасына жауап беретін адам.

Процесс иесі стандарт пайдалы болып қалуына жауап береді:

• тапсырма сипаттамасы ескірген регламентті емес, нақты жұмысты көрсетеді;
• чек-лист нәтижені тексереді, жай анық әрекеттерді қайталамайды;
• қатысушылар "болса жақсы" деп емес, рөл бойынша таңдалады;
• мерзімдер команданың қалыпты жүктемесіне сай;
• тұрақтылық артық шу жасамайды;
• автоматтандыру ережелері маңызды басқарушылық шешімдерді жасырмайды;
• қызметкерлер тапсырма неге автоматты жасалғанын немесе өзгергенін түсінеді.

Практикалық бақылау ырғағы: процесс іске қосылғаннан кейін алғашқы бірнеше тапсырманы тексеру, бір-екі аптадан соң үлгіге немесе ережеге қайта оралу, кейін регламент, команда, қызмет көрсету мерзімі, өнім немесе келісу бағыты өзгерген сайын қайта қарау.

Процестің иесі болмаса, автоматтандыру тез артық жұмыс көзіне айналады: тапсырмалар пайда болады, ережелер бірдеңені өзгертеді, бірақ оның бөлім жұмысына көмектесетінін ешкім тексермейді.

Кең іске қосудың алдындағы шағын сынақ

Кез келген маңызды үлгіні, тұрақты тапсырманы немесе ережені алдымен шектеулі аймақта тексеріңіз: бір бөлімде, бір жобада, бір тапсырма түрінде немесе шағын пайдаланушы тобында. Бұл автоматтандыру жаппай қате тапсырма жасап немесе жауаптыларды дұрыс емес жерде өзгертетін тәуекелді азайтады.

Сынақ кезінде тексеріңіз:

• тапсырмалар дұрыс сәтте жасалады;
• қатысушылар неге тағайындалғанын түсінеді;
• мерзім және жоспарлы уақыт шынайы;
• чек-лист нәтижені орындауға және қабылдауға көмектеседі;
• файлдар, құжаттар және байланыстар керек адамдарға қолжетімді;
• автоматты пікірлер мен хабарламалар артық шу жасамайды;
• тарих жүйе әрекеттерін түсінікті көрсетеді.

Сынақтан кейін шешім қабылдаңыз: стандартты кеңірек қосу, оны толықтыру немесе бас тарту. Сынақ ережелерін "керек болып қалар" деп белсенді қалдырмаңыз: олар шу жасап, автоматтандыруға сенімді азайтады.

Автоматтандыру ережелері

Автоматтандыру ережесі қарапайым басқарушылық логиканы сипаттайды: оқиға болғанда жүйе әрекет орындайды.

Мысалдар:

• мерзім өтіп кетсе, қоюшыға хабарлау;
• тапсырма тексеру күйіне өткенде басшыны бақылаушы ету;
• тапсырма жабылғанда қорытынды пікір қосу;
• шұғыл тег пайда болса, басымдықты көтеру;
• жоба ішінде тапсырма жасалғанда регламент бойынша жауапты тағайындау;
• мерзім өзгергенде қатысушыларға хабарлау.

Жақсы ереже атауынан түсінікті болады. "Авто 2" орнына нәтижені түсіндіретін атау қолданыңыз: "Мерзім өткенде бөлім басшысына хабарлау" немесе "Дайын болғанда тапсырманы тексеруге жіберу".

Қолданылу аймағы және қатысушылар

Ережені баптағанда оның қай жерде және кім үшін жұмыс істейтінін анықтау маңызды:

• тек жеке тапсырмалар үшін;
• нақты бөлім үшін;
• бөлім және бағынышты командалар үшін;
• таңдалған қызметкерлер үшін;
• жоба, клиент немесе жұмыс тобы үшін;
• регламент рұқсат етсе, бүкіл ұйым үшін.

Қолданылу аймағы неғұрлым кең болса, қоспас бұрын ережені соғұрлым мұқият тексеру керек. Бір бөлімге пайдалы автоматтандыру басқа бөлімге зиян болуы мүмкін, егер онда келісу тәртібі, мерзімдер немесе рөлдер басқа болса.

