Тапсырманы тексеру және жабу
LadVen OS ішінде тапсырманы жабу нәтиже тексерілгенін, дайындық критерийлері орындалғанын және осы тапсырма бойынша енді әрекет керек емес екенін білдіреді. Бұл формалды статус ауыстыру емес, қабылдау нүктесі: қатысушылар нақты не қабылданғанын, нәтиже қайда жатқанын және тапсырма неге жұмыста емес екенін түсінеді.
Жақсы жабу бизнесті екі проблемадан қорғайды: аяқталмаған жұмыс қабылданды деп саналмайды, ал жаңа міндеттемелер жабылған тапсырманың пікірлерінде жоғалмайды. Қабылдау кезінде жаңа сұрау пайда болса, оны нақты бекіту керек: ағымдағы тапсырманы пысықтауға қайтару, байланысты тапсырма жасау немесе жаңа сұрау бұл нәтижеге кірмейтінін түсіндіру.
Негізгі маршрут: орындаушы дайындықты көрсетеді, нәтиже тексеріледі, шешімнен кейін тапсырма қабылданады, пысықтауға қайтарылады немесе жаңа көлем бөлек тапсырмаға шығарылады.
Жақсы практика
"Дайын" хабарламасынан кейін тапсырманы бірден жаппаңыз. Алдымен нәтижені, файлдарды, пікірлерді, чек-листтің орындалған пункттерін, жұмсалған уақытты және ашық сұрақтарды тексеріңіз. Жұмыс қабылдауды талап етсе, орындаушы алдымен өз бөлігін аяқтайды немесе тапсырманы тексеруге жібереді, ал қоюшы нәтижені қабылдайды немесе түсінікті пікірмен қайтарады.
Басшы үшін жабу - "жасалды" белгісі ғана емес, мерзім, нәтиже, тәуекел және еңбек шығынын бақылау. Финал жабу алдында не қабылданғаны, не қабылданбағаны, қандай жаңа міндеттемелер пайда болғаны және олар қайда орындалатыны түсінікті болуы керек.
Тапсырма статустары
| Статус | Нені білдіреді | Қашан қолдану керек |
|---|---|---|
| Жаңа | Тапсырма жасалды, бірақ жұмыс әлі басталмады. | Тапсырма қойылғаннан кейін немесе орындаушы әлі жұмысқа кіріспеген бастапқы күйге қайтқанда. |
| Жұмыста | Тапсырма орындалып жатыр. | Жауапты жұмыс бастағанда, детальдарды нақтылағанда, чек-лист жүргізгенде, аралық файл тіркегенде немесе уақыт есептегенде. |
| Тексеруде | Нәтиже дайын және тексеруді күтеді. | Орындаушы дайындық критерийлері орындалды деп санап, жұмысты қоюшыға немесе тексерушіге бергенде. |
| Бақылауда | Тапсырма бақылауды немесе финал растауды күтеді. | Басшы, клиент немесе процесс иесі тексеруден кейін нәтижені растауы керек болса. |
| Аяқталды | Жұмыс қабылданып, жабылды. | Нәтиже тексерілген, міндетті материалдар тіркелген, сұрақтар жабылған, актив таймер тоқтаған. |
| Кейінге қалдырылды | Тапсырма кейінге қалды. | Жұмыс уақытша өзекті емес, бірақ оны жою керек емес: сыртқы оқиға, шешім немесе жаңа мерзім күтіледі. |
| Жойылды | Тапсырма жойылды. | Нәтиже енді керек емес. Қатысушылар жұмысты жалғастырмауы үшін себебін пікірде бекіткен дұрыс. |
| Орындалмады | Тапсырма қажетті нәтижемен орындалмады. | Жұмыс сәтсіз аяқталғанда және оны жоюдан немесе кейінге қалдырудан ажырату маңызды болғанда. Себеп пен келесі әрекеттерді көрсетіңіз. |
Негізгі сценарийлер
Жұмысты аяқтау
Орындаушы нәтиже өз тарапынан дайын болғанда жұмысты аяқтайды. Бұған дейін сипаттамамен, дайындық критерийлерімен және чек-листпен салыстыру керек. Егер тапсырма бөлек тексеруді талап етпесе, аяқтау бірден жабуға әкелуі мүмкін. Егер тексеру қосылған болса, тапсырма тексеруді немесе бақылауды күту күйіне өтуі керек.
