Тапсырмалар тізімі, сүзгілер және көріністер

LadVen OS - бизнеске арналған операциялық жүйе тапсырмалар бөлімі арқылы басшыға бөлім жұмысын бақылауда ұстауға, ал қызметкерге бүгін не істеу керегін, қай мерзімдер жанып тұрғанын және қай жерде жаңа өзгерістер пайда болғанын тез түсінуге көмектеседі. Бір экранда қажет тапсырмаларды табуға, шарттар бойынша іріктеуге, ыңғайлы қарау тәсілін таңдауға, қайталанатын жұмыс кесінділерін сақтауға, экспорт дайындауға және бірнеше тапсырманы бірден өзгертуге болады.

Негізгі қағида:

• тізім жұмысқа қандай тапсырмалар кіретінін көрсетеді;
• сүзгілер қандай тапсырмаларды көру керегін нақтылайды;
• көріністер тапсырмаларды әр қырынан көрсетеді: тізім, Kanban, жеке тақта, кесте;
• жаппай әрекеттер бірнеше тапсырмаға бірдей шешім қолдану керек болғанда тәртіп орнатуға көмектеседі.

Тапсырмалар бөлімі жай үлкен реестр болмауы керек. LadVen OS ішінде ол операциялық жұмысты басқару панелі ретінде қолданылады: басшы тәуекелдерді көреді, қызметкер жеке кезегін түсінеді, бизнес иесі қай процестің назар талап ететінін байқайды.

Тапсырмалар бөлімі қандай сұрақтарды шешеді

Басшы үшін тапсырмалар бөлімі мынаны түсінуге көмектеседі:

• бөлім бойынша мерзімі өткен тапсырмаларды көру;
• кімде артық жүктеме бар екенін және кімде бос ресурс қалғанын түсіну;
• жауаптысы жоқ тапсырмаларды табу;
• басым және клиенттік тапсырмаларды тексеру;
• жоспарлау жиналысына, есепке немесе клиентпен кездесуге жұмыс кесіндісін дайындау;
• жоспар өзгергенде тапсырмаларды тез қайта тағайындау.

Қызметкер үшін тапсырмалар бөлімі мынаны береді:

• күнге немесе аптаға жеке жұмыс тізімін жинау;
• өзі жауапты, бірге орындаушы немесе бақылаушы болып қатысатын тапсырмаларды тексеру;
• жаңа пікірлер мен өзгерістерді көру;
• тапсырмаларды мерзім және басымдық бойынша реттеу;
• уақыт есебі жүріп жатқан тапсырмаға қайта оралу;
• мерзімі, бағасы немесе нақтылауы жоқ тапсырмаларды жоғалтпау.

Тізімнің жоғарғы панелін қалай оқу керек

Тізімнің жоғарғы панелі тапсырмаларды тез тарылтуға арналған жұмыс аймағы. Ол барлық тапсырманы бір-бірлеп ашпай, алдымен қажет басқарушылық контекстті жинауға көмектеседі.

Тізімнің өзінен жоғарыда, портал бас жолағында "Бөлім / Ішкі бөлім" түріндегі навигация тізбегі болады — мысалы, "Тапсырмалар / Тізім". Ол сіздің қай жерде тұрғаныңызды көрсетеді және бір басумен бір деңгей жоғары оралуға көмектеседі.

Бұл блокта әдетте мыналар қолданылады:

• іздеу - тапсырманы нөмірі, атауы, клиенті, жобасы немесе мәтін бөлігі бойынша табу;
• жылдам сүзгілер - жиі қайталанатын жұмыс сұрақтарына күрделі баптаусыз өту;
• кеңейтілген сүзгілер - мәртебе, мерзім, қатысушылар, жоба, клиент және басқа шарттарды дәл беру;
• сақталған кесінділер - тұрақты шарттар жиынына қайту;
• көрініс ауыстырғышы - сол тапсырмаларды тізім, Kanban немесе кесте ретінде көру;
• жаңарту - шешім қабылдамас бұрын соңғы өзгерістерді алу;
• экспорт - есеп немесе сыртқы салыстыру дайындау;
• тапсырма жасау - ағымдағы контексттен жаңа тапсырма қою.

Жұмыс тәртібін осылай ұстаңыз: алдымен жұмыс сұрағын таңдаңыз, содан кейін сүзгілер мен көріністі баптаңыз, кейін шешім қабылдаңыз. Егер кесіндіні тексермей тұрып жаппай әрекеттен немесе экспорттан бастасаңыз, артық тапсырмаларды өзгертіп немесе сыртқа шығарып қою оңай.

Басшы үшін жоғарғы панель "қазір жұмыстың қай бөлігін бақылап тұрмын?" деген сұраққа жауап береді. Қызметкер үшін - "менің ең жақын кезегіме қай тапсырмалар кіреді?" Бизнес иесі үшін - "қай процесс немесе клиент ағыны назар талап етеді?"

Жұмыс кесінділері

Күнделікті пайда беруі үшін бірнеше тұрақты кесінді жасаңыз. Олар кездейсоқ сүзгілер жиынтығын емес, қайталанатын басқарушылық сұрақтарды жабуы керек.

Кесінді	Кім қолданады	Қандай сұраққа жауап береді
Бүгінгі менің белсенді тапсырмаларым	қызметкер	ең алдымен нені орындау керек
Мен қатысатын оқылмағандар	қызметкер және басшы	қай жерде жаңа сұрақ немесе шешім пайда болды
Бөлім бойынша мерзімі өткендер	басшы	қай тапсырмалар араласуды қажет етеді
Жауаптысы жоқ	басшы	қай жұмыс иесі жоқ болғандықтан қозғалмай тұр
Қабылдауда	қоюшы немесе басшы	қай нәтижелерді тексеру керек
Жоғары басымдықтағы клиенттік тапсырмалар	басшы және процесс иесі	клиент алдындағы қай міндеттемелерді жоғалтпау керек
Мерзімі жоқ тапсырмалар	басшы	жоспарлаудан не түсіп қалды
Адамдар бойынша апта жоспары	басшы	кімде артық жүктеме бар, кімде ресурс бар

Кесінді тірі басқарушылық жұмысты алмастырмайды. Ол қай жерге қарау керегін көрсетеді. Шешім бәрібір тапсырма карточкасын ашып, контекстті тексергеннен кейін қабылданады.

Көріністер

Көрініс табылған тапсырмаларға қалай қарауды анықтайды. Бір тапсырмалар жиынын тізім, Kanban немесе кесте ретінде ашуға болады. Таңдау шешілуі керек сұраққа байланысты.

Жұмыс сұрағы	Ең қолайлы көрініс	Неге осы көрініс
Кесіндіге қандай тапсырмалар кіреді және қай өрістер толтырылған?	Тізім	Бағандар, сұрыптау, топтау, экспорт және жаппай әрекеттер көрінеді.
Орындау ағыны қай жерде тоқтап тұр?	Мәртебелер бойынша Kanban	Мәртебелердегі жиналу және қабылдаудағы тар орындар көрінеді.
Қызметкер жеке кезегін қалай ұйымдастырады?	Жеке Kanban	Жеке жұмыс кезеңдері көрінеді, ал тапсырма мәртебесі басқарушылық шындық болып қалады.
Осы аптада қай мерзімдер шоғырланып жатыр?	Апталық кесте	Тапсырмалардың күндерге бөлінуі және болашақ артық жүктеме көрінеді.
Кімде артық жүктеме бар және кім жұмыстың бір бөлігін ала алады?	Адамдар бойынша кесте	Тек мерзімдер тізімі емес, жауаптылар бойынша жүктеме көрінеді.

Жұмыс сұрағы анық болмай тұрып, көріністі тек сыртқы ыңғай үшін ауыстырмаңыз. Алдымен нені шешу керек екенін анықтаңыз: тәуекел табу, есеп дайындау, жүктемені қайта бөлу, қабылдауды тексеру немесе жеке жұмысты жоспарлау. Содан кейін көріністі таңдаңыз.

