Тапсырманы өңдеу
LadVen OS - бизнеске арналған операциялық жүйе тапсырманы жұмыс келісімі ретінде сақтайды: қандай нәтиже керек, оған кім жауап береді, қандай мерзімге дейін және қандай материалдар бойынша тексеріледі. Тапсырманы өңдеу тарихты қайта жазу үшін емес, жұмыс жүріп жатқан кезде келісімді ұқыпты нақтылау үшін қажет.
Жақсы өңделген тапсырма барлық қатысушыға жаңа келісімді бірдей түсінуге көмектеседі. Орындаушы өзекті нәтиже мен материалдарды көреді, басшы өзгеріс себебін түсінеді, ал бизнес иесі контекстті чаттар мен кездесулерден іздемей, шешімнің қалай қабылданғанын қалпына келтіре алады.
Өңдеу режимінде карточканың тек жұмыс келісімін нақтылайтын бөліктерін өзгертіңіз: нәтиже сипаттамасы, мерзім, жоспарлы уақыт, тексеру, файлдар, қатысушылар және контекст. Маңызды өзгерістен кейін себебін пікірде қалдырыңыз, сонда тапсырма тарихы түзету фактісін ғана емес, басқарушылық шешімді де түсіндіреді.
Негізгі қағида
Өзгеріс енгізер алдында сұрақ қойыңыз: "Осы түзетуден кейін команда сол тапсырманы орындай ма, әлде басқа жұмыс пайда болды ма?"
Нәтиже сол күйі қалса, ағымдағы тапсырманы өңдеңіз. Жаңа нәтиже, басқа иесі, бөлек мерзім немесе дербес қабылдау пайда болса, байланысты немесе еншілес тапсырма жасаңыз. Осылай жауапкершілік бұлыңғырланбайды, ал жұмыс тарихы оқылатын болып қалады.
Жақсы өңдеу:
- келісімді нақтылайды, оны кейіннен алмастырмайды;
- қорытынды үшін бір түсінікті жауаптыны сақтайды;
- мерзім, көлем, қатысушылар немесе материалдар неге өзгергенін көрсетеді;
- жаңа қатысушыларға контекстке тез кіруге көмектеседі;
- басшыға шешімдердің ашық тарихын қалдырады.
Тапсырманы қашан өзгерту керек
Жұмыс бұрынғы нәтиже шеңберінде қалса, бар тапсырманы өңдеңіз. Бұл қалыпты жұмыс жағдайы: кіріс деректер нақтыланды, өзекті файл пайда болды, мерзім өзгерді, жұмыстың бір бөлігіне көмектесетін адам қосылды.
Қолайлы жағдайлар:
- атауды, сипаттаманы, дайындық критерийлерін немесе нәтиже пішімін нақтылау;
- өзекті құжатқа, шартқа, брифке, кестеге, клиентке немесе жобаға сілтеме қосу;
- келісуден кейін мерзімді, басымдықты, жоспарлы уақытты немесе тегтерді өзгерту;
- жауапкершілікті түсінікті себеппен басқа қызметкерге беру;
- контекст керек бірлесіп орындаушыны немесе бақылаушыны қосу;
- файлдың жаңа нұсқасын тіркеу немесе ескірген материалды алып тастау;
- сол жұмыстың ішіндегі тексерілетін қадамды тексеру тізіміне қосу;
- тапсырманы басқа тапсырмамен, құжатпен, жобамен немесе CRM нысанымен байланыстыру.
Өңдеу "бастапқы келісімді енді қалай орындау керек?" деген сұраққа жауап береді. Егер түзету "қандай жаңа жұмысты қостық?" деген сұраққа жауап берсе, бұл жай өңдеу емес.
Қашан жаңа тапсырма керек
Дербес нәтиже пайда болса, жаңа тапсырма жасаңыз. Бұл басқару үшін маңызды: бөлек жұмыс өзінің жауаптысын, мерзімін, талқылауын, материалдарын, тексеру тізімін және қабылдауын алады.