Орындаушы тексереді:
- нәтижені ашуға, оқуға, іске қосуға немесе басқа жолмен тексеруге болады;
- файлдың, құжаттың, сілтеменің немесе жауаптың финал нұсқасы тапсырмаға тіркелген;
- міндетті чек-лист пункттері белгіленген;
- пікірлерде маңызды шешімдер, шектеулер және нақты не істелгені бекітілген;
- актив таймер тоқтаған, ал уақыт есебі керек болса қолмен уақыт қосылған.
Тексеруге жіберу
Қоюшы немесе басқа қатысушы нәтижені қабылдауы керек болса, тапсырманы тексеруге жіберіңіз. Нәтиже тапсырмада көрінуі керек: финал файл, сілтеме, скриншот, құжат, қорытынды пікір немесе басқа тексерілетін артефакт тіркеңіз.
Жақсы пікір үш сұраққа жауап береді:
- не дайын;
- қайда тексеру керек;
- шектеулер, даулы жерлер немесе сұрақтар бар ма.
Тексеру процесс бөлігі болса, оны тікелей жабумен айналып өтпеңіз. "Тексеруде" статусы "орындаушы аяқтады" және "жұмыс қабылданды" күйлерін бөледі.
Бақылауға жіберу
Нәтижені тек тапсырма ішінде тексеру жеткіліксіз болса, бақылау керек: басшы, процесс иесі, клиент немесе сапаға жауапты адам растауы мүмкін.
Бақылауға жіберер алдында тексерушіге контекстті қалпына келтіру керек болмайтынына көз жеткізіңіз: сипаттамада немесе пікірлерде критерийлер бар, нәтиже тіркелген немесе байланыстырылған, даулы шешімдер жазылған, байланысты тапсырмалар, CRM нысандары немесе құжаттар қосылған, контролер материалдарды көреді.
Тапсырманы қабылдау
Нәтиже келісімге сәйкес және пысықтау талап етпесе, тапсырманы қабылдаңыз. Дайындық критерийлері болса, жалпы әсермен емес, дәл солар бойынша тексеріңіз.
Жабу алдында тексеріңіз:
- нәтиже сипаттама мен күтілетін қорытындыға сәйкес;
- тапсырма мерзім бойынша түсінікті статуста жабылады: уақытында, түсіндірілген кешігумен немесе келісілген ауыстырумен;
- міндетті чек-лист жабылған немесе кей пункттер неге енді керек емес екені түсінікті;
- финал файлдар мен сілтемелер қатысушыларға қолжетімді;
- тарих үшін маңызды болса, пікірлерде қорытынды шешім бар;
- қоюшыда, жауаптыда және бірлескен орындаушыларда ашық сұрақ жоқ;
- актив таймерлер тоқтаған, жұмсалған уақыт ілініп қалмаған;
- жоспар/факт есеп, клиент немесе бюджет үшін маңызды болса, түсіндіріледі;
- жабу аяқталмаған процесс кезеңін жасырмайды.
Жақсы қабылдау "дайын" фактісін ғана емес, басқарушылық қорытындыны да бекітеді: қандай критерийлер бойынша қабылданды, қай файл нұсқасы финал, қандай шектеулер қалды және жаңа көлем қайда шығарылды.
Егер жабу тексерумен бұғатталса
Кейде LadVen OS тапсырманы жабуға немесе келесі кезеңге өткізуге рұқсат бермейді. Бұл айналып өтетін техникалық ақау емес, процестің қорғаныс тексеруі: жүйе қабылдауға міндетті шарт жетіспейтінін көреді.