Тізім

Тізім нақты бақылауға ыңғайлы: өрістерді салыстыру, сұрыптау, бағандарды баптау, бірнеше тапсырманы таңдау және экспорт дайындау оңай.

Тізімді мына кезде қолданыңыз:

• тапсырманы нөмірі, атауы, клиенті немесе жобасы бойынша табу;
• мерзімдерді, мәртебелерді, басымдықтарды және жауаптыларды тексеру;
• командаға жұмыс тізімін дайындау;
• есептік кесінді жинау;
• бірнеше тапсырмада бірдей өрісті өзгерту.

Күнделікті жұмыс үшін тек қажет бағандарды қалдырыңыз: атау, жауапты, мәртебе, мерзім, басымдық және ең жақын жоспар. Есеп үшін жоба, қоюшы, жоспарланған және жұмсалған уақыт, жасалған және жаңартылған күндер қосылуы мүмкін.

Тізім тапсырма күйін түспен де меңзейді: мәртебелер боялған, сондықтан жаңа, орындалудағы, тексерудегі және аяқталған тапсырманы оқымай-ақ бір қарағаннан ажыратуға болады. Мерзімі өткен тапсырмалар жол басының сол жиегіндегі қызыл жолақпен және жұмсақ қызыл фонмен ерекшеленеді — осылайша араласуды қажет ететін тапсырмалар мерзім бойынша сұрыптағанға дейін-ақ бірден көрінеді.

Kanban

Kanban тапсырмаларды мәртебелер бойынша көрсетеді. Ол жұмыстың қозғалысын түсіну керек болғанда пайдалы: не әлі басталмады, не орындалып жатыр, не тексеруді күтіп тұр және не жабылды.

Kanban көмектеседі:

• қай мәртебеде тапсырма көп жиналғанын көруге;
• командалық кездесуде жұмыс ағымын тез талқылауға;
• тапсырма карточкасын ашып, контекстті нақтылауға;
• ұзақ қозғалмай тұрған тапсырмаларды байқауға.

Kanban - соңғы шешім қабылдайтын орын емес, қозғалыс картасы. Егер "Тексеруде" бағанында көп тапсырма жиналса, мәселе орындаушыларда емес, қабылдау жүктемесінде болуы мүмкін. Егер тапсырмалар ағым басында ұзақ тұрса, қою толық емес немесе түсінікті жауапты тағайындалмаған болуы ықтимал. Егер көп тапсырма қайта пысықтауға қайтса, дайындық критерийлерін, файлдарды және пікірлерді қарау керек.

Kanban-ды солдан оңға қарай жеке карточкалар жиыны емес, міндеттемелер ағыны ретінде оқыңыз:

• сол жақта жұмысқа әлі қабылданбаған немесе келесі қадамы түсініксіз тапсырмалар көрінеді;
• ортасында орындаудың нақты жүктемесі көрінеді;
• қабылдауға жақын жерде нәтиже дайын, бірақ қоюшы немесе басшы әлі растаған жоқ;
• оң жақта есепке немесе клиентпен салыстыруға қолдануға болатын аяқталған жұмыс көрінеді.

Тар орын - тапсырмалар келесі кезеңге кеткеннен тезірек жиналатын баған. Басшы үшін карточка саны ғана емес, жиналу себебі маңызды. Жұмыста көп тапсырма болса, орындаушылар жүктемесін және мерзімдерді тексеріңіз. Қабылдауда көп тапсырма болса, нәтижені кім қабылдауы керек екенін және карточкаларда дайындық критерийлері, файлдар мен пікірлер жеткілікті екенін тексеріңіз. Қайта пысықтауға көп қайтса, мәселе бір тапсырмада емес, қоюда, нәтиже стандартында немесе қабылдау тәртібінде болуы мүмкін.

Қабылдаудағы жиналуды бөлек талдаңыз. Мұндай тапсырмаларды бір бағанда тұрғаны үшін ғана жаппай жабыққа ауыстырмаңыз. Алдымен осы бағаннан бірнеше карточканы ашып, оларды топтарға бөліңіз:

• нәтиже дайын және тексерілген - тапсырманы жабу немесе қабылдауды бекіту;
• нәтиже бар, бірақ файл, пікір немесе чек-лист бөлігі жетіспейді - нақты ескертумен қайта пысықтауға қайтару;
• нәтиже бұрынғы түрде енді керек емес - түсіндірмемен жабу немесе жаңа нәтижеге байланысты тапсырма жасау;
• қабылдауды басшы немесе қоюшы кешіктіріп тұр - тексеру уақытын белгілеу және тапсырманы шешімсіз қалдырмау.

Бизнес иесі үшін бұл баған "қанша тапсырма дерлік дайын" дегенді емес, қанша нәтиже әлі қабылданған міндеттемеге айналмағанын көрсетеді. Егер қабылдау үнемі тар орынға айналса, тексеру ережесін өзгерту керек: кім қабылдайды, қандай мерзімде, қандай критериймен және қандай нәтиже жеткілікті саналады.

Kanban-ды жоспарлау кездесуінде былай қолданыңыз:

1. Бөлім, жоба немесе клиент бағыты бойынша кесімді ашыңыз.
2. Қай мәртебелерде тапсырмалар жиналғанын қараңыз.
3. Жиналуды жақын мерзімдермен және адамдардың жүктемесімен салыстырыңыз.
4. Мәселе бар бағаннан бірнеше тапсырманы ашып, себептерін тексеріңіз.
5. Шешімдерді карточкаларда бекітіңіз: пікір, мерзім, жауапты, байланысты тапсырма.
6. Кездесуден кейін мәртебе жұмыстың нақты күйін көрсететінін тексеріңіз.

Тапсырмаларды тек тақта әдемі көрінуі үшін мәртебелер арасында жылжытпаңыз. Мәртебе жұмыс шындығын көрсетуі керек: тапсырма жаңа, жұмыста, тексеруде, қайта пысықтауда, жабылған немесе түсінікті себеппен тоқтаған.

Жеке Kanban

Жеке Kanban қызметкерге өз тапсырмаларын жұмыс кезеңдері бойынша бөлуге көмектеседі, ал басшы адамның жеке кезекті қалай ұйымдастыратынын көре алады. Бұл тапсырманың негізгі мәртебесін алмастырмайды, бірақ орындауды жоспарлауға көмектеседі.

Оны мына кезде қолданыңыз:

• күнге немесе аптаға жеке жоспар жинау;
• "жұмыстағы" тапсырмаларды "нақтылау күтетін" тапсырмалардан бөлу;
• жеке кездесуге дайындалу;
• қай тапсырманы басқа жұмыс кезеңіне ауыстыруға болатынын түсіну.

Жеке тақтада бірнеше тақтамен жұмыс істеуге, оларды қайта атауға, жаңа тақта жасауға, карточкада көрінетін өрістерді баптауға және осы өрістердің ретін өзгертуге болады. Тақта бағандары жеке жұмыс тәсілін сипаттайды: мысалы, "Бүгін", "Нақтылау күтемін", "Жұмыста", "Тапсырар алдында тексеру". Кезек түсінікті болып қалуы үшін карточкаларды бағандар арасында жылжытуға болады.

Жеке Kanban карточкасында ең жақын жоспар мен мерзім ерекше маңызды. Ең жақын жоспар пайдаланушының нақ келесі не істейтінін көрсетеді: карточка мәтінін жылдам бағдар ретінде қабылдаңыз. Егер ол қысқарған, түсініксіз немесе мерзіммен сәйкес емес болса, карточканы ашып, келесі қадамды, жауаптыны немесе мерзімнің жылжуын нақтылау керек. Мерзім шұғылдығына қарай түспен ерекшеленеді: мерзімі өткендер — қызыл әрі қалың, бүгін немесе ертең аяқталатындар — ескерту ретінде қызғылт сары, қалғандары — бейтарап түспен.