Жаңа тапсырма қажет, егер:
- бастапқы тапсырма бірнеше тәуелсіз жұмысқа бөлінсе;
- бөлек қабылдауға болатын нәтиже пайда болса;
- басқа жауапты немесе басқа мерзім керек болса;
- басқа бөлімнің, клиенттің немесе басшының келісуі қажет болса;
- талқылау бөлек контекске кетсе;
- бұрынғы тапсырманы жабуға болады, ал жаңа жұмыс жалғасы болса;
- өзгеріс соншалықты үлкен болып, ескі тарих қатысушыларды шатастыра бастаса.
Еншілес тапсырма жаңа жұмыс жалпы нәтижеге кіретін кезде қолайлы. Байланысты тапсырма тақырып бір болғанымен, жұмыс бөлек процесс ретінде жүретін кезде қолайлы.
| Жағдай | Дұрыс әрекет |
|---|---|
| Сипаттамада өзекті шартқа сілтеме ұмытылған | Ағымдағы тапсырманы өңдеп, сілтеме немесе файл қосу. |
| Клиент келісу мерзімін ауыстыруды сұрады | Мерзімді өзгертіп, себебін пікірде жазу. |
| Жауапты адам демалысқа кетіп, жұмысты береді | Жауаптыны ауыстырып, мәртебені және материалдарды беруін бекіту. |
| Шартты тексергеннен кейін бөлек презентация дайындау керек | Байланысты тапсырма жасау. |
| Үлкен тапсырма заң, техника және коммерция бөліктеріне бөлінді | Жеке жауаптылары бар еншілес тапсырмалар жасау. |
| Жабылған тапсырмадан келесі кезең туды | Жабылған тапсырманы қайта жазбай, жалғасын жасау. |
Өңдеуді қалай ашу керек
- Тапсырма карточкасын ашыңыз.
- Ағымдағы келісімді тексеріңіз: нәтиже, жауапты, мерзім, материалдар, тексеру тізімі және соңғы пікірлер.
- Тапсырманы өзгертуге құқығыңыз болса, өңдеу режиміне өтіңіз.
- Жаңа келісімге шынымен қатысты блоктарды ғана өзгертіңіз.
- Өзгерістерді сақтап, карточканы қарау режимінде тексеріңіз.
- Өзгеріс маңызды болса, себебін пікірде қалдырып, әрекет немесе растау керек адамдарды белгілеңіз.
Өңдеу қолжетімсіз болса, процесті түсіндірмесіз қайталанатын жаңа тапсырма арқылы айналып өтпеңіз. Қоюшыдан, басшыдан немесе тапсырма иесінен өзгеріс енгізуді сұраңыз немесе байланысты тапсырма жасауға келісіңіз.
Өзгеріс кезінде нені бекіту керек
Маңызды өзгеріс кездесуде немесе жеке хатта болмаған адамдарға да түсінікті болуы тиіс. Әсіресе басшылар үшін: тапсырмада не өзгергені ғана емес, неге осындай шешім қабылданғаны көрінуі керек.
Елеулі түзету үшін бекітіңіз:
- не өзгерді;
- бұл неге қажет болды;
- өзгерісті кім келісті;
- ол мерзімге, көлемге, жауапкершілікке немесе қабылдауға қалай әсер етеді;
- орындаушы бұдан кейін не істеуі керек.
Жақсы пікір мысалы:
Мерзімді 18 мамырға ауыстырдық, себебі клиент шарттың жаңа нұсқасын бүгін ғана жіберді. Жаңа файл бойынша 3 және 5 бөлімдерді тексереміз. Жауапты Иван болып қалады, заң бөлімі бірлесіп орындаушы ретінде қосылды.
Нашар нұсқа:
Тапсырманы жаңарттым.
Мұндай пікір себепті түсіндірмейді, келісімді қорғамайды және басшыға жоспар неге өзгергенін түсінуге көмектеспейді.
Түзетуден кейінгі жауапкершілік
Өңдеуден кейін тапсырмада нәтиже үшін бір негізгі жауапты қалуы керек. Бірлесіп орындаушылар жұмыстың бөліктерін орындайды, бақылаушылар контекстті қадағалайды, қоюшы нәтижені қабылдайды, бірақ олар қорытынды иесін алмастырмайды.