Егер ереже жауаптыны, бірлескен орындаушыны немесе бақылаушыны тағайындаса, таңдауда тек тапсырма тапсыруға болатын белсенді ішкі қызметкерлер ғана қолжетімді. Сыртқы (қонақ және экстранет) және өшірілген тіркелгілерді ережеде таңдауға болмайды, сондықтан процесс ішкі тапсырмаларды орындамауы тиіс адамға жұмыс тағайындамайды.

Іске қосылу шарттары

Шарттар ереже қай сәтте жұмыс істеуі керек деген сұраққа жауап береді.

Жиі кездесетін оқиғалар:

• жаңа тапсырма жасалды;
• күй өзгерді;
• мерзім өзгерді;
• жауапты тағайындалды немесе өзгерді;
• басымдық өзгерді;
• пікір қосылды;
• тег қосылды;
• жұмыс уақыты тіркелді.

Шарттарды жеткілікті нақты баптаңыз. Егер ереже тек "Дайын" күйіне өткенде жұмыс істеуі керек болса, оны тапсырманың барлық өзгерісіне байламаңыз. Әйтпесе ол тым жиі орындалып, артық хабарлама немесе өзгеріс жасайды.

Қоспас бұрын жақсы тексеріс: ережені сөйлем ретінде оқыңыз. Мысалы: "Егер енгізу жобасындағы тапсырма жұмыстан тексеруге өтсе, басшыны бақылаушы ету". Егер сөйлем бұлыңғыр естілсе, шартты нақтылау керек.

Ереже әрекеттері

Әрекет шарт орындалғаннан кейін жүйе не істеуі керек деген сұраққа жауап береді.

Тапсырмаларда әдетте мыналар автоматтандырылады:

• күйді өзгерту;
• жауаптыны тағайындау;
• бақылаушыларды немесе бірлескен орындаушыларды қосу;
• тегтер қосу;
• пікір қосу;
• мерзімді қою немесе өзгерту;
• өрісті толтыру;
• ішкі тапсырма жасау;
• қызметкерлерге хабарлау;
• байланысты жұмыс процесін бастау;
• уақытты немесе күрделілікті алдын ала бағалау.

Жауаптыны, күйді немесе мерзімді өзгертетін әрекеттерді ерекше сақтықпен баптаңыз. Қатысушылар бұл неге болғанын түсінуі керек. Әрекет сұрақ тудыруы мүмкін болса, түсінікті пікір қосыңыз немесе себеп тапсырма тарихында көрінетініне көз жеткізіңіз.

Басқарушылық таңдау талап ететін шешімді автоматтандырмаңыз. Жүйе бақылаушы тағайындай алады, мерзімді еске сала алады, ішкі тапсырма жасай алады немесе пікір қоса алады. Бірақ коммерциялық тәуекелді бағалау, клиент бойынша ерекше жағдайды қабылдау немесе басымдық қақтығысын шешу керек болса, оны жауапты адам жасауы тиіс.

Жақсы автоматтандыру қайталанатын әрекетті алып тастайды, бірақ жауапкершілікті жасырмайды. Ереже жұмыс істегеннен кейін не өзгергені, неге өзгергені және нәтижеге әрі қарай кім жауап беретіні түсінікті болуы керек.

Уақытты алдын ала бағалау

Кейбір процестер үшін тапсырманың уақытын немесе күрделілігін алдын ала дайындау пайдалы. Бұл басшыға жүктемені тез жоспарлауға, ал орындаушыға күтілетін жұмыс көлемін түсінуге көмектеседі.

Мұндай бағалауды басқарушылық кеңес ретінде қолданған дұрыс, әсіресе тапсырма күрделі немесе контекстке тәуелді болса. Бағаны автоматты қолданбас бұрын тексеріңіз:

• бағалау сценарийі дәл осы тапсырма түріне сай;
• нәтиже міндетті сараптамалық тексеруді алмастырмайды;
• қызметкерлер бағаның алдын ала екенін көреді;
• қолмен қойылған баға себепсіз қайта жазылмайды;
• басшы мұндай ұсыныстардың сапасын кезең-кезеңмен тексереді.

Егер баға бөлім жоспарлауына әсер етсе, оны регламентте бекітіңіз: қашан автоматты қабылдауға болады, қашан қолмен қайта қарау керек.

Ережені қоспас бұрын тексеру

Күрделі ережені қоспас бұрын оны нақты тапсырмада немесе қауіпсіз мысалда тексеріңіз. Мақсат - ереже команда жұмысына әсер етпес бұрын салдарын түсіну.