Басшы үшін жеке Kanban жеке әңгімеде пайдалы: ол қызметкердің өз кезегін қалай көретінін көрсетеді. Бірақ ол бойынша тапсырма мәртебесі туралы соңғы шешім қабылдауға болмайды. Егер тапсырма жеке "Дайын" бағанында тұрса, бұл жұмыс қабылданды деген сөз емес: тапсырма карточкасын ашып, жүйелік мәртебені, нәтижені, файлдарды, чек-листі және пікірлерді тексеріңіз.

Жақсы жеке тақта үш сұраққа жауап береді:

• қызметкер қазір не істеп жатыр;
• не сыртқы шешім немесе нақтылау күтеді;
• не тексеруге беруге дайын.

Жеке Kanban-ды қалай оқу керек:

Жағдай	Бұл нені білдіреді	Не істеу керек
Жеке жұмыста тапсырма көп	қызметкер тым кең фронт алған	ең жақын 1-2 нәтижені таңдап, қалғанын жоспарға ауыстыру
Нақтылау күтетін тапсырма көп	қою немесе контекст толық емес	сұрақтарды карточкаларда қойып, кім жауап беруі керек екенін бекіту
Шұғыл тапсырмалар жақын кезеңге кірмеген	жеке жоспар мерзімдермен сәйкес емес	тақтаны апталық кестемен және мерзімдермен салыстыру
Басшы тұрақты артық жүктемені көреді	мәселе қызметкер тәртібінде емес, бөлуде болуы мүмкін	адамдар бойынша кестені тексеріп, жұмыстың бір бөлігін қайта тағайындау

Жеке кездесу үшін қызметкердің жеке тақтасын ашыңыз, содан кейін даулы тапсырмаларды карточкалардан тексеріңіз. Жақсы кездесу нәтижесі - карточкаларды жылжыту емес, әр тәуекелді тапсырма бойынша түсінікті келесі қадам, мерзім және нәтиже иесі.

Нашар жеке тақта жүйелік мәртебелерді бірдей қайталайды немесе мерзімі мен келесі қадамы жоқ тапсырмалар қоймасына айналады. Егер онда ондаған баған пайда болса, қарапайым тізімге және сақталған кесінділерге оралған дұрыс.

Егер тапсырмада бірнеше қатысушы болса, нәтиженің иесі негізгі жауапты болып қалады. Бірге орындаушылар мен бақылаушылар контекстпен көмектеседі, бірақ жауапкершілікті бұлдырлатпауы керек.

Апталық кесте

Апталық кесте тапсырмаларды күндер бойынша көрсетеді. Ол мерзімдердің уақытқа қалай бөлінгенін бағалауға және артық жүктемені алдын ала байқауға көмектеседі.

Схема кестені ерте басқару құралы ретінде оқуға көмектеседі: мерзімдер қайда шоғырланады, кімде артық жүктеме бар және нені мерзім өтпей ауыстыруға болады.

Апталық кестеде тексеріңіз:

• ағымдағы аптадағы тапсырмалар;
• қайта жоспарға енгізілуі керек мерзімі өткен тапсырмалар;
• мерзімдер тым тығыз шоғырланған күндер;
• жауаптысы жоқ тапсырмалар;
• уақыты немесе алдын ала бағасы жоқ тапсырмалар;
• жұмыс басталмай тұрып ауыстыру керек тапсырмалар.

Бұл көрініс апта жоспарлауға және күнделікті синхрондарға ыңғайлы. Егер көп өрісті өзгерту немесе есеп дайындау керек болса, тізімге оралыңыз.

Адамдар бойынша кесте

Адамдар бойынша кесте жұмысты орындаушыларға қатысты көрсетеді. Бұл бөлім жүктемені бағалауға және қайта бөлуге дайындалуға негізгі құрал болады.

Оны мына кезде қолданыңыз:

• алдағы күндері кімде артық жүктеме бар екенін түсіну;
• жауаптысы жоқ тапсырмаларды көру;
• қызметкерлер арасындағы жоспарды салыстыру;
• қайта тағайындауға дәлел дайындау;
• шұғыл тапсырмалар бір адамның мойнында жиналып қалмағанын тексеру.

Кестеде мынаны тексеріңіз:

• алдағы күндерде кімде артық жүктеме бар;
• жауаптысы жоқ тапсырмалар бар-жоғын;
• қызметкерлер арасындағы жоспар теңдігін;
• шұғыл тапсырмалар бір адамда шоғырланбағанын;
• қай тапсырманы мерзімі өткенге дейін ауыстыру немесе қайта тағайындау керек екенін.

Адамдар бойынша кесте "жұмысты кім және қашан істейді?" деген сұраққа жауап береді. Егер клиенттің қай тапсырмалары назар талап ететінін түсіну керек болса, клиент бойынша сүзгіні және жоба немесе клиент бойынша топтауды қолданған дұрыс.

Басшы үшін бұл көріністің құндылығы ерте араласуда. Бір қызметкердің бір күніне бірнеше шұғыл тапсырма жиналып, басқа орындаушыда ресурс болса, мерзім нақты өтіп кеткенін күтпеңіз: карточканы ашыңыз, контекстті тексеріңіз, жұмыстың бір бөлігін қайта тағайындаңыз немесе нәтиже иесімен жаңа мерзімді келісіңіз.

Кестені тек әдемі күнтізбе ретінде қолданбаңыз. Ол басқарушылық сұрақтарға жауап беруі керек: уәде етілген көлемге адамдар жете ме, жауаптысы жоқ тапсырмалар тұрып қалған жоқ па, бір орындаушыда тым көп шұғыл жұмыс жиналмады ма.

Іздеу және сүзгілер

Іздеу мәтін бойынша тізімді тез тарылтуға керек: нөмір, атау, сипаттама бөлігі, клиент немесе жоба.

Жұмыс тәртібі:

1. Қысқа сұрау енгізіңіз.
2. Нәтиженің жаңаруын күтіңіз.
3. Тапсырма тым көп болса, мәртебе, жауапты, жоба, клиент немесе мерзім бойынша сүзгі қосыңыз.
4. Тапсырма табылмаса, белсенді сүзгілерді, сақталған кесіндіні және таңдалған көріністі тексеріңіз.

Іздеу сүзгілерді алмастырмайды. Іздеу "бұл мәтін қай жерде кездеседі" деген сұраққа жауап береді, ал сүзгілер "қай тапсырмалар шарттарға сәйкес келеді" деген сұрақты жабады.

Жылдам сүзгілер

Жылдам сүзгілер ең жиі жұмыс сұрақтарын жабады. Олар күрделі баптаусыз қажет кесіндіге өтуге көмектеседі.

Сүзгі	Қашан қолдану керек
Белсенді	Жабылған тапсырмаларсыз ағымдағы кезек үшін.
Менің тапсырмаларым	Өзіңіз қатысатын тапсырмаларды көру үшін.
Менің қатысуыммен	Жауапты болмасаңыз да, талқылауға немесе орындауға қатысатын тапсырмаларды табу үшін.
Тағайындалған	Орындаушылары бар тапсырмаларға назар аудару үшін.
Бөлім бойынша	Команда немесе бөлім тапсырмаларын бақылау үшін.
Оқылмаған	Жаңа пікірлер мен өзгерістерді қарау үшін.
Мерзімі өткен	Мерзімдерді шұғыл бақылау үшін.
Жауаптысы жоқ	Нәтиже иесі жоқ болғандықтан қалыпты қозғалмай тұрған тапсырмаларды табу үшін.
Басымдықты	Әдеттегі ағымнан бұрын өңделуі керек тапсырмалар үшін.
Аптаға	Жақын күндерді жоспарлау және синхрондауға дайындалу үшін.
Алдын ала бағалауды талап етеді	Алдымен жұмыс көлемін келісу керек тапсырмалар үшін.
Барлығы	Қалған таңдалған шарттарды ескере отырып толық тізім үшін.

