Ветеринарлық клиника: иелер, үй жануарлары, қабылдаулар, құжаттар және еске салулар

Бұл бет ветеринарлық клиниканың операциялық контуры туралы: иесі үй жануарын қабылдауға жазады, қабылдау қызметі өтінімді тіркейді, команда қабылдауға дайындалады, құжаттар мен фотоларды тіркейді, қабылдаудан кейінгі тапсырмаларды қояды және қайталама қаралу, вакцинация немесе бақылау қоңырауы туралы еске салады. LadVen OS иесі мен үй жануары айналасындағы қабылдауларды, тапсырмаларды, файлдарды, мерзімдерді және коммуникацияны басқаруға көмектеседі, бірақ ветеринарлық клиникалық жүйені, жануардың медициналық картасын, ауру тарихын, диагноздарды, тағайындауларды, зертхана интеграцияларын немесе салалық тізілімдерді алмастырмайды.

Қандай мәселені шешеді

Ветеринарлық клиникада көбіне қабылдаудың өзі емес, оның айналасындағы ұйымдастыру жоғалады. Иесі мессенджерге жазды, белгі фотосы қабылдау қызметкерінің телефонында қалды, нәтиже поштада жатыр, бір аптадан кейін қайта қаралу керек, бірақ еске салу қойылмаған. Басшы мәселені иесі жауап күтіп отырғанда немесе қабылдау үзілгенде ғана көреді.

Сценарий мұны былай шешеді: қабылдау, дайындық, құжаттар, ішкі поручения, қайталама байланыстар және еске салулар жауаптысы, мерзімі, файлдары, чек-листері және пікірлері бар тапсырмалар ретінде жүргізіледі. Клиникалық деректер профильді ветеринарлық жүйеде қалады, ал LadVen OS команда жұмысын және иемен байланысты үйлестіреді.

LadVen OS-та қалай жұмыс істейді

Сценарий бұрын сипатталған мүмкіндіктерден құралады:

• Клиенттер және үй жануарлары — иесінің карточкасы байланыстарды, өтінім тарихын, байланысты тапсырмаларды және үй жануары бойынша ұйымдастыру мәліметтерін сақтайды.
• CRM және кезеңдер — өтінім жазылудан дайындыққа, қабылдауға, нәтижеге және қайталама байланысқа өтеді.
• Күнтізбе — қабылдаулар, қоңыраулар, бақылау қаралулары және жұмыс терезелері команданың ортақ кестесінде көрінеді.
• Тапсырмалар — кабинетті дайындау, құжат сұрау, иеге қоңырау, нәтижені тексеру және қайталама қабылдау жауапты мен мерзім алады.
• Файлдар — келісімдер, нұсқаулықтар, сезімтал емес фотолар, иесінің құжаттары және жұмыс материалдары тапсырма жанында сақталады.
• Чек-листер — қабылдауға дайындық, құжаттарды тексеру, нұсқаулық беру және қайталама байланыс алдын ала бекітіледі.
• Пікірлер — қабылдау қызметінің нақтылауы, дәрігердің ұйымдастыру шешімдері және басшы ескертпелері тарихта қалады.
• Еске салулар — қайта қаралу, вакцинация, өңдеу немесе бақылау қоңырауы күні бар тапсырмаға айналады.

Қабылдаулар, үй жануарлары және команда жұмысы

Әр қабылдаудың анық маршруты болуы керек: иені кім қабылдады, қай үй жануары жазылған, қандай құжат керек, не дайындау қажет, кабинетке кім жауапты, қабылдаудан кейін кім байланысады және келесі байланыс қашан. Алғашқы қабылдау, вакцинация, жоспарлы рәсім, күтім, талдау немесе қайта қаралу әртүрлі маршрутқа ие болуы мүмкін, бірақ жауапкершілік көрінуі керек.

Егер иесі қабылдауды ауыстырса, тапсырма жаңартылады. Егер дәрігер құжат дайындауды немесе қабылдаудан кейін иемен байланысуды сұраса, поручение қабылдау жанында тіркеледі. Егер қайта қаралу немесе вакцинация туралы еске салу керек болса, ол қабылдау қызметкерінің жадында қалмайды — күні мен жауаптысы бар тапсырма пайда болады.

Файлдар, чек-листер және еске салулар

Клиникалық медициналық карта болмаса да, ветеринарлық клиникада көп ұйымдастыру материалы бар: келісімдер, сауалнамалар, нұсқаулықтар, иесінің құжаттары, сезімтал дерексіз жұмыс процесінің фотолары, ішкі рәсімдер және жауаптыға жеткізілуі тиіс нәтижелер. Олар жеке чаттарда емес, келесі қадам көрінетін тапсырма жанында болуы керек.

Файлдар жұмыс жанында қалады: қабылдау қызметі, дәрігер және басшы бір ұйымдастыру материалдарын көреді.

Чек-лист құжаттарды, дайындықты, нұсқаулық беруді және қайталама байланыс тапсырмасын тексеруге көмектеседі.

Клиника не алады

• әр қабылдауда дайындыққа, иемен байланысқа және келесі қадамға кім жауапты екені көрінеді;
• фотолар, келісімдер және нұсқаулықтар телефондар, пошта және чаттар арасында жоғалмайды;
• қайта қаралулар, вакцинациялар және бақылау қоңыраулары ауызша уәде емес, тапсырмаға айналады;
• басшы мерзімі өткен жұмысты, иені күтуді және қозғалыссыз тапсырмаларды көреді;
• алмастыру қауіпсізірек болады: әріптес тарихты, файлдарды және келесі қадамды чаттан іздемей көреді.