Тексеріс мына сұрақтарға жауап беруі керек:

• ереже қай тапсырмаларға қолданылады;
• қандай шарттар орындалған деп саналады;
• қандай өрістер өзгереді;
• кім хабарлама алады;
• жаңа ішкі тапсырма немесе пікір пайда бола ма;
• ереже артық қызметкерлерді немесе бөлімдерді қозғамай ма;
• нәтиже тапсырма қатысушыларына түсінікті бола ма.

Нәтиже күткеннен өзгеше болса, ережені қоспас бұрын шартты, қолданылу аймағын немесе әрекетті нақтылаңыз.

Ереже клиент контекстіне, файлдарға, сомаларға, төлем мерзімдеріне немесе жаппай хабарламаларға әсер етсе, оны тек қауіпсіз мысалда тексеріңіз. Процесс иесі қандай тапсырмалар өзгеретінін, қандай деректер қатысушыларға көрінетінін және нақты сомалар немесе жеке материалдар артық пікірлерге, есептерге не хабарламаларға түсіп кетпейтінін көруі керек.

Ережені алдын ала қарау: қоспас бұрын салдарын тексеріңіз

Алдын ала қарау техникалық тексеріс үшін емес, басқарушылық сұрақ үшін керек: "Бұл ережені қоссақ, нақты тапсырмалармен не болады?"

Схема ережені алдын ала қарауды шешім жолына айналдырады: аймақ, таңдалған тапсырмалар, болашақ өзгерістер, өткізу мен тәуекелдер, содан кейін ғана тарылтып қосу.

Қоспас бұрын қараңыз:

• шартқа қанша тапсырма түседі;
• олардың ішінде басқа бөлімнің, клиенттің немесе процестің тапсырмалары жоқ па;
• қандай өрістер өзгереді;
• кім жауапты, бірлескен орындаушы немесе бақылаушы болады;
• пікірлер, ішкі тапсырмалар немесе хабарламалар пайда бола ма;
• әрекет команданың қолмен істеп жатқан жұмысымен қайшы келмей ме;
• қатысушылар өзгеріс туралы түсінікті түсіндірме көре ме.

Алдын ала қарауды жоғарыдан төмен қарай болашақ өзгерістер хаттамасы ретінде оқыңыз:

• Тапсырмалар таңдауы ереже кімге әсер ететінін көрсетеді. Тізімде басқа бөлім, клиент, жоба немесе процесс түрі болса, қолданылу аймағы тым кең.
• Орындалған шарттар тапсырма неге осы тізімге түскенін түсіндіреді. Шартты қарапайым сөйлеммен айтып беру қиын болса, оны қосудан бұрын нақтылау керек.
• Болашақ әрекеттер не өзгеретінін көрсетеді: күй, мерзім, жауапты, бақылаушылар, пікір, ішкі тапсырма немесе хабарлама.
• Өткізілген тапсырмалар сәттілерден кем маңызды емес: олар қай жерде шарт, қолжетімділік, міндетті өріс немесе сәйкес күй жетіспейтінін көрсетеді.
• Ескертулерді басқару тәуекелі ретінде оқыңыз: жауаптыны жаппай ауыстыру, тым кең хабарлама, белсенді тапсырмамен қақтығыс немесе әрекетті орындау мүмкін еместігі.

Егер алдын ала қарау "0 тапсырма" көрсетсе, бұл әрдайым жаман емес. Болашаққа арналған ереже үшін бос таңдау рұқсат, бірақ процесс иесі кейін қандай нақты оқиға ережені іске қосатынын түсінуі керек. Егер ереже бар тапсырмаларды түзетуге тиіс болса, бос нәтиже шарт немесе қолданылу аймағы дұрыс емес екенін білдіреді.

Егер алдын ала қарау шарт жетіспегендіктен өткізіп жіберуді көрсетсе, қоспас бұрын себебін түзетіңіз: тег қосыңыз, күйді нақтылаңыз, жобаны таңдаңыз, нәтиже иесін тағайындаңыз немесе міндетті өрісті толтырыңыз. "Кейін қараймыз" деген оймен қоспаңыз: қосылғаннан кейін қате команданың жұмыс мәселесіне айналады.

Егер алдын ала қарау тым көп тапсырманы көрсетсе, ережені қоспаңыз. Алдымен қолданылу аймағын тарылтыңыз: бөлім, жоба, клиент, тег, күй, тапсырма түрі немесе оқиға. Жақсы автоматтандыру болжамды болады: басшы қандай тапсырмалар өзгеретінін және неге өзгеретінін алдын ала түсінеді.

