LadVen OS жүйесін тестілеуге шақырамызДемо сұрау
Негізгі мазмұнға өту

Құжаттар

LadVen OS-та құжаттар жұмыс файлдарын процестің жанында ұстайды: тапсырмада, CRM жазбасында, клиентте, жұмыс тобында немесе workflow ішінде. Бұл жай файл қоймасы емес. Құжат қандай материал екенін, қай іске қатысты екенін, қай нұсқа өзекті екенін, кім тексеруі немесе қол қоюы керек екенін және келесі қадам қандай екенін көрсетуі тиіс.

Құжаттарды кездейсоқ тіркемелер папкасы емес, басқарылатын жұмыс қабаты ретінде пайдаланыңыз.

Қай жерде​

Негізгі аймақтар:

  • Құжаттар (/documents) - құжаттар тізімі және жұмыс беттері;
  • Құжат беті (/documents/:documentId) - файлдар, күй, байланыстар, әрекеттер, тарих және пікірлер;
  • Жиынтық үлгілері (/documents/templates) - тапсырмалар, CRM, клиенттер және жұмыс топтары үшін қайталанатын құжат жиындары;
  • Кіріс алмасу (/documents/exchange/inbound) - сыртқы алмасу арқылы келген құжаттарды өңдеу;
  • тапсырмалар, CRM, экстранет және жұмыс аймақтарындағы байланысты блоктар.

Әрекеттер құқығыңызға, құжат түріне, байланысты объектіге және қол қою немесе алмасу ережелеріне байланысты.

Жұмыс маршруты​

  1. Құжатты дұрыс контекстен жасаңыз немесе ашыңыз: тапсырма, opportunity, клиент, жоба немесе жалпы тізім.
  2. Түсінікті атау мен түр беріңіз: шарт, шот, акт, ұсыныс, іс материалдары, сенімхат немесе басқа бизнес түрі.
  3. Өзекті файлдарды тіркеп, олардың қай объектіге қатысты екенін көрсетіңіз.
  4. Келісу, клиентке жіберу немесе экстранетке жариялау алдында нұсқаны тексеріңіз.
  5. Пікір қалдырыңыз: не өзгерді, кім тексереді және келесі қадам қандай.
  6. Құжат жиыны қайталанса, жиынтық үлгісін қолданыңыз.

Құжат беті​

Құжат беті жұмыс контекстін көрсетуі керек: атау, түр, күй, байланысты файлдар, клиент немесе тапсырма, жауапты адамдар және әрекеттер тарихы. Егер құжат CRM, тапсырмалар немесе экстранетпен байланысса, пайдаланушы оның не үшін керек екенін және нәтижені кім күтіп отырғанын түсінуі тиіс.

scan.pdf немесе final_new_2 сияқты атаулардан аулақ болыңыз. Жақсы атау файлды ашпай-ақ дұрыс құжатты табуға көмектеседі.

Құжат редакторы: мәтін, пішімдеу және кестелер​

Құжат мәтінін бөлек кеңсе редакторына кетпей-ақ, тікелей LadVen OS-та дайындауға болады. Кірістірілген редактор пішімдеуді (тақырыптар, тізімдер, ерекшелеу, сілтемелер) және кестелерді қолдайды — бұл ұсынысты, хаттаманы, нұсқаулықты немесе ішкі регламентті құжат бойынша қалған жұмыспен бір жерде жинауға жеткілікті.

Егер құжат Word-та дайындалып қойған болса, оны .docx файлынан импорттауға болады: мәтін, пішімдеу және кестелер редакторға көшіріледі, әрі қарай құжат порталда күй, нұсқалар, байланыстар және келісумен бірге өмір сүреді. Бұл бастапқы нұсқа Word-та келгенде, бірақ оны бұдан былай тіркеме емес, жұмыс құжаты ретінде басқару керек болғанда ыңғайлы.

Пішімдеу панелі порталдың барлық тілдеріне аударылған. Дәл сол пішімдеу пікірлерде де қолжетімді, сондықтан құжатқа немесе тапсырмаға түсініктемені тұтас мәтінмен емес, тізіммен, екпіндермен және сілтемелермен оқуға ыңғайлы етіп безендіруге болады.

Неден аулақ болу керек. Дәл көшірме жасау үшін Word-тан күрделі беттеуді редакторға көшірмеңіз — портал баспа бланкісінің макетін емес, жұмыс құжатын сақтайды. Дәл бастапқы беттеу немесе дизайн қажет болса, бастапқы файлды тіркеме ретінде қосып, оны негізгі нұсқа ретінде ұстаңыз.

Сыртқа жіберу немесе қол қою алдында ағымдағы нұсқа ашық екеніне көз жеткізіңіз. Құжатта бірнеше файл болса, негізгі файлды және қосымша тіркемелерді белгілеңіз.

Ескі нұсқа келісу тарихы үшін қажет болса, оны өшірмеңіз. Жаңа нұсқа не үшін пайда болғанын түсіндіретін анық пікір қалдырыңыз.

Жиынтық үлгілері​

Жиынтық үлгісі қайталанатын құжат жиынын сипаттайды: қандай құжаттар керек, қайсысы міндетті, қай жерде қолданылады және қандай келісу немесе қол қою ережелері бар.

Үлгілерді қайталанатын процестерге пайдаланыңыз: сату пакеті, шарт пакеті, сервис сұранысы, заң ісі, onboarding немесе жобаны бастау. Команда қайталамайтын бір реттік жағдайға үлгі жасамаңыз.

Тапсырмалармен және CRM-мен байланыс​

Егер орындау құжатқа тәуелді болса, құжат жұмыс объектісімен байланысуы керек. Тапсырмада ол орындаушыға бастапқы материалдар мен күтілетін нәтижені береді. CRM-де ол жұмыстың коммерциялық немесе заңдық негізін көрсетеді.

Құжатты дайындау, тексеру немесе жіберу керек болса, жауапты адам мен мерзімі бар тапсырма жасаңыз. Құжат клиентке қатысты болса, CRM байланысын және қолжетімділік құқықтарын тексеріңіз.

Қол қою және алмасу​

Сыртқы алмасуға немесе қол қоюға кететін құжаттарда контрагент, заңды тұлға, ағымдағы нұсқа және күй ең маңызды. Жіберер алдында құжат дұрыс клиентке қатысты екенін, ішкі пікірлер жоқ екенін және сыртқы әрекетке дайын екенін тексеріңіз.

Сыртқы алмасу назар талап етсе, оны тіркелмеген қолмен жіберумен айналып өтпеңіз. Команда құжат қай жерде тоқтағанын көруі үшін күй мен келесі қадамды бекітіңіз.

Құжатты қол қоюға қалай жіберу, қол қоюшыларды жүргізу және сілтеме арқылы сыртқы қолжетімділікті ашу керегі — Қол қою және құжаттарға сыртқы қолжетімділік бөлімінде.

Кіріс құжаттар​

Сырттан келген құжат алдымен сұрыпталуы керек: клиентті немесе opportunity-ді анықтау, қайталанатын жазбаларды тексеру, тапсырмаға немесе CRM жазбасына байланыстыру және жауапты адамды тағайындау. Кіріс файлды контекстсіз жалпы тізімге көшірмеңіз.

Егер құжатта жеке, қаржылық немесе шарттық деректер болса, оны тапсырмада, чатта немесе экстранет кеңістігінде талқыламас бұрын қолжетімділікті тексеріңіз.

Басшы бақылауы​

Басшылар тұрақты тексеруі керек:

  • тапсырмаға, клиентке немесе CRM жазбасына байланыспаған құжаттар;
  • міндетті құжаты жоқ жиынтықтар;
  • келісуді, қол қоюды немесе сыртқы алмасуды күтіп тұрған құжаттар;
  • қызметкерлер әлі қолданып жүрген ескі нұсқалар;
  • артық немесе түсініксіз құжат жасайтын үлгілер;
  • қолжетімділік тексерусіз сыртқа немесе экстранетке жарияланған файлдар.

Жақсы тәжірибелер​

  • Құжаттарды бизнес мағынасы бойынша атаңыз: клиент, түр, кезең немесе нәтиже.
  • Жария сипаттамаларға жеке деректерді жазбаңыз.
  • Жіберу, қол қою немесе экстранетке жариялау алдында нұсқаны тексеріңіз.
  • Құжаттарды тапсырмалармен, CRM-мен, клиентпен немесе жұмыс тобымен байланыстырыңыз.
  • Қайталанатын жиынтықтар үшін үлгілерді пайдаланыңыз.

Бизнеске арналған сценарийлер​

Байланысты бөлімдер​

Соңғы жаңарту күні