Енгізу чек-листі

1. Типтік сценарийлерді бөліңіз: алғашқы қабылдау, вакцинация, жоспарлы рәсім, талдау, қайта қаралу, бақылау қоңырауы.
2. Қандай деректер LadVen OS-та бола алатынын, ал қандай деректер тек профильді ветеринарлық жүйеде қалуы керегін анықтаңыз.
3. Дайындық, құжаттар, қайталама байланыс, қайта қабылдау және еске салулар үшін тапсырма үлгілерін жасаңыз.
4. Чек-листер қосыңыз: иесі расталды, құжаттар алынды, кабинет дайын, нұсқаулық берілді, келесі байланыс белгіленді.
5. Басшы көріністерін баптаңыз: бүгін, ертең, иені күтеміз, мерзімі өтті, қайталама байланыс жоқ, қайта қабылдаулар.
6. Қолжетімділікті тексеріңіз: сезімтал деректерді, ішкі пікірлерді және құжаттарды тек қажет қызметкерлер көруі керек.

Неден сақ болу керек

• LadVen OS-ты ветеринарлық медициналық карта, ауру тарихы, диагноздар, тағайындаулар немесе зертхана жүйесі орнына қолданбаңыз.
• Сезімтал клиникалық деректер профильді ветеринарлық жүйеде болуы керек болса, оларды тапсырмаларда сақтамаңыз.
• Қайта қаралу, вакцинация немесе бақылау қоңырауын тек ауызша келісім ретінде қалдырмаңыз.
• Қабылдауға дайындықты анық нәтиже мен келесі қадамсыз жаппаңыз.
• Иесінің құжаттарын немесе ішкі жазбаларды олар жұмысқа қажет емес қызметкерлерге ашпаңыз.

Нәтижені қалай өлшеу керек

• шұғыл нақтылаусыз визитке дейін дайындалған қабылдаулар үлесі;
• иені, дәрігерді немесе қабылдау қызметін күтетін тапсырмалар саны;
• өткізіп алынған қайталама байланыстар, вакцинациялар немесе бақылау қоңыраулары;
• қажет ұйымдастыру құжатын табуға кететін уақыт;
• тапсырма жабылғанға дейін келесі қадам тағайындалған қабылдаулар үлесі.

Неден бастау керек

• CRM клиенттері — иесінің байланыстарын және ұйымдастыру өтінімдерінің тарихын сақтау.
• Мәмілелер және өтінімдер — жазылу, дайындық, қабылдау және қайталама байланыс кезеңдерін жауапкершілікті жоғалтпай жүргізу.
• CRM воронкалары — жаңа жазылуларды, дайындықты, иені күтуді, қабылдауды және қайталама байланысты бөлу.
• Кіріс өтінім формалары — сайттан өтінім қабылдап, CRM-ге қолмен көшірмей өткізу.
• CRM, тапсырмалар және құжаттар байланыстары — иені, үй жануарын, файлдарды және жұмыс тапсырмаларын байланыстыру.
• Күнтізбе — қабылдауларды, қоңырауларды және команда жұмыс терезелерін көру.
• Тапсырма жасау — дайындықты, қоңырауды немесе қайталама байланысты жауапты және мерзіммен рәсімдеу.
• Тапсырма өрістері және жұмыс контексті — жұмысты иемен, үй жануарымен, құжатпен және күтілетін нәтижемен байланыстыру.
• Тапсырма чек-листі — дайындықты, құжаттарды, нұсқаулықты және келесі қадамды тексеру.
• Тапсырма файлдары — ұйымдастыру материалдарын жұмыс жанында ұстау.
• Тапсырма пікірлері — нақтылауларды, шешімдерді және ішкі ескертпелерді контекст жоғалтпай тіркеу.
• Тапсырма үлгілері және автоматтандыру — қайталама байланыстарды, вакцинацияларды және бақылау қоңырауларын қолмен қоймай қайталау.
• Тапсырмалар тізімі және көріністері — мерзімдерді, иені күтуді және команда жүктемесін бақылау.
• Тапсырманы тексеру және жабу — келесі қадамды жоғалтпай ұйымдастыру нәтижесін қабылдау.
• Қайталанатын тапсырмалар — вакцинация, өңдеу және қайта қаралу еске салуларын жасау.
• CRM роботтары — өтінім кезеңі өзгергенде типтік әрекеттерді іске қосу.
• Тапсырма ережелері — нәтижесіз немесе келесі байланыссыз дайындықты жабуға жол бермеу.
• Құжаттар — келісімдерді, нұсқаулықтарды және жұмыс материалдарын процесс жанында сақтау.
• Экстранет клиент порталы — қажет болса иеге статус пен құжаттарға қауіпсіз қолжетімділік беру.

Демо сұрау

Иелердің жазылулары, үй жануарлары, құжаттар, команда тапсырмалары және қайта қабылдаулар дайын демо-порталда қалай көрінетінін көргіңіз келе ме? Демо сұраңыз — сценарийді қауіпсіз демо-деректерде көрсетеміз және қандай клиникалық функцияларды ерте қолжетімділікте дамыту керек екенін талқылаймыз.