Нашар ереже мысалы:

Күй өзгергенде басшыны бақылаушы ету.

Мұндай ереже көп жерде іске қосылып, артық шу жасауы мүмкін.

Жақсырақ:

Енгізу тегі бар тапсырма "Тексеруде" күйіне өткенде енгізу басшысын бақылаушы етіп қосу және қабылдау туралы пікір қалдыру.

Екінші ереже түсініктірек: процесс, оқиға, шарт, әрекет және басқарушылық мағына бар.

Қорғаныс тексерістері: әрекет тоқтатылғанда не істеу керек

Автоматтандыру әрекет орындап қана қоймайды, процесті қателерден қорғауға да көмектеседі. Қорғаныс тексерістері қызметкердің орнына жұмыс істемейді, міндетті қадамды өткізіп жіберуге жол бермейді.

Мысалдар:

• нәтиже толтырылмайынша тапсырманы жабуға болмайды;
• файлсыз тапсырманы тексеруге жіберуге болмайды;
• жауаптысыз күйді өзгертуге болмайды;
• басшы пікірінсіз келісуді аяқтауға болмайды;
• міндетті чек-лист пунктін өткізіп жіберуге болмайды.

Тексеріс хабары не түзету керегін түсіндіруі керек. "Әрекетке тыйым салынды" дегеннен гөрі "Жабар алдында нәтиже файлын қосыңыз" деген жақсы.

Мұндай тексерістер бір қызметкердің қатесі бүкіл процеске тәуекел жасайтын жерде пайдалы: құжаттар, қаржы, клиент алдындағы міндеттемелер, қызмет көрсету мерзімдері, бөлімдер арасындағы тапсыру.

Қорғаныс тексерісін қалай енгізу керек

Қорғаныс тексерісі пайдаланушыға тапсырманы түзетуге көмектесуі керек, жай ғана тыйым салмауы тиіс. Егер хабар "болмайды" деп қана тұрса, қатысушылар айналып өтетін жол іздейді. Егер хабар не қосу керегін түсіндірсе, тексеріс процестің бөлігіне айналады.

Жақсы тексеріс құрамында мыналар бар:

• шектелген әрекет;
• орындалмаған шарт;
• түсінікті түзету жолы;
• пайдаланушы өзі түзете алмаса көмектесетін рөл;
• техникалық тұжырымдардың ең азы.

Мысалдар:

Нашар	Жақсы
Әрекетке рұқсат жоқ	Жабар алдында финалдық файлды қосыңыз немесе нәтиже сілтемесін пікірде көрсетіңіз.
Тексеріс өтпеді	Жауаптысыз тексеруге жіберуге болмайды. Нәтиже иесін тағайындаңыз.
Міндетті деректер толық емес	Аяқтар алдында міндетті чек-лист пункттерін жабыңыз немесе ерекше жағдайды пікірде түсіндіріңіз.

Кең қоспас бұрын тексеріспен шынымен кездесетін бірнеше қызметкерге хабарды көрсетіңіз. Егер олар хабардан кейін не істеу керегін түсінбесе, мәтінді іске қоспас бұрын қайта жазу керек.

Нақты интерфейсте тоқтатылған күй пайдаланушының төрт сұрағына жауап беруі керек:

• қазір қандай әрекет тоқтатылды: жабу, тексеруге жіберу, күйді ауыстыру, тағайындау немесе ережені іске қосу;
• қандай шарт жетіспейді: нәтиже файлы, жабылған чек-лист, пікір, жауапты, клиентпен байланыс, толтырылған өріс немесе басшы растауы;
• кім түзете алады: орындаушының өзі, қоюшы, процесс иесі, бөлім басшысы немесе LadVen OS әкімшісі;
• әрекетті қалай қайталау керек: не қосу немесе өзгерту керек, содан кейін тапсырманы сақтап, сол батырманы қайта басу.

Егер пайдаланушы тек техникалық тыйымды көрсе, тексеріс процесс тұрғысынан нашар бапталған. Бизнес үшін тыйымның өзі емес, адамның бөлек тергеусіз түзету жолын түсінуі маңызды.

Мұндай жағдайларды тапсырма карточкасында қалай талдау керегі туралы Қателер және шектеулер мақаласынан қараңыз.