Пайдалы үйлесімдер мысалдары:

• "Мерзімі өткен + бөлім" команда шұғыл қарап шығуы керек тапсырмаларды көрсетеді.
• "Клиент + белсенді + жоғары басымдық" дәл қазір назар талап ететін клиенттік міндеттемелерді бөліп көрсетеді.
• "Жауаптысы жоқ + жоба" жұмыс нәтиже иесі болмағандықтан қай жерде тұрып қалғанын көрсетеді.

Сүзгілер бойынша басқарушылық шешім матрицасы

Сүзгі өздігінен құнды емес. Ол шешімге кіретін есік болуы керек. Егер кесіндіні ашқаннан кейін не істеу керегі түсініксіз болса, шарттарды тарылтыңыз немесе кесіндіні қайта атаңыз.

Нені түсіну керек	Неден бастау керек	Карточкаларда нені тексеру керек	Қандай шешім қабылдау керек
Бөлім неге мерзімнен қалып жатыр	Мерзімі өткен + бөлім	мерзім, соңғы пікір, жауапты, бөгеттер, файлдар	мерзімді ауыстыру, бөгетті алып тастау, қайта пысықтауға қайтару немесе қайта бөлу
Қай жұмыстың иесі жоқ	Жауаптысы жоқ + жоба/клиент	қоюшы, нәтиже сипаттамасы, байланыстар, чек-лист	иесін тағайындау немесе қоюды нақтылауға қайтару
Қай нәтиже басшы тексеруін күтеді	Қабылдауда + бөлім/жоба	дайындық критерийлері, тіркемелер, орындаушы пікірі	жабу, қайта пысықтауға қайтару немесе жетіспейтін нәтижені сұрау
Қай клиенттік уәделер тәуекелде	Клиент + белсенді + жоғары басымдық	мерзім, жауапты, клиенттік контекст, соңғы күй	бақылауды күшейту, жоспарды өзгерту немесе байланысты тапсырма жасау
Қай қызметкердің жүктемесі артық	Жауапты + апта/кесте	мерзімдердің шоғырлануы, басымдықтар, жоспарланған уақыт	тапсырманың бір бөлігін қайта тағайындау немесе жаңа мерзімді келісу

Мұндай кесінді бойынша жаппай әрекет алдында бақылау сұрағын қойыңыз: "Таңдалған тапсырмалардың бәріне бірдей басқарушылық шешім қолданыла ма?" Егер жоқ болса, алдымен тізімді тар топтарға бөліңіз.

Кеңейтілген сүзгілер

Кеңейтілген сүзгілер жылдам шарттар жеткіліксіз болғанда керек. Оларда мәртебені, басымдықты, жауаптыны, қоюшыны, жобаны, клиентті, мерзімді, жасалған күнді немесе жаңартылған күнді нақты көрсетуге болады.

Кеңейтілген сүзгілер мынадай кесінділер үшін пайдалы:

• жауаптысы жоқ белсенді клиенттік тапсырмалар;
• жоғары басымдықтағы мерзімі өткен тапсырмалар;
• таңдалған кезеңде жасалған немесе жаңартылған тапсырмалар;
• белгілі бір қоюшының таңдалған жоба бойынша тапсырмалары;
• жоспарлауға қосу керек мерзімі жоқ тапсырмалар.

Күрделі сүзгі түсіндірілуі керек. Сақтау алдында өзіңізден сұраңыз: "Бұл шарттар жиыны қандай жұмыс сұрағын шешеді?" Егер жауапты бір сөйлеммен айту қиын болса, сүзгіні қолдау және әріптестерге түсіндіру де қиын болады.

Сақталған кесінділер

Сақталған кесінді қайталанатын шарттар жиынын есте сақтайды: іздеу, сүзгілер, көрініс, топтау, сұрыптау және көрінетін бағандар. Оны бір жұмыс сұрағына тұрақты түрде оралғанда жасау керек.

Сақталған кесінді басшының назарын бір қайталанатын сұрақта ұстайды: пилоттық жұмыстардың қайсысы әлі жаңа, кім жауапты және қай мерзім жақын.

Сақталған кесінділер мына сценарийлерге жақсы келеді:

• "Аптаға менің белсенді тапсырмаларым";
• "Бөлім бойынша мерзімі өткендер";
• "Жауаптысы жоқ клиенттік тапсырмалар";
• "Тексеруге дайын тапсырмалар";
• "Жоба бойынша есеп";
• "Менің қатысуыммен оқылмағандар".

Пайдалы кесінді жасау тәртібі:

1. Іздеуді, сүзгілерді, топтауды, сұрыптауды және көріністі баптаңыз.
2. Нәтиже қайталанатын сұраққа жауап беретінін тексеріңіз.
3. Кесіндіні сақтаңыз.
4. Ішкі қысқартусыз түсінікті атау беріңіз.
5. Жою алдында кесінді тұрақты бақылауға немесе есепке керек емес екеніне көз жеткізіңіз.

Жалпы басқарушылық кесінділер үшін түсінікті ережелер ұстаңыз: бір командаға бірнеше ұқсас кесінді жасамаңыз, жоспарлы кездесуде немесе есепте қолданылатын кесіндінің иесін белгілеңіз, процесс өзгерсе жаңа нұсқаны себепсіз көбейтпей, бар кесіндіні жаңартыңыз.

Егер команда "қай тізім дұрыс" деп дауласа, бұл сақталған кесінділер бойынша ортақ келісім жоқ екенін білдіреді. LadVen OS ішінде бәрі бірдей түсінетін бірнеше тұрақты кесінді ондаған жеке сүзгіден пайдалырақ.

Кесіндіні нөлден баптау

Жаңа кесіндіні интерфейстен емес, жұмыс сұрағынан жинаған дұрыс. Мысалы: "Осы аптада мерзімді бұзуы мүмкін жоғары басымдықтағы клиенттік тапсырмалар қандай?"

Баптау тәртібі:

1. Жұмыс сұрағын бір сөйлеммен тұжырымдаңыз.
2. Іздеуді нақты мәтін, клиент, нөмір немесе жоба керек болғанда ғана қолданыңыз.
3. Міндетке ең жақын жылдам сүзгіні қосыңыз: белсенді, мерзімі өткен, аптаға, жауаптысы жоқ.
4. Кеңейтілген шарттарды қосыңыз: бөлім, жауапты, клиент, жоба, мәртебе, мерзім немесе басымдық.
5. Көріністі таңдаңыз: дәл бақылау үшін тізім, ағым үшін Kanban, жүктеме үшін кесте.
6. Топтауды, сұрыптауды және бағандарды баптаңыз.
7. Деректерді жаңартып, алғашқы тапсырмаларды карточкалардан тексеріңіз.
8. Кесіндіні тек тұрақты қажет болса ғана сақтаңыз.

Жақсы кесінді қарапайым тексеруден өтеді: басқа басшы оны ашып, неге дәл осы тапсырмалар кіргенін түсіне алады. Егер түсіндіру үшін ауызша ескертпелер керек болса, кесінді әлі дайын емес.

Белсенді таймерлер

Белсенді таймерлер қазір уақыт есебі жүріп жатқан тапсырмаларды көрсетеді. Олар жұмысқа тез оралуға және қателесіп қосылып қалған таймерді байқап қалуға көмектеседі.

Белсенді таймерлерді мына кезде қолданыңыз:

• жұмыс жүріп жатқан тапсырманы жалғастыру;
• уақыт есебі қате тапсырмада қосылмағанын тексеру;
• нақты еңбек шығыны өсіп жатқан тапсырмаларды көру;
• есеп алдында тапсырмалар бойынша жоспар мен фактіні дайындау.