Қолданушы түсінікті түсіндірме көруі керек:
- қандай әрекет бұғатталды: жабу, тексеруге жіберу, бақылауға өткізу немесе мәртебені ауыстыру;
- не жетіспейді: финалдық файл, нәтижеге сілтеме, жабылған чек-лист, қорытынды пікір, жауапты, клиентпен байланыс немесе басқа міндетті өріс;
- кім түзетеді: орындаушы, қоюшы, процесс иесі, басшы немесе LadVen OS әкімшісі;
- қалай жалғастыру керек: жетіспейтін элементті қосу, тапсырманы сақтау және сол әрекетті қайта орындау.
Тапсырманы дубль, жеке келісім немесе айналма мәртебе арқылы жаппаңыз. Егер тексеру финалдық файлды талап етсе, файлды немесе сілтемені қосыңыз. Егер жабылған чек-лист талап етілсе, міндетті пункттерді жабыңыз немесе ерекшелікті пікірде түсіндіріңіз. Егер шарт бұл процесс үшін қате болса, жеке тапсырманы қолмен бұзбай, процесс иесіне тексеруді өзгертуін жазыңыз.
Түзетуден кейін сол әрекетті қайталап, тапсырма шынымен керек мәртебеге өткенін тексеріңіз. Бұғаттау қайталанса, тексеру хабарламасын тапсырма карточкасымен салыстырыңыз: мүмкін басқа пункт түзетілген, файл басқа жерге тіркелген, пікір сақталмаған немесе қолданушыда керек өріске құқық жоқ.
Жұмысқа немесе пысықтауға қайтару
Нәтиже дайындық критерийлеріне сәйкес болмаса, файлдар жетіспесе, ашық сұрақтар болса немесе тексеру қате тапса, тапсырманы жұмысқа қайтарыңыз. Қайтару нақты нені түзету керегін түсіндіруі керек.
Нашар қайтару:
Сәйкес емес, қайта жасау.
Жақсы қайтару:
Пысықтауға қайтардым: финал кестеде "Төлем күні" бағаны жоқ, ал сипаттамада ол міндетті деп көрсетілген. Бағанды қосыңыз, тізімдегі клиенттер бойынша жолдарды толтырыңыз және қайта тексеруге жіберіңіз.
Жабу кезіндегі басшы бақылауы
Басшы немесе процесс иесі финал статусты ғана емес, басқарушылық іздің сапасын қарайды. Жабылған тапсырма бойынша жұмыс неге қабылданғаны және мерзімдер, тәуекелдер, жаңа талаптар бойынша қандай шешімдер қабылданғаны түсінікті болуы керек.
Ерекше назар керек тапсырмалар:
- мерзімі ауыстырылған немесе дедлайннан кейін жабылған;
- орындаушы жоспардан көп уақыт жұмсаған;
- нәтиже клиентке, ақшаға, заңдық құжаттарға, процесті іске қосуға немесе басқа бөлім жұмысына әсер етеді;
- пікірлерде жаңа өтініштер бар, бірақ бөлек байланысты тапсырма көрінбейді;
- тапсырма бірнеше рет пысықтауға қайтарылған;
- чек-листтің бір бөлігі алынып тасталған немесе өзекті емес деп танылған;
- жабуды қоюшы емес, басқа қатысушы орындайды.
Жаңа міндеттемелерді жоғалтпай аяқтау
Қабылдау кезінде жиі қосымша өтініштер пайда болады. Оларды жабылған тапсырманың хат алмасуында қалдырмаңыз.
| Қабылдау кезінде не пайда болды | Қалай әрекет ету керек |
|---|---|
| Бастапқы нәтижені түзету | Ағымдағы тапсырманы нақты түзетулер тізімімен пысықтауға қайтару. |
| Жаңа дербес нәтиже | Байланысты немесе еншілес тапсырма жасау. |
| Міндеттемесіз болашақ идея | Пікірде идея немесе қазір жасамау шешімі ретінде бекіту. |
| Сыртқы тәуелділік | Тапсырманы кейінге қалдыру немесе кіріс деректі алуға бөлек тапсырма жасау. |
| Клиентпен немесе басшымен келісім өзгеруі | Шешімді пікірде бекітіп, жаңа тапсырманы бастапқы тапсырмамен байланыстыру. |
Дайындық критерийлерімен байланыс
Дайындық критерийлері - қабылдаудың негізгі бағдары. Олар сипаттамада, чек-листте немесе жұмыс барысында пайда болса пікірде болуы керек.