Автоматтандыру тарихы: не өзгергенін және неге екенін қайдан тексеру керек

Тарих тапсырмада не болғанын және неге болғанын түсінуге көмектеседі. Бұл бөлімді басқару үшін маңызды: басшы мен қатысушылар тек соңғы күйді емес, автоматты әрекеттер тізбегін де көреді.

Тарихта әдетте мынаны тексеруге болады:

• ереже қашан іске қосылды немесе тұрақты тапсырма қашан жасалды;
• әрекет қай тапсырмаға қатысты;
• не өзгерді;
• кім хабарлама алды немесе тағайындалды;
• әрекет өткізіліп кетсе, неге орындалмады;
• қандай қате орындауға кедергі болды;
• қандай тұрақты тапсырма жұмыс тапсырмасын жасады.

Егер қызметкер мерзім, күй немесе жауапты неге өзгергенін түсінбесе, тексеруді тапсырма тарихынан бастаңыз. Егер сөз тұрақты процесс туралы болса, қосымша автоматтандыру журналын немесе жасалған тапсырмалар тізімін қараңыз.

Тұрақты тапсырманың іске қосылуын талдау

Тұрақты тапсырма жақсы бапталған деп саналады, егер жасалған тапсырма бойынша мыналар түсінікті болса:

• неге ол дәл қазір пайда болды;
• қандай үлгі қолданылды;
• нәтиже үшін кім жауап береді;
• қандай мерзім қойылды;
• белсенді қайталанған көшірме жоқ па;
• кесте мен процесс иесі қайда көрінеді;
• тапсырма уақытында жасалмаса немесе қажет болмаса, не істеу керек.

Егер тұрақты тапсырма пайда болмаса, тексеріңіз:

1. тұрақтылық қосылған ба;
2. уақыт белдеуін ескергенде іске қосу уақыты келді ме;
3. әрекет ету кезеңі аяқталып кеткен жоқ па;
4. қайталау саясаты жасауға кедергі болған жоқ па;
5. жауапты таңдалған ба;
6. үлгі қолжетімді ме;
7. автоматтандыру тарихында жазба бар ма.

Егер тапсырма артық рет пайда болса, оны үнсіз өшірмеңіз. Себебін тіркеп, кестені, қайталау саясатын және процесс иесін тексеріңіз. Әйтпесе сол мәселе келесі кезеңде қайталанады.

Практикалық пікір:

Тұрақты тапсырма қажет кезеңнен тыс жасалды. Кесте мен қайталау саясатын тексереміз, ағымдағы тапсырманы артық ретінде тоқтатамыз.

Осылай қатысушылар бұл жұмыс тапсырмасы емес, процесс баптауын түзету екенін көреді.

Процесс сапасын бақылау

Үлгі немесе ереже сақталғаны үшін ғана аяқталды деп саналмайды. Процесс иесі стандарт бөлім жұмысын шынымен жақсартатынын тексеруі керек.

Тұрақты бақылау үшін бірнеше қарапайым сұрақ қолданыңыз:

• тапсырмалар команда оларды шынымен орындауы керек кезде жасала ма;
• орындаушылар тапсырма мақсатын қосымша ауызша түсіндірусіз түсіне ме;
• чек-лист нәтижені қабылдауға көмектесе ме, әлде жай формалдылық па;
• мерзімдер үлгі немесе ереже енгізілгенге дейінгіге қарағанда жиірек сақтала ма;
• автоматты өзгерістер қызметкерлерде "бұл неге болды?" деген сұрақ тудырмай ма;
• қайталанған көшірмелер, қолмен нақтылау және қайта өңдеуге қайтару азая ма;
• тарих әрекеттер тізбегін түсінікті көрсетеді ме.

Айына бір рет белсенді үлгілерді, тұрақты тапсырмаларды және ережелерді бөлім басшыларымен бірге қарап шығу пайдалы. Ескірген элементтерді "керек болып қалар" деп қалдырмай, өшіру немесе жаңарту дұрыс. Қажетсіз автоматтандыру жүйеде неғұрлым ұзақ тұрса, қызметкерлерге жұмыс стандартын кездейсоқ шудан ажырату соғұрлым қиын болады.