Таймер дұрыс емес тапсырмада қосылып тұрса, алдымен тапсырманы ашып, контекстті тексеріңіз, содан кейін уақыт есебін түзетіңіз.

Бас жолақтағы белсенді таймерді кідірту түймесі белгіше түрінде көрсетілген — осылайша мәтінді түймені іздеп әуре болмай, уақыт есебін тез уақытша тоқтатуға болады.

Жылдам тапсырма жасау

Жылдам жасау жұмыс контекстінен артық өтусіз жаңа тапсырма қоюға көмектеседі. Бұл тізімді талдау кезінде қосымша тапсырма, жеке тапсырма немесе үлгі бойынша тапсырма керек екені анықталғанда ыңғайлы.

Жасау алдында қай кесіндіде жұмыс істеп тұрғаныңызды тексеріңіз. Егер тізім клиент, жоба немесе бөлім бойынша ашық болса, жаңа тапсырмада байланыстарды, қатысушыларды және мерзімді бөлек тексеру қажет болуы мүмкін.

Тапсырма тұрақты процесті қайталаса, үлгіні қолданыңыз: келісу, тексеру, құжат дайындау, клиентті іске қосу, тұрақты есеп. Үлгіні тек жылдамдық үшін қолданбаңыз, егер оның чек-листі, қатысушылары немесе мерзімдері ағымдағы жағдайға сәйкес келмесе.

Топтаулар

Топтау табылған тапсырмалардың құрылымын өзгертеді, бірақ сүзгіні алмастырмайды. Сүзгі тапсырмаларды таңдайды, ал топтау оларды мағыналық блоктарға бөледі.

Қолжетімді топтаулар:

• топтаусыз;
• клиенттер бойынша;
• жұмыс топтары немесе жобалар бойынша.

Клиенттер бойынша топтау клиенттік ағынды қарауға, клиент бойынша есеп дайындауға және клиент контексті жоқ тапсырмаларды көруге көмектеседі.

Жұмыс топтары немесе жобалар бойынша топтау жобалық бақылауға пайдалы: қай тапсырмалар қай бағытқа жатады, қай жерде мерзім өтіп жатыр және қай жұмыс топтары назар талап етеді.

Егер топ күнделікті жұмыста керек болмаса, маңызды тапсырмаларды көруге кедергі жасамауы үшін оны жасыруға немесе жинауға болады.

Топ баптауларында басым топтарды белгілеуге, олардың ретін өзгертуге, артық топтарды жасыруға және қалған топтарды қай жерде көрсету керегін таңдауға болады: басым топтардан бұрын немесе кейін. Бұл басшы бір жобаларды, клиенттерді немесе жұмыс топтарын тұрақты тексергенде және оларды әр жолы бүкіл тізімнен іздегісі келмегенде пайдалы.

Топтар "Атауы · N" пішіміндегі атауы мен санауышы бар жеңіл жолмен бөлінген — ол тізімді ауыр жолақтармен толтырмай, топ шекарасын белгілейді.

Топтау	Нені көрсетеді	Қандай тәуекелді іздеу керек
Топтаусыз	Таңдалған сүзгілер бойынша жалпы тапсырма кезегін	мерзімнің өтуін, жауаптының жоқтығын, мерзімі жоқ тапсырмаларды
Клиенттер бойынша	Клиенттер бойынша жүктеме мен міндеттемелерді	иесі жоқ клиенттік тапсырмаларды, мерзімі өткен уәделерді, CRM-контексті жоқ тапсырмаларды
Жұмыс топтары немесе жобалар бойынша	Жобалық ағымдардың жағдайын	қабылдауда жиналған, мерзімі жоқ немесе тең бөлінбеген жүктемесі бар бағыттарды

Тұрақты бақылау үшін топтауды қалай баптау керек:

1. Алдымен сүзгіні таңдаңыз: бөлім, клиент, жоба, мәртебе немесе мерзім.
2. Содан кейін жұмыс сұрағына жауап беретін топтауды таңдаңыз.
3. Егер кей топтар әр жоспарлауда тексерілсе, оларды жоғары көтеріңіз.
4. Ағымдағы талқылауға қатысы жоқ топтарды жасырыңыз.
5. Процесс өзгергеннен кейін ұқсас көшірме жасамай, сақталған кесіндіні жаңартыңыз.

Егер тапсырма "клиентсіз" немесе "жобасыз" топқа түссе, бұл әрқашан қате емес. Бірақ клиенттік міндеттемелер мен жобалық жұмыс үшін байланыстың жоқтығы есептілікке және кейінгі іздеуге кедергі жасайды. Карточканы ашып, контекст толтырылуы керек пе екенін тексеріңіз.

Бағандар және сұрыптау

Бағандар тізімде қандай дерек көрінетінін анықтайды. Оларды сценарийге қарай таңдаңыз: күнделікті жұмысқа қысқа жиын, есепке толық жиын керек.

Негізгі бағандар:

• нөмір;
• атау;
• басымдық;
• жауапты;
• ең жақын жоспар;
• қоюшы;
• жоба;
• мәртебе;
• мерзім;
• жоспарланған уақыт;
• жұмсалған уақыт;
• жасалған күн;
• жаңартылған күн.

Күнделікті жұмыс үшін тек шешім қабылдауға қажет өрістерді қалдырыңыз. Егер баған тым көп болса, тізім жұмыс құралы емес, ауыр есепке айналады. Екі сақталған кесінді ұстаған дұрыс: бірі күнделікті бақылауға, екіншісі экспорт немесе талдау үшін.

Баған баптауларында өрістерді көрсетуге және жасыруға, баған ретін сүйреп өзгертуге, барлық өрістерді көрсетуге немесе артықтарын тез алып тастауға болады. Тапсырма атауы міндетті баған болып қалады: тізім түсінікті жұмыс нысаны жоқ көрсеткіштер жиынына айналмауы керек.

Ұсынылатын бағандар:

Сценарий	Бағандар
Қызметкердің жеке жұмысы	атау, мәртебе, мерзім, басымдық, ең жақын жоспар
Бөлімді бақылау	атау, жауапты, мәртебе, мерзім, басымдық, жаңартылған күн
Клиенттік бақылау	атау, клиент, жоба, жауапты, мәртебе, мерзім, басымдық
Жоспар/факт және жүктеме	атау, жауапты, мерзім, жоспарланған уақыт, жұмсалған уақыт, мәртебе
Есеп немесе экспорт	нөмір, атау, мәртебе, мерзім, жауапты, қоюшы, жоба, клиент, жоспарланған уақыт, жұмсалған уақыт, жасалған және жаңартылған күндер

Егер пайдаланушы әр жолы бірдей бағандарды қолмен қосса, кесіндіні сақтаңыз. Сонда команда бір дерек жиынын қарайды және әр адамның тізімі неге әртүрлі көрінетінін талқыламайды.

Бағандар шешім қабылдауға көмектесуі керек. Егер басшы мерзімді бақылайтын болса, жауапты, мәртебе және ең жақын жоспар қатар тұруы керек. Егер есеп дайындалса, жоба, клиент, қоюшы, жоспарланған және жұмсалған уақыт керек. Егер қызметкер жеке кезегін өңдесе, назарды жоғалтпау үшін артық есептік өрістерді жасырған дұрыс.