| Қайда қарау | Не тексеру |
|---|---|
| Сипаттама | Қандай нәтиже уәде етілген және қандай шектеулер көрсетілген. |
| Чек-лист | Барлық міндетті қадамдар орындалған ба, аяқталмаған пункт жоқ па. |
| Файлдар және сілтемелер | Финал нұсқа тіркелген бе, қатысушыларға қолжетімді ме. |
| Пікірлер | Шешімдер, нақтылаулар, келісулер және ауытқу себептері бекітілген бе. |
| Уақыт | Таймер тоқтаған ба, нақты уақыт есепке алынған ба. |
| Байланыстар | Нәтиженің бір бөлігі бөлек шығарылса, ата-аналық, еншілес немесе байланысты тапсырма бар ма. |
Критерий ескірсе, оны жабу кезінде елемеңіз. Неге керек емес екенін пікірде бекітіп, содан кейін ғана нәтижені қабылдаңыз.
LadVen OS ішінде қалай жасау керек
- Тапсырманы ашыңыз.
- Сипаттаманы, дайындық критерийлерін және күтілетін нәтижені тексеріңіз.
- Соңғы пікірлерді, шешімдерді және сұрақтарды қараңыз.
- Тексеруге керек болса, файлдарды, сілтемелерді, құжаттарды және байланысты нысандарды ашыңыз.
- Міндетті чек-лист пункттері орындалғанына көз жеткізіңіз.
- Мерзімді тексеріңіз: уақытында жабылып жатыр ма, ауыстыру келісілген бе немесе кешігу себебі түсінікті ме.
- Таймер мен уақыт есебін тексеріңіз: финал жабуға дейін актив таймер тоқтауы керек.
- Есепке немесе жүктеме бақылауына қатысса, жоспар/фактіні салыстырыңыз.
- Орындаушы болсаңыз және нәтиже дайын болса, жұмысты аяқтаңыз немесе тексеруге жіберіңіз.
- Бөлек бақылау кезеңі керек болса, бақылауға жіберіңіз.
- Қабылдаушы болсаңыз және нәтиже критерийлерге сәйкес болса, тапсырманы аяқтаңыз.
- Түзетулер керек болса, нақты ескертулері бар пікір қалдырып, тапсырманы жұмысқа қайтарыңыз.
- Жаңа дербес сұрау пайда болса, финал жабуға дейін немесе бірден кейін байланысты тапсырма жасаңыз.
- Жұмыс енді керек болмаса, тапсырманы жойыңыз; кейінге қалдыру керек болса - кейінге қалдырылған күйді таңдаңыз; нәтиже алынбағанын бекіту керек болса - сәтсіз аяқталуды бекітіңіз.
Не тексеру керек
- нәтиже бастапқы келісімге сәйкес;
- дайындық критерийлері орындалған немесе өзгерісі пікірде түсіндірілген;
- мерзім сақталған немесе ауытқу себебі бекітілген;
- барлық міндетті файлдар тіркелген;
- маңызды шешімдер пікірлерде бекітілген;
- чек-листте аяқталмаған міндетті пункт жоқ;
- таймер тоқтаған және уақыт керек жерде есепке алынған;
- жоспар/факт басшы үшін түсінікті;
- контекст жоғалмауы үшін байланысты тапсырмалар, құжаттар немесе CRM нысандары қосылған;
- жаңа міндеттемелер бөлек байланысты тапсырмаларға шығарылған немесе нақты қабылданбаған;
- қатысушыларда ашық сұрақ жоқ;
- жабу аяқталмаған процесс кезеңін жасырмайды.
Жабу пікірлері
Жабу пікірі әрдайым міндетті емес, бірақ тарих, клиент, есеп немесе нәтижені басқа адамға беру үшін маңызды тапсырмаларда пайдалы.