Сақтау алдында тексеріңіз:
- енді қорытындыға кім жауап береді;
- нәтижені кім қабылдайды немесе тексереді;
- нақты бөліктерді кім орындауы керек;
- кімге тек хабардар болу жеткілікті;
- жаңа қатысушыларда файлдарға, құжаттарға, клиентке және жобаға қолжетім бар ма;
- бұрынғы жауапты мәртебені, тәуекелдерді және аяқталмаған әрекеттерді берді ме.
Жауапкершілік басқа адамға берілсе, өрістегі атты ауыстырумен шектелмеңіз. Кім енді жауапты, қай сәттен бастап, не істелді, материалдар қайда және қандай тәуекел қалды дегенді пікірде жазыңыз.
Сипаттама, мерзім, қатысушылар және файлдар
Сипаттаманы бастапқы тұжырым нақты болмағанда, дайындық критерийлері пайда болғанда, нәтиже пішімі өзгергенде немесе маңызды контекст қосу қажет болғанда өзгерткен дұрыс. Жақсы жаңарту нәтижені тексерілетін етеді, жетіспейтін кіріс деректерді қосады және жаңа көлемді ескі тапсырманың ішіне жасырып жібермейді.
Мерзім мен басымдық бөлім жоспарына, басшы күтуіне және клиентке берілген уәдеге әсер етеді. Оларды үнсіз, "әдемілік үшін" немесе кешігуді жасыру үшін өзгертпеңіз. Мерзім ауысса, кіріс материалдардың кешігуін, клиент немесе басшы басымдығының өзгеруін, басқа тапсырмаға тәуелділікті, көлем кеңеюін, қолжетімнің немесе келісудің жоқтығын көрсетіңіз.
Қатысушыларды түсінікті рөлмен ғана қосыңыз. Артық бақылаушылар хабарлама шуын тудырады, ал артық бірлесіп орындаушылар нақты иесі жоқ жауапкершілік елесін жасайды. Адамды қоспас бұрын оның не істеуі, тексеруі немесе келісуі керегін, материалдарға қолжетім керек пе, оны пікірде бір рет белгілеу жеткілікті емес пе екенін тексеріңіз.
Файлдар орындау, тексеру немесе шешім тарихы үшін керек. Өзекті материалдарды тіркеп, қай файл жұмыс нұсқасы, қайсысы соңғы нұсқа екенін көрсетіңіз. Құжатты ауыстырсаңыз, не өзгергенін жазыңыз:
- "16 мамырдағы шарттың жаңа нұсқасы, ескісін пайдаланбау";
- "Тексеру үшін соңғы макет қосылды";
- "Клиент жаңартылған кестені жіберді, дереккөз ретінде соны алу";
- "Ескі файл тарих үшін қалды, жұмыс нұсқасы -
contract-v3".
Тексеру тізімі және байланыстар
Тексеру тізімі сол тапсырманың ішіндегі қадамдарға жарайды. Әр тармақ тексерілетін әрекет болуы керек, иесі жоқ жаңа тапсырма емес.
Жақсы:
- клиент деректемелерін тексеру;
- шарттың 3 бөлімін жаңарту;
- файлдың соңғы нұсқасын тіркеу;
- қоюшыдан растау алу.
Нашар:
- "шартты анықтау";
- "клиент бойынша бәрін жасау";
- "презентация дайындау, бюджетті келісу және тарату жіберу" дегенді бір тармаққа сыйдыру;
- маркетингте бөлек нәтиже мен мерзім пайда болса, "маркетингке беру" деп қалдыру.
Байланыстар тапсырманың қайдан келгенін және нәтижесі қайда тексерілетінін түсіндіреді: жоба, клиент, CRM нысаны, құжат, ата-аналық тапсырма, байланысты тапсырма. Байланысты өзгерткеннен кейін тапсырма бұрынғы жұмыс ағынынан жоғалмағанын, жаңа байланыс қатысушыларға қолжетімді екенін және сипаттамада немесе пікірде байланыс не үшін қосылғаны түсінікті екенін тексеріңіз.