Жұмыс сұрағы бойынша дайын тізім баптаулары

Жұмыс сұрағы	Топтау	Сұрыптау	Бағандар	Нені сақтау керек
Бөлім жоспарлауы	жұмыс топтары немесе жобалар бойынша	мерзім, содан кейін басымдық	атау, жауапты, мәртебе, мерзім, басымдық, жаңартылған күн	бөлімнің ортақ кесіндісі
Клиенттік бақылау	клиенттер немесе клиент жобалары бойынша	мерзім	атау, клиент, жоба, жауапты, мәртебе, мерзім, басымдық	клиенттік кесінді
Есеп немесе экспорт	жұмыс топтары, жобалар немесе топтаусыз	мәртебе немесе мерзім	нөмір, атау, мәртебе, мерзім, жауапты, қоюшы, жоба, клиент, жоспар/факт, күндер	есептік кесінді
Жеке кезек	топтаусыз	мерзім	атау, мәртебе, мерзім, басымдық, ең жақын жоспар	жеке кесінді

Мұндай баптау бәріне арналған бір әмбебап тізімнен жақсы жұмыс істейді. Команда жоспарлауда бір кесіндіні көреді, басшы қайталанатын есеп алады, ал қызметкер тек бақылауға қажет бағандармен шамадан тыс жүктелмейді.

Сұрыптау

Сұрыптау іріктелген тапсырмалардың ішінен маңыздысын тез табуға көмектеседі. Алдымен сүзгіні беріңіз, содан кейін нәтижені мерзім, жаңартылған күн, басымдық, жауапты, мәртебе, жоба немесе клиент бойынша сұрыптаңыз.

Егер тізім жасалған күні, жаңартылған күні немесе мерзімі бойынша сұрыпталса, LadVen OS уақыт бөлгіштерін көрсете алады: бүгін, кеше, осы апта, өткен кезең, мерзімі өткен, ертең, кейінірек немесе күні жоқ тапсырмалар. Бұл басшыға ұзын жазық тізімді үздіксіз кесте емес, басқарылатын кезек ретінде оқуға көмектеседі.

Бұл бөлгіштер клиенттер немесе жобалар бойынша топтауды алмастырмайды. Олар кәдімгі тізімнің ішінде пайда болып, жаңа тапсырмалар қай жерде жиналғанын, қай жерде соңғы өзгеріс көп екенін, қай мерзімдер өтіп кеткенін және қай тапсырмаларда күн жоқ екенін тез көруге көмектеседі. Клиент немесе жоба бойынша есеп керек болса, алдымен сүзгі немесе топтауды қойып, күн бойынша сұрыптауды қосымша оқу қабаты ретінде пайдаланыңыз.

Экспорт

Экспорт LadVen OS сыртында тапсырмаларды беру, есеп дайындау немесе салыстыру үшін керек. Барлық табылған тапсырмаларды немесе тізімнің көрінетін бөлігін шығаруға болады.

Экспорт алдында тексеріңіз:

• дұрыс сақталған кесінді немесе сүзгілер жиыны таңдалған;
• іздеу кездейсоқ шектеу қалдырмаған;
• топтау есепке сәйкес;
• көрінетін бағандар қажет өрістерді көрсетеді;
• сұрыптау шығарылымды оқуға көмектеседі;
• тізімге жабылған немесе артық тапсырмалар кірмеген.

Егер өріс есеп үшін маңызды болса, шығарылымды қалыптастырғаннан кейін бірден тексеріңіз. Экспорт кезінде жаңа шығарылымды бастамай тұрып операцияның аяқталуын күтіңіз.

Жоба, клиент немесе клиенттік жоба контекстіне кіріктірілген тапсырма кесінділерінде экспорт алдында кезең мен күн түрін таңдаңыз: жасалған күні, мерзімі немесе жаңартылған күні. Сонда есеп нақты сұраққа жауап береді: кезең ішінде не пайда болды, кезең ішінде не орындалуы керек немесе кездесуге дейін не өзгерді. Осы контексттен Excel экспорты барлық тапсырмалардың жалпы тізіміне айналмай, таңдалған кесіндіні сақтауы керек.

Жаңарту

Жаңарту тапсырмаларда жаңа дерек пайда болуы мүмкін болғанда керек: пікір, мәртебе өзгерісі, мерзім өзгерісі, жаңа жауапты, файл жүктелуі немесе таймердің іске қосылуы.

Тізімді мына кезде жаңартыңыз:

• ашық экранда ұзақ жұмыс істегеннен кейін;
• есептік кездесу алдында;
• жаппай өзгерістен кейін;
• әріптес тапсырманы өзгерткенін айтқаннан кейін;
• маңызды тізімді экспорттау алдында.

Жаңартудан кейін дерек өзгерсе, шешімді жаңа нәтижеге сүйеніп қабылдаңыз.

Бір тапсырма бойынша әрекеттер

Тізім жолында немесе мобильді карточкада нақты бір тапсырмаға арналған жылдам әрекеттер болады. Олар шешім бір тапсырманың мазмұнына байланысты болғанда ыңғайлы: ашу, контекстті тексеру, байланысты объектіге өту, мәртебені өзгерту немесе қолжетімді әрекетті орындау.

Көп тапсырманы бірдей өзгерту керек болса, жаппай әрекеттерді қолданыңыз. Әр тапсырма бөлек шешім талап етсе, оларды жеке өңдеңіз.

Жаппай әрекеттер

Жаппай әрекеттер бірнеше тапсырмада бір типті өзгеріс жасауға керек. Олар шешім қабылданып қойған және барлық таңдалған тапсырмаларға бірдей қолданылғанда уақыт үнемдейді.

Жаппай әрекет тізім алдымен мағынасы бірдей тапсырмаларға дейін тарылтылып, өзгерістен кейін нәтиже тексерілгенде қауіпсіз болады.

Олардың көмегімен:

• жеке тапсырмаларды таңдауға;
• барлық көрінетін тапсырмаларды таңдауға;
• таңдалған тапсырмалар санын тексеруге;
• таңдалған жинақ үшін қолжетімді әрекеттер панелін ашуға;
• жауаптыны өзгертуге;
• мәртебені өзгертуге;
• басымдықты өзгертуге;
• жобаны өзгертуге;
• клиентті өзгертуге;
• мерзімді өзгертуге болады.

Жаппай әрекеттерді тек тапсырмалардың жұмыс мағынасы бірдей болғанда қолданыңыз. Контекст әртүрлі болса, алдымен тізімді сүзгілермен тарылтыңыз немесе тапсырмаларды жеке өңдеңіз.

Жаппай жұмыс жолдарды немесе карточкаларды таңдаудан басталады. Өзгерісті қолданбас бұрын таңдалған санды және қолжетімді әрекеттер панелін тексеріңіз. Қолмен таңдау, барлық көрінетін тапсырмаларды таңдау және бүкіл табылған жинақты өзгерту - әртүрлі шешімдер: қай жинақ өзгеретінін нақты түсініңіз.

Қауіпсіз қолдану мысалдары:

• бір жоба ішіндегі иесі жоқ тапсырмаларға бір жауапты тағайындау;
• жаңа жоспар келісілген тапсырмалар тобының мерзімін ауыстыру;
• басшы шұғыл деп белгілеген тапсырмалардың басымдығын өзгерту;
• нәтиже тексерілгеннен кейін бірдей тапсырмаларды жабу.

Жаппай өзгерістен кейін нәтижені тексеріңіз. Кейбір тапсырмалар құқықтар, күй, міндетті шарттар немесе қорғау тексерістері салдарынан өзгермеуі мүмкін. Мұндай тапсырмаларды жеке ашып, себебін анықтау керек.

Тексеру тәртібі:

1. Тізімді жаңартып, өзгеріс қолданылғанын күтіңіз.
2. Таңдалған және өзгерген тапсырмалар санын салыстырыңыз.
3. Бірнеше өзгерген тапсырманы ашып, жауапты, мерзім, мәртебе немесе жоба дұрыс ауысқанын тексеріңіз.
4. Өзгермеген тапсырмалар үшін жеке сүзгі құрып, себебін анықтаңыз.
5. Ерекшелік құқыққа, күйге немесе қорғау тексерісіне байланысты болса, оны жеке өңдеңіз.