Қабылданды. Келісімшарттың финал нұсқасы тапсырмаға тіркелген, пікірлердегі түзетулер ескерілді.
Жойылған ретінде жабамын: клиент іске қосуды ауыстырды, ағымдағы дайындық енді керек емес. Жаңа күннен кейін тапсырмаға ораламыз.
Сәтсіз аяқталуды бекітемін: дереккөзге қолжетім алынбады, онсыз экспорт дайындау мүмкін емес. Қолжетім алу үшін бөлек тапсырма жасалды.
Жаңа байланысты тапсырма қашан керек
Жаңа дербес нәтиже пайда болса, еншілес немесе байланысты тапсырма жасаңыз.
Байланысты тапсырма жасаңыз, егер:
- бастапқы келісімде болмаған жаңа жұмыс көлемі пайда болса;
- бөлек нәтижені басқа жауаптыға тапсыру керек болса;
- түзету сыртқы шешімге немесе басқа процеске тәуелді болса;
- ағымдағы нәтижені қабылдауға болады, ал жаңа талапты бөлек жүргізу керек болса.
Түзету сол дайындық критерийлеріне қатысты және онсыз нәтиже қабылданбайтын болса, ағымдағы тапсырманы жұмысқа қайтарыңыз.
Жақсы практикалар
- Нәтижені "сияқты дайын" сөзімен емес, дайындық критерийлері бойынша қабылдаңыз.
- Пысықтауға тек нақты түзетулер тізімімен және күтілетін нәтижемен қайтарыңыз.
- Клиентке, бюджетке немесе бөлім жүктемесіне әсер ететін тапсырмаларда мерзім мен жоспар/фактіні жабуға дейін тексеріңіз.
- Басқарушылық шешімдерді пікірде бекітіңіз: мерзім ауысуы, чек-лист пунктін алып тастау, жартылай нәтижені қабылдау.
- Жаңа дербес көлем үшін байланысты тапсырма жасаңыз.
- Актив таймері немесе сақталмаған уақыты бар тапсырманы жаппаңыз.
- Бірнеше қайтарудан кейін бастапқы қоюды тексеріңіз: критерийлер толық болмауы немесе көлем өзгеруі мүмкін.
Жиі қателер
- нәтижені тексермей тапсырманы жабу;
- финал файл, сілтеме немесе қорытынды пікірсіз жұмысты аяқтау;
- тексеру немесе бақылаудан өтуі керек тапсырманы бірден аяқтау;
- нақты түзетулер тізімінсіз пысықтауға қайтару;
- пікір орнына жеке хабарламада түзету сұрау;
- кешігу себебі мен шешімін түсіндірмей нәтижені қабылдау;
- үлкен жоспар/факт ауытқуымен пікірсіз жабу;
- жаңа өтінішті бөлек нәтиже болса да "ұсақ түзету" деп санау;
- жабылғаннан кейін актив таймер қалдыру;
- жұмыс кейін қайта оралуы мүмкін болса да, кейінге қалдыру орнына жою;
- ағымдағы тапсырманы қайтару жеткілікті жерде түзетуге жаңа тапсырма жасау;
- жаңа дербес нәтиже пайда болса да ағымдағы тапсырманы жалғастыру;
- ауызша келісімнен кейін карточкада шешім қалдырмай жабу.
Керек скриншоттар
- қабылдау алдындағы тапсырма панелі: сипаттама, чек-лист, файлдар және соңғы пікірлер;
- "Тексеруде" статусы немесе нәтижені қоюшыға беру экраны;
- орындаушының тексеруге жіберу пікірінің мысалы;
- тексерушінің нақты пікірімен пысықтауға қайтару экраны;
- басшы бақылауындағы нәтиже және байланысты материалдары көрінетін тапсырма;
- жабу алдындағы уақыт блогы: таймер тоқтаған, жоспар/факт көрінеді;
- жаңа міндеттеме үшін жасалған байланысты немесе еншілес тапсырма мысалы;
- қорытынды пікірі және қолжетімді файлдары бар финал жабылған тапсырма.