Сақталмаған өзгерістер немесе қақтығыс болса
Сақтау алдында тапсырманы басқа қатысушы өзгертіп үлгермегенін тексеріңіз. Егер жүйе қақтығыс немесе ескерту көрсетсе, өз түзетулеріңізді автоматты түрде басып сақтамаңыз.
Дұрыс тәртіп:
- Басқа қатысушы не өзгерткенін қараңыз.
- Оны өз түзетуіңізбен салыстырыңыз.
- Тек өзекті біріктірілген келісімді сақтаңыз.
- Өзгерістер мерзімге, көлемге немесе жауапкершілікке әсер етсе, қорытындыны пікірде жазыңыз.
Егер өңдеуді бастап, кейін келісімді өзгертпеуді шешсеңіз, түзетуден бас тартыңыз. Бос немесе техникалық өзгерістерді сақтамаңыз: олар тарихты ластайды және басшыға маңызды шешімдерді кездейсоқ әрекеттерден ажыратуды қиындатады.
Басшы өзгерістерді қалай бақылайды
Басшыға тапсырманың ағымдағы өрістерін ғана емес, өзгерістер сапасын да көру маңызды. Тапсырма толтырылған сияқты көрінуі мүмкін, бірақ басқарушылық тұрғыдан әлсіз болуы ықтимал: мерзім себепсіз өзгерген, жауапты контекст берілмей ауысқан, жаңа көлем тексеру тізіміне жасырылған.
Өзгертілген тапсырманы қарағанда тексеріңіз:
- нәтиженің бір иесі қалды ма;
- тапсырма әртүрлі жұмыстар жиынына айналып кеткен жоқ па;
- мерзім ауысуы түсіндірілген бе;
- көлем өзгерісін кім келіскені түсінікті ме;
- жаңа қатысушылар өз рөлін түсіне ме;
- файлдар мен сілтемелер өзекті ме;
- дайындық критерийлері жаңа көлемге сәйкес пе;
- пікірлер шешім қабылдау тарихын бере ме;
- дербес нәтиже пайда болған жерде жаңа байланысты тапсырмалар жасалған ба.
Өзгеріс клиентке, ақшаға, жоба мерзіміне немесе бөлім жүктемесіне әсер етсе, себебін пікірде бекітуді сұраңыз. Бұл бюрократия емес, процесті қорғау: бір аптадан кейін команда шешім неге қабылданғанын түсінуі керек.
Команда өзгерісті түсінгеніне қалай көз жеткізу керек
Маңызды түзетуден кейін команда бәрін автоматты түрде байқады деп есептемеңіз. Әсіресе мерзім, жауапты, көлем, дайындық критерийлері немесе кіріс материалдар өзгерсе.
Түсінуді былай тексеріңіз:
- Өзгерістің қысқа түйінін пікірге жазыңыз.
- Әрекет немесе растау керек адамдарды белгілеңіз.
- Жауаптыдан жаңа мерзімді немесе жаңа көлемді растауды сұраңыз.
- Материалдар өзгерсе, файлдың немесе құжаттың өзекті нұсқасын көрсетіңіз.
- Жұмыс ұлғайса, оны бөлек тапсырмаларға бөліңіз.
- Растаудан кейін тапсырма өрістері пікірдегі келісіммен сәйкес екенін тексеріңіз.
Маңызды тапсырмаларда "Жаңа мерзім мен көлем түсінікті екенін растаңыз" деп тура жазуға болады. Бұл өзгеріс карточкада жасалып, бірақ команда оны жұмысқа қабылдамай қалу тәуекелін азайтады.
Пікір мысалдары
| Өзгеріс | Пікір мысалы |
|---|---|
| Мерзімді ауыстыру | "Мерзім 18 мамырға ауыстырылды: клиент бастапқы деректерді келісілген уақыттан кеш жіберді. Көлем өзгеріссіз." |
| Жауаптыны ауыстыру | "Жауапкершілік бүгіннен бастап Аннаға берілді. Иван ағымдағы мәртебені және түзетулері бар файлды тапсырды." |
| Көлемді нақтылау | "Клиент ескертуінен кейін шарттың 5 бөлімін тексеруді қостық. Қалған бөлімдер бұрынғы критерийлер бойынша қалады." |
| Бірлесіп орындаушы қосу | "Заң бөлімі тұжырымдарды тексеру үшін қосылды. Соңғы нәтижені бұрынғыдай қоюшы қабылдайды." |
| Файлды ауыстыру | "16 мамырдағы коммерциялық ұсыныстың жаңа нұсқасы жүктелді. Ескі нұсқаны клиентке жібермеу." |
| Байланысты тапсырма жасау | "Презентация дайындауды шартты тексеруді кеңейтпеу үшін байланысты тапсырмаға шығардық." |
Жиі қателер
| Қате | Неге қауіпті | Дұрыс тәсіл |
|---|---|---|
| Нәтижені сипаттама арқылы алмастыру | Орындаушы мен басшы бір тапсырманы әртүрлі оқи бастайды. | Жаңа нәтиже үшін байланысты немесе еншілес тапсырма жасау. |
| Мерзімді себепсіз өзгерту | Кешігу ме, жаңа шешім ме, әлде просрочканы жасыру ма түсініксіз. | Ауыстыру себебін және жаңа күнді кім келіскенін жазу. |
| Жауапкершілікті бұлыңғырлату | Бірнеше адам жауапты сияқты көрінеді, бірақ қорытындыға ешкім ие емес. | Бір жауапты қалдырып, қалғандарын рөлдері бойынша тағайындау. |
| Бақылаушыларды "керек болып қалар" деп қосу | Хабарламалар құнын жоғалтады, адамдар жауап бермей қалады. | Жұмыс барысы керек адамдарды ғана қосу, қалғандарын нүктелі белгілеу. |
| Дербес жұмысты тексеру тізіміне жасыру | Жаңа жұмыста иесі, мерзімі және бөлек қабылдауы жоқ. | Еншілес немесе байланысты тапсырма жасау. |
| Файлдарды түсіндірмесіз ауыстыру | Қатысушылар ескі нұсқаны қолдануы мүмкін. | Қай файл өзекті және не өзгергенін көрсету. |
| Жабылған тапсырманы жалғасы ретінде өңдеу | Қабылданған нәтиже тарихы бұзылады. | Жаңа жалғастыру тапсырмасын жасап, жабылғанымен байланыстыру. |
Жақсы практикалар
- Алдымен ағымдағы карточканы оқыңыз, содан кейін өңдеңіз.
- Шынымен өзгерген нәрсені ғана өзгертіңіз.
- Маңызды түзетуден кейін өрістерді ғана ауыстырмай, себебін пікірде қалдырыңыз.
- Бір нәтиже мен бір жауаптыны сақтаңыз; дербес жұмысқа бөлек тапсырма жасаңыз.
- Ескі материалдарды тарих үшін керек пе екенін түсінбей өшірмеңіз.
- Жаңа қатысушылардың қолжетімділігін бірден тексеріңіз.
- Маңызды өзгерістер үшін жауаптының немесе қоюшының растауын пікірде сұраңыз.
- Сақтағаннан кейін карточканы қарау режимінде ашып, оның бір қайшылықсыз келісім ретінде оқылатынын тексеріңіз.
Өңдеуден кейін не көрінуі керек
Сақтағаннан кейін тапсырма бір қайшылықсыз келісім ретінде оқылуы тиіс. Карточкада мыналар көрінетінін тексеріңіз:
- нәтиженің өзекті сипаттамасы;
- өзгерсе, жаңа мерзім немесе жоспарлы уақыт;
- бір түсінікті жауапты;
- өзекті файлдар мен сілтемелер;
- саналы рөлдері бар қатысушылар;
- маңызды өзгерістің себебі жазылған пікір;
- дербес жаңа нәтиже пайда болса, бөлек байланысты тапсырмалар;
- басшы шешім барысын қалпына келтіре алатын тарих.
Егер өңдеуден кейін жаңа келісімді ауызша түсіндіру керек болса, карточка толық жаңартылмаған.