Жауаптыны өзгерткеннен кейін жаңа жауаптының кезегін тексеріңіз. Мерзімді ауыстырғаннан кейін график пен апта кесімін қараңыз. Мәртебені өзгерткеннен кейін Kanban немесе сақталған кесімде тапсырмалар дұрыс бағанға түскенін тексеріңіз.

Мобильді тізім

Мобильді экранда тізім әдетте карточкалар жиыны сияқты оқылады. Бұл жеке кезекті тез қарауға, мерзімді, мәртебені және жауаптыны тексеруге ыңғайлы, бірақ күрделі салыстыруға және есеп дайындауға нашарлау келеді.

Телефонда ыңғайлы:

• жеке белсенді тапсырмаларды ашу;
• оқылмаған өзгерістерді тексеру;
• тапсырма карточкасын тез ашу;
• пікірді, файлды, чек-листі немесе мерзімді нақтылау;
• күннің жақын тапсырмаларын қарау.

Үлкен экранда жасаған дұрыс:

• кеңейтілген сүзгілерді күрделі баптау;
• үлкен жиынға жаппай әрекет қолдану;
• бағандарды және есептік кесінділерді баптау;
• экспорт;
• бірнеше қызметкердің жүктемесін салыстыру;
• бөлім бойынша жоспарлы кездесуге дайындалу.

Егер басшы телефоннан тізіммен жұмыс істесе, оны қарау және нүктелік шешімдер үшін қолданған қауіпсіз. Бөлімді қайта бөлу, көп тапсырманы өзгерту және есептік шығарылымды үлкен экранда орындаңыз: онда сүзгілер, бағандар және таңдау контексті жақсы көрінеді.

Жаппай әрекет алдындағы чек-лист

Жаппай әрекетті қолданар алдында тексеріңіз:

• тізім сүзгілермен бір жобаға, клиентке, бөлімге немесе түсінікті жұмыс контекстіне дейін тарылған;
• таңдалған тапсырмалардағы өзгеріс мағынасы бірдей: бір жаңа жауапты, бір жаңа мерзім, бір мәртебе немесе бір басымдық;
• таңдалған тапсырмалар арасында айқын ерекшеліктер жоқ: жабылған, даулы, клиент үшін маңызды, бұғатталған немесе қабылдауды күтетін тапсырмалар;
• әр тапсырмада не өзгеретінін түсінесіз, тек тізімнің бірінші жолын ғана емес;
• операциядан кейін нәтижені тексеруге және қолданылмаған тапсырмаларды талдауға уақыт бар.

Егер бір тармақ күмәнді болса, әрекетті бүкіл тізімге қоспаңыз. Алдымен бірнеше тапсырманы ашыңыз, контекстті нақтылаңыз немесе таңдауды бөліңіз.

Жаппай әрекеттің жартылай нәтижесі

Жартылай нәтиже жүйе таңдалған тапсырмалардың бәрін өзгертпегенін білдіреді. Бұл қалыпты қорғаныс жағдайы: тапсырмаларда құқық, мәртебе, міндетті шарт немесе қорғаныс тексеруі әртүрлі болуы мүмкін.

Мұндай нәтижені үш қабатпен оқыңыз:

• қанша тапсырма таңдалды;
• қанша тапсырма сәтті өзгерді;
• қай тапсырмалар өзгермеді және неге.

Сәтті бөлікке бүкіл жинақ бойынша қайталама әрекет қажет емес. Оны тізім, сүзгі немесе карточка арқылы тексеріңіз. Қолданылмаған бөлік бөлек талдауды талап етеді: бұл енді бір ортақ жинақ емес, себептері әртүрлі ерекшеліктер тізімі.

Әрекет тәртібі:

1. Жаппай әрекетті бүкіл жинаққа бірден қайталамаңыз.
2. Қай тапсырмалар өзгергенін, қайсысы өзгермегенін қараңыз.
3. Қолданылмаған тапсырмаларды ашып, себебін тексеріңіз: құқық, мәртебе, міндетті өріс, қорғаныс тексеруі, өзгерістер қақтығысы.
4. Себепті шынымен керек жерде ғана түзетіңіз.
5. Қалған тапсырмаларға әрекетті бөлек шағын жинақпен қайталаңыз немесе қолмен өңдеңіз.

Мысалы, басшы жауаптысы жоқ он тапсырманы таңдап, иесін тағайындады. Жеті тапсырма өзгерді, үшеуі өзгермеді: бірі жабылған, бірі өзгерту құқығы жоқ жобада, бірінде қорғаныс тексеруі іске қосылды. Дұрыс шешім - он тапсырмаға тағайындауды қайта қайталау емес, осы үш тапсырманы бөлек талдау.

Мұндай жағдайларды тапсырма карточкасында қалай талдау керегін Қателер, шектеулер және қолжетімсіз әрекеттер мақаласынан қараңыз.

Басшы жартылай нәтижені қалай оқуы керек

Жартылай нәтиже техникалық қате ғана емес. Басшы үшін бұл таңдалған топта әртүрлі басқару жағдайлары бар екенін көрсетеді.

Әрекеттен кейін не көрінді	Бұл нені білдіруі мүмкін	Қалай әрекет ету керек
Тапсырмалардың бір бөлігі құқыққа байланысты өзгермеді	пайдаланушы процесс немесе объект иесі емес	әрекетті процесс иесіне беру немесе құқықтарды жауапты әкімші арқылы өзгерту
Тапсырма жабылған немесе қабылдауда	мәртебе жаппай өзгертуге енді сәйкес емес	тапсырманы ашып, бөлек шешім қабылдау: қалдыру, қайтару немесе байланысты тапсырма жасау
Міндетті өріс толтырылмаған	қою немесе контекст толық емес	деректерді қолмен толтырып, тапсырма неге оларсыз жұмыс ағымына түскенін тексеру
Қорғаныс тексеруі іске қосылды	LadVen OS қате өзгерісті болдырмайды	тексеруді айналып өтпей, себебін тапсырма карточкасынан түсіну
Операция кезінде тапсырманы әріптес өзгертті	тізім ескірген	деректерді жаңартып, тек қалған тапсырмаларды қайта бағалау

Қолданылмаған тапсырмаларды сол әрекетпен тез бітірілетін "қалдық" деп қабылдамаңыз. Көбіне тәуекел дәл соларда болады: толық емес қою, жауапкершілік қақтығысы, жабылған нәтиже немесе қолжетімділік шектеуі.

Басшы үшін практикалық тексеру тәртібі:

1. Алдымен сәтті бөлікті растаңыз: өзгерген тапсырмалар бастапқы проблемалық кесіндіде қалмауы керек.
2. Егер интерфейс тез бөліп көрсетуге мүмкіндік берсе, қолданылмаған тапсырмалар бойынша жеке кесінді жинаңыз.
3. Әр себеп үшін бөлек әрекет таңдаңыз: құқық - иесіне беру; мәртебе - нәтиже бойынша шешім қабылдау; міндетті өріс - контекстті толтыру; қорғаныс тексеруі - процесс бұзылуын түзету.
4. Қолмен талдаудан кейін бастапқы кесіндіні қайта ашыңыз. Онда шешім қабылданып қойған тапсырмалар қалмауы керек.
5. Бірдей себептер қайталанса, тек ағымдағы тізімді емес, тапсырма қою процесін түзетіңіз.

Бос, жүктелу және қате күйлері

Тапсырмалар бөлімі пайдаланушыға неге тапсырмалар көрінбей тұрғанын және келесі қадам қандай екенін түсіндіруі керек.

Жүктелу

Жүктелу кезінде тапсырма жоқ деп бірден қорытынды жасамаңыз. Жаңарту аяқталғанын күтіңіз немесе күй индикаторын тексеріңіз.

