Қол қою және құжаттарға сыртқы қолжетімділік
Құжат дайын болғанда, оны жиі сыртқа көрсету немесе қол қойдыру керек: клиентке, контрагентке, серіктеске. LadVen OS құжатты қол қоюға жіберуге және оның бетінен тікелей қауіпсіз сыртқы қолжетімділікті ашуға мүмкіндік береді — файлдарды поштамен жөнелтпей, кім не істегенін бақылап отырып.
Құжаттың өзімен және нұсқалармен қалай жұмыс істеу керегі — Құжаттар бөлімінде. Мұнда — қол қою мен сыртқы қолжетімділік туралы.
Қол қою сұранысы
Құжат бетінен қол қою сұранысын жасауға болады: қол қоюшыларды, қол қою тәсілі мен мерзімін таңдаңыз. Одан әрі портал процесті өзі жүргізеді және әр қол қоюшы бойынша күйді көрсетеді.
Кімді қол қоюшы етіп тағайындауға болады:
- экстранет арқылы клиентті — байланысты CRM жазбасындағы қол қоюшы клиенттік порталда қол қояды;
- жария сілтеме арқылы сыртқы адамды — жеке сілтемені алған кез келген адам қол қояды.
Портал әр қол қоюшы бойынша күйді жүргізеді: шақырылды, жіберілді, көрілді, қол қойылды, қабылданбады немесе мерзімі бітті. Осылай кімнің қол қойғаны, ал кімді асықтыру керегі көрінеді.
Қол қою тәсілдері
LadVen OS бірнеше қол қою тәсілін қолдайды — қайсысы қолжетімді екені порталыңыздағы құжаттар модулінің баптауларына байланысты:
- порталда растау — қол қоюшы құжат бетінде «қабылдаймын» дегенді басады;
- салынған қол — қол қоюшы қолды тікелей экранда салады;
- қол қойылған файлды жүктеу — қол қоюшы сканды немесе қол қойылған PDF файлын жүктейді;
- сыртқы қол қою қызметі — егер оны әкімші қосқан болса.
Тәсілді құжатқа қойылатын талапқа қарай таңдаңыз: ішкі келісу үшін растау жеткілікті, ал заңдық маңызы бар құжаттарға компанияңызда қабылданған тәсілді пайдаланыңыз.
Қол қоюшылардың жеке сілтемелері
Әр қол қоюшы қол қою бетіне өзінің жеке сілтемесін алады. Сілтемені көшіріп, қол қоюшыға ыңғайлы тәсілмен жіберуге болады. Сілтеме арқылы адам құжатты ашады, онымен танысады және таңдаған тәсілмен қол қояды — ішкі порталға кірмей-ақ.
Бір сілтемені бірнеше адамға жібермеңіз: сілтеме нақты қол қоюшыға байланған, әрі ол арқылы дәл сол адамның әрекеті бақыланады.
Жариялау: сыртқы көру және қол қою
Қол қою сұранысынан бөлек, құжатты жариялауға болады — сілтеме арқылы сыртқы қолжетімділікті ашуға:
- көру үшін — сыртқы қатысушы құжатты көреді және жүктеп алады;
- қол қою үшін — сыртқы қатысушы қол қоюдан өтеді.
Жариялаудың қауіпсіздік параметрлері бар:
- қолжетімділік қалай берілетіні — қорғалған сілтеме бойынша немесе алушының нақты email-і бойынша;
- қолданылу мерзімі — одан кейін сілтеме жұмыс істемей қалады;
- ашылу санын шектеу — берілген өтініш санынан кейін қолжетімділік жабылады.
Жариялауды кез келген сәтте кері қайтаруға болады — сілтеме бірден құжатты аша алмай қалады. Қолжетімділік енді керек болмағанда немесе қателікпен берілгенде оны кері қайтарыңыз.
Электрондық алмасу: адал шектеулер
LadVen OS сыртқы электрондық құжат айналымы жүйелерімен жұмыс істейді, бірақ толыққанды электрондық алмасу клиенті емес. Шектеулерді түсіну маңызды:
- портал электрондық алмасудан кіріс құжаттарды қабылдайды және оларды сұрыптауға көмектеседі (қараңыз: Құжаттар);
- портал сыртқы алмасудағы құжат күйін бақылайды;
- портал егжей-тегжейлі жұмыс үшін сыртқы жүйенің кабинетіне сілтеме береді.
Электрондық алмасудың толық циклі — заңдық маңызы бар құжаттарды оператор арқылы қалыптастыру, жіберу және қол қою — порталда емес, электрондық алмасу жүйесінің өзінде өтеді. Электрондық қолды және электрондық алмасуды автоматты қосылған деп есептемеңіз: бұл — баптауға және қосылған операторға байланысты бөлек мүмкіндіктер.
Жақсы тәжірибелер
- Қол қоюға жіберер алдында өзекті нұсқа ашық екенін және құжат дұрыс клиентке қатысты екенін тексеріңіз.
- Сыртқы қолжетімділік алдында құжатта ішкі пікірлер мен қызметтік ескертпелер жоқ екеніне көз жеткізіңіз.
- Қол қоюшыны осы құжат түріне қабылданған тәсіл бойынша тағайындаңыз.
- Әр қол қоюшыға ортақ емес, оның жеке сілтемесін жіберіңіз.
- Қолданылу мерзімін қойыңыз және қолжетімділік енді керек болмағанда жариялауды кері қайтарыңыз.
- Электрондық алмасу үшін әрекет сыртқы кабинетте аяқталса да, күй мен келесі қадамды порталда бекітіңіз.
Жиі кездесетін қателер
- Құжаттың ескірген нұсқасын қол қоюға жібереді.
- Ішкі пікірлерді алмай тұрып сыртқы қолжетімділікті ашады.
- Бір сілтемені бірнеше қол қоюшыға жібереді — бақылау жоғалады.
- Мерзім қоймайды және жариялауды кері қайтармайды — қолжетімділік керегінен ұзақ ашық қалады.
- Электрондық алмасу мен электрондық қолды әдепкіде қосулы деп есептейді, ал олар баптауға байланысты.