Егер процесс іркіле бастаса, тек жеке тапсырмаларды түзетпеңіз. Дереккөзді тексеріңіз: үлгі, кесте, ереженің қолданылу аймағы, қатысушылар құқығы, дайындық критерийлері және қорғаныс тексерістері. Бірдей тапсырмаларды жиі қолмен түзету әдетте стандартты жаңарту керек екенін білдіреді.

Бизнес иесі және бөлім басшысы үшін стандарттаудың жұмыс істейтінін көрсететін белгілер:

• жауаптысы, мерзімі немесе дайындық критерийі жоқ тапсырмалар азаяды;
• типтік тапсырмалар өткізіп алған қадамдар үшін сирек қайтарылады;
• тұрақты тапсырмалар қолмен еске салусыз пайда болады және артық көшірме болып жиналмайды;
• қызметкерлер негізгі жұмыс тәртібін аз сұрайды;
• басшы нәтижені тезірек қабылдайды, себебі чек-лист, файлдар және қорытынды пікір көрінеді;
• жаңа талаптар жабылған тапсырманың ішінде жоғалмай, байланысты тапсырмаларға шығарылады;
• автоматтандыру тарихы өзгерістерді бөлек тергеусіз түсіндіреді.

Егер көрсеткіштер жақсармай жатса, автоматтандыру формалды түрде бапталғанымен, бизнеске көмектеспеуі мүмкін. Онда тек ережені емес, процестің өзін қайта қараңыз: нәтиже, рөлдер, мерзімдер, чек-лист және қабылдау критерийлері.

Қолжетімділік құқықтары

Әр қызметкер ортақ үлгілерді, ережелерді және тұрақты тапсырмаларды өзгерте бермеуі керек. Бұл процесс басқаруының бөлігі, сондықтан құқықтар әдетте рөлге байланысты.

Практикалық тәсіл:

• қызметкерлер қолжетімді үлгілерді қолданады және өз тапсырмаларында автоматтандыру нәтижесін көреді;
• бөлім басшылары өз командасы үшін үлгілер мен ережелерді баптайды;
• процесс иелері регламент мазмұнына, үлгілер сапасына және кестелердің өзектілігіне жауап береді;
• әкімшілер қолжетімділік пен жүйелік шектеулер бойынша көмектеседі.

Егер әрекет қолжетімсіз болса, процесс иесіне немесе әкімшіге жүгініңіз. Қолжетімділікті айналып өту үшін ортақ ереженің жеке көшірмесін жасамаңыз: бұл регламенттердің алшақтауына әкеледі.

Автоматтандыруды әкімшілеу

Әкімшілік экран орындаушының күнделікті жұмысына емес, мүмкіндіктің неге белгілі бір аймақта қолжетімді немесе шектелгенін тексеруге керек: бүкіл компания, бөлім, жоба, пайдаланушы немесе басқа жұмыс бөлігі үшін.

Онда әкімші немесе процесс иесі мынаны тексереді:

• тапсырмалар және байланысты модульдер үшін қандай автоматтандыру мүмкіндіктері қосылған;
• қандай әрекеттер тек белгілі рөлдерге қолжетімді;
• қай ереже, үлгі, қорғаныс тексерісі немесе тұрақты процесс уақытша тоқтатылған;
• пайдаланушыға әрекетті іске қосуға қандай шектеу кедергі болып тұр;
• құқықты, қолданылу аймағын немесе процестің өзін өзгерту керек пе.

Егер қызметкерде батырма қолжетімсіз болса, алдымен жеке тапсырманы емес, шектеу аймағын тексеріңіз. Кейде мәселе карточкада емес, мүмкіндік жоба, бөлім немесе рөл үшін өшірілгенінде болады. Қолжетімділік өзгергеннен кейін пайдаланушыдан сол тапсырмада әрекетті қайталауын сұраңыз және тарихты тексеріңіз.

Уақытша тоқтатуды тек басқарушылық үзіліс ретінде қолданыңыз: мысалы, ереже көп тапсырманы қате өзгертсе немесе қорғаныс тексерісі дұрыс қабылдауды бөгесе. Түзетуден кейін процесс иесі нәтижені қайта қарауы керек, әйтпесе тоқтатылған автоматтандыру жасырын қарызға айналады.

Қателер және шектеулер

Үлгілер мен автоматтандырудағы мәселелердің көбі жүйенің өзінен емес, процестің түсініксіздігінен болады.

Сақтамас бұрын тексеріңіз:

• үлгінің түсінікті атауы бар;
• тапсырмада жауапты көрсетілген;
• мерзім тапсырма жасалған бойда кешігуді тудырмайды;
• кестеде басталу күні және түсінікті кезеңділік бар;
• ереженің қолданылу аймағы тым кең емес;
• іске қосылу шарты жеткілікті нақты;
• әрекет маңызды өрістерді түсіндірмесіз өзгертпейді;
• қатысушыларға керек тапсырмалар, файлдар және жобалар қолжетімді;
• қорғаныс тексерісінің хабары пайдаланушыға түсінікті;
• процесс иесі іске қосудан кейін сапаны қалай тексеретінін түсінеді.

Егер ереже жұмыс істемесе, шарттарды, қолданылу аймағын, құқықтарды және тарихты тексеріңіз. Егер тұрақты тапсырма пайда болмаса, кестені, басталу күнін, жауаптыны және жабылмаған қайталанған тапсырмаларды тексеріңіз.

Қайталанатын қателер үшін қысқа талдау тәртібін енгізіңіз:

1. Автоматтандыру дұрыс істемеген тапсырма мысалын табу.
2. Тапсырма тарихын және автоматтандыру тарихын тексеру.
3. Нақты оқиғаны ереже шартымен салыстыру.
4. Қолданылу аймағын, құқықтарды және ерекше жағдайларды тексеру.
5. Ережені немесе үлгіні түзету.
6. Өзгеріс қатысушыларға әсер етіп қойған болса, мысал тапсырмада пікір қалдыру.
7. Бірнеше іске қосудан кейін қатенің қайталанбағанын тексеру.

Осылай автоматтандыру команда қорқатын жасырын әрекеттер жиыны емес, LadVen OS ішіндегі басқарылатын бөлік болып қалады.

Жақсы практикалар

• Үлгілер мен ережелерді баптауды ашпай-ақ мағынасы түсінікті болатындай атаңыз.
• Үлгілерде тек процестің тұрақты элементтерін сақтаңыз.
• Әр маңызды тұрақты процеске иесі бар екенін белгілеңіз.
• Жұмыс стандартын бір реттік ерекше жағдайдан бөліңіз: ерекше жағдайды үлгіде емес, нақты тапсырмада сипаттаған дұрыс.
• Сөзбен сипатталмаған процесті автоматтандырмаңыз.
• Ережені қоспас бұрын салдарын қауіпсіз мысалда тексеріңіз.
• Жауаптыны, күйді немесе мерзімді қатысушылардан жасырын өзгертпеңіз.
• Автоматты әрекет сұрақ тудыруы мүмкін болса, пікір қосыңыз.
• Үлгілерді кезең-кезеңмен қайта қарап, ескірген қадамдарды алып тастаңыз.
• Тұрақты тапсырмалар артық көшірме жасамайтынын қадағалаңыз.
• Міндетті регламент қадамдары үшін қорғаныс тексерістерін қолданыңыз.
• Процеске енді сай келмейтін ережелерді "бір күні керек болар" деп қалдырмай, өшіріңіз.
• Маңызды ереже іске қосылғаннан кейін тарихты кім қарайтынын және қатені қаншалықты тез түзететінін алдын ала келісіңіз.

Жиі қателер

Кездейсоқ тапсырмадан үлгі жасау. Үлгіге ескірген файлдар, артық бақылаушылар және жеке тұжырымдар түседі. Сақтамас бұрын тек қайталанатын процесс құрылымын қалдырыңыз.

Үлгіні тек тез дайындама ретінде қолдану. Егер қызметкерлер әр жолы чек-листтің жартысын өшіріп, барлық қатысушыларды ауыстырса, бұл стандарт емес. Процесті бірнеше үлгіге бөліңіз немесе қолмен тапсырма қоюға оралыңыз.

Тұрақты тапсырманы иесіз қалдыру. Тапсырма кесте бойынша пайда болады, бірақ нәтиже үшін ешкім жауап бермейді. Әр тұрақты процестің иесі болуы керек.

Оқиға орнына тұрақтылық жасау. Егер тапсырма келісімшарт, өтініш немесе жоба кезеңі дайын болғаннан кейін ғана керек болса, күнтізбе артық тапсырма жасайды. Мұндай жағдайда автоматтандыру ережесін қолданған дұрыс.

Тым кең ереже баптау. Автоматтандыру қажет процеске қатысы жоқ тапсырмаларды өзгерте бастайды. Ережені бөліммен, жобамен, қатысушылармен немесе нақты шартпен шектеңіз.

Қажетсіз қайталауға рұқсат беру. Бірнеше бірдей белсенді тапсырма басшыға қайсысы өзекті екенін түсінуге кедергі жасайды.

Басқарушылық ережені автоматтандырудың ішінде жасыру. Егер автоматтандыру бөлімнің маңызды тәртібін өзгертсе, бұл атаудан, пікірден, тарихтан немесе регламенттен түсінікті болуы керек.

Мерзімді түсіндірмесіз автоматты өзгерту. Қызметкерге бұл жүйенің күтпеген шешімі болып көрінеді. Мерзім ереже бойынша өзгерсе, себебі пікірден, ереже атауынан немесе тарихтан түсінікті болуы керек.

Қорғаныс тексерісін түсініксіз хабармен жасау. Түсіндірмесіз тыйым жұмысты баяулатады. Хабар нақты не қосу, таңдау немесе түзету керегін айтуы тиіс.

Тарихты тексермеу. Тұрақты процестегі қате ұзақ уақыт байқалмай қалуы мүмкін, егер ешкім қандай тапсырмалар жасалып, қандай ережелер орындалмағанын қарамаса.

Процесті іске қоспас бұрын нені тексеру керек

• Үлгі кездейсоқ ескі тапсырманы емес, нақты регламентті көрсетеді.
• Үлгіде түсінікті нәтиже және дайындық критерийлері бар.
• Процеске иесі белгіленген.
• Жауаптылар, бақылаушылар және бірлескен орындаушылар саналы таңдалған.
• Кесте бөлімнің жұмыс цикліне сай.
• Мерзімдер автоматты кешігуді тудырмайды.
• Ереже тек қажет аймақта жұмыс істейді.
• Іске қосылу шарттары жеткілікті нақты.
• Автоматты әрекеттер қатысушыларға түсінікті.
• Қорғаныс тексерістері не түзету керегін түсіндіреді.
• Тарих не болғанын және неге болғанын қалпына келтіруге мүмкіндік береді.

Автоматтандырудың қандай күйлерін түсіну керек

Автоматтандыру баптаулар жиынтығы ретінде емес, бақылау нүктелерінің тізбегі ретінде пайдалы. Олар процесс иесіне қай стандарт жұмыс істеп тұрғанын, қай жерде шектеу барын, не орындалғанын және қай жерде қолмен тексеру керек екенін түсінуге көмектеседі.

Бақылау нүктесі	Нені тексеруге көмектеседі
Автоматтандыру орталығы	командаға қолжетімді үлгілерді, тұрақты тапсырмаларды, ережелерді, қорғаныс тексерістерін және тарихты
Автоматтандыру ережелері тізімі	атауды, күйді, қолданылу аймағын, іске қосу оқиғасын және процесс иесін
Тұрақты тапсырма	үлгіні, кестені, жаңа тапсырма мерзімін, қайталау саясатын және қолмен іске қосуды
Құқықтар мен шектеулер	автоматтандыруды кім жасай, өзгерте, өшіре немесе іске қоса алатынын
Тапсырма карточкасындағы қорғаныс тексерісі	жабу, күй ауыстыру немесе тексеруге жіберу алдындағы түсінікті хабарды
Ереже іске қосылғаннан кейінгі тапсырма тарихы	не, қашан және не себепті өзгергенін
Ереженің іске қосылу тарихы	қандай тапсырмалар өзгергенін, қайсысы өткізіліп кеткенін және неге екенін

Автоматтандыруды нақты басқарушылық сценарийлерде тексеріңіз: апталық есеп, құжаттарды тексеру, клиентті енгізуге беру, мерзімі өткен өтініштерді бақылау немесе кезеңді жабу. Сонда бизнес иесі мен бөлім басшысы ереже қандай жұмысты стандарттайтынын және қай жерде қолмен бақылау әлі қажет екенін көреді.

Бизнеске арналған сценарийлер

• Қайталанатын тапсырмаларды автоматтандыру
• Жұмыста тәртіп орнату
• Бәрі иеге байланысты
• Барлық сценарийлер

Байланысты бөлімдер

• Тапсырма жасау
• Чек-лист қосу
• Тапсырмалар тізімі, сүзгілер және көріністер
• Тапсырманы жабу