Бос тізім

Бос тізім әртүрлі жағдайды білдіруі мүмкін:

• шынымен тапсырма жоқ;
• таңдалған сүзгілер нәтиже таппады;
• іздеу сұрағы тым тар;
• сақталған кесінді керек тапсырмаларды жасырып тұр;
• топ жиналған немесе жасырылған;
• дұрыс емес көрініс таңдалған.

Дұрыс диагностика:

1. Іздеуді тастаңыз.
2. Жылдам сүзгілерді тексеріңіз.
3. Кеңейтілген шарттарды тексеріңіз.
4. Барлық тапсырмалар жиыны керек болса, толық тізімді ашыңыз.
5. Топтауды және таңдалған көріністі тексеріңіз.
6. Деректерді жаңартыңыз.

Қате

Тізім қатесі деректерді жүктеу немесе жаңарту мүмкін болмағанын білдіреді. Әрекет қатесі нақты операция қолданылмағанын білдіреді.

Не істеу керек:

• жаңартуды қайталаңыз;
• қолжетімділік құқықтары өзгермегенін тексеріңіз;
• сұрау тым кең болса, сүзгіні тарылтыңыз;
• жаппай әрекет қатесінен кейін бірнеше тапсырманы ашып, нақты күйін тексеріңіз;
• экспортты қайталамас бұрын алдыңғы экспорт аяқталғанын немесе анық сәтсіз болғанын тексеріңіз.

Егер қате қолжетімділікке байланысты болса, пайдаланушы тізімді деректің бір бөлігінсіз көруі немесе жеке тапсырманы аша алмауы мүмкін.

Күнделікті жұмыс

Күнделікті жұмыс үшін барлық жағдайға бір күрделі сүзгі емес, бірнеше қарапайым кесінді ұстаған пайдалы.

Ұсынылатын таңғы тәртіп:

1. "Менің белсенді тапсырмаларым" немесе "Менің қатысуыммен" кесіндісін ашыңыз.
2. Оқылмаған тапсырмаларды тексеріңіз.
3. Мерзімі өткен тапсырмаларды қараңыз.
4. Жақын мерзімдерді көру үшін аптаға ауысыңыз.
5. Алдын ала бағалауы бар тапсырмаларды тексеріңіз.
6. Жұмыс ағымын бағалау керек болса, Kanban немесе кестені ашыңыз.
7. Шешім қабылдар алдында деректерді жаңартыңыз.

Бөлім басшысы үшін:

• бөлім сүзгісін қолданыңыз;
• жауаптысы жоқ тапсырмаларды тексеріңіз;
• мерзімі өткен және басым тапсырмаларды бөлек қараңыз;
• жүктемені бағалау үшін адамдар бойынша кестені қолданыңыз;
• бақылау және есеп үшін бөлек кесінділер сақтаңыз;
• жаппай әрекеттерді тек контекст тексерілгеннен кейін қолданыңыз.

Орындаушы үшін:

• жеке жұмыс тізімінен бастаңыз;
• бағандарды ең қажет минимумда ұстаңыз;
• мерзім бойынша сұрыптаңыз;
• жоспарлау үшін апталық кестені қолданыңыз;
• жұмысты бастамас бұрын оқылмаған тапсырмаларды тексеріңіз;
• мерзімсіз немесе нақтылаусыз тапсырмаларды жоспардан түсіп қалмас үшін белгілеңіз.

Басшының тұрақты бақылауы

Басшы үшін тапсырмалар тізімін жай ашу жеткіліксіз. Оны әр жолы бірдей тәртіппен қарау маңызды. Сонда бақылау болжамды болады және қолмен мәртебе жинауға айналмайды.

ескертпе

Бұл бөлім бақылауға арналған кесінділердің механикасын сипаттайды. Басқарушылық тәртіп — бұл маршруттан қашан және қалай өту, күн сайын нені және айына бір рет нені қарау — Басшының апталық ырғағы бөлімінде бөлек сипатталған.

Ұсынылатын апталық талдау тәртібі:

1. Бөлім немесе бағыт бойынша кесіндіні ашыңыз.
2. Мерзімі өткен тапсырмаларды және кешігу себептерін тексеріңіз.
3. Жауаптысы, мерзімі немесе анық келесі қадамы жоқ тапсырмаларды табыңыз.
4. Қабылдауда тұрған тапсырмаларды ашып, шешім қабылдаңыз: жабу, түзетуге қайтару немесе критерийді нақтылау.
5. Адамдар бойынша кестені қарап, шамадан тыс жүктемені бағалаңыз.
6. Клиенттік және басым тапсырмаларды бөлек тексеріңіз.
7. Өзгерістерді жеке хат алмасуда емес, тапсырма карточкаларында бекітіңіз.
8. Тұрақты сұрақ өзгерсе, кесіндіні сақтаңыз немесе жаңартыңыз.

Мұндай талдауды барлық жолды ретімен оқуға емес, қысқа басқарушылық маршрут ретінде жүргізген ыңғайлы.

Бақылау қадамы	Қайдан қарау	Қандай шешім қабылдау
Мерзімі өткен бар ма	"Мерзімі өткен" жылдам сүзгісі, мерзім бойынша сұрыптау	тапсырманы жоспарға қайтару: жаңа мерзім, себеп, келесі қадам иесі
Иесі жоқ тапсырмалар бар ма	"Жауаптысыз" сүзгісі, жоба немесе клиент бойынша топтау	нәтиже иесін тағайындау немесе артық қойылымды жабу
Қабылдау қай жерде тұрып қалды	мәртебелер бойынша Kanban, "Қабылдауда" бағаны	қабылдау, түзетуге қайтару немесе нәтиже критерийін нақтылау
Кім шамадан тыс жүктелген	адамдар бойынша кесте	мерзімді жылжыту, жұмысты қайта бөлу немесе артық тапсырманы алып тастау
Клиент үшін не маңызды	клиент/жоба сүзгісі, басымдық, ең жақын мерзім	карточканы ашып, сыртқы оқырманға да түсінікті келесі қадамды бекіту
Апта сайын не қайталанады	сақталған кесінділер, бірдей тапсырмалар, қол әрекеттері	процесті үлгіге, тұрақты тапсырмаға немесе автоматтандыру ережесіне айналдыру

Мұндай талдау кезінде тапсырмалар бір тізімде тұрғаны үшін ғана оларға жаппай әрекет жасамаңыз. Алдымен олардың контексті және басқарушылық шешімі бірдей екеніне көз жеткізіңіз.

Бизнес иесі үшін барлық операциялық ұсақ-түйек маңызды емес. Негізгі сигналдар маңызды:

• негізгі бағыттарда қанша тапсырманың мерзімі өткен;
• жауаптысы жоқ тапсырмалар бар ма;
• қандай клиенттік міндеттемелер тәуекелде;
• қабылдауда жұмыс қай жерде жиналып қалды;
• қандай процестер тұрақты түрде қолмен араласуды талап етеді;
• қандай тапсырмалар қайталанып, үлгіге немесе автоматтандыруға айналуы керек.

Егер бір кесінді апта сайын бірдей мәселені көрсетсе, бұл тізімді қайта қарауға емес, процесті өзгертуге себеп.

Талдаудан кейін тізім тексерілетін нәтиже қалдыруы керек:

• әр тәуекелді тапсырмада келесі әрекеттің иесі бар;
• мерзімнің өтуі не түзетілген, не карточкада түсіндірілген;
• қабылдаудағы тапсырмалар қоюшының шешімінсіз ілініп қалмайды;
• адамдардың шамадан тыс жүктемесі мерзімдерде немесе тапсырма бөлінісінде көрінеді;
• қайталанатын қол әрекеттері үлгілер мен автоматтандыруды жақсарту жоспарына енгізілген;
• сақталған кесінді келесі жоспарлау жиналысына түсінікті болып қалады.

Тапсырмалар тізімі бойынша жоспарлау жиналысының чек-листі

Тапсырмалар тізімін жоспарлау жиналысының негізі ретінде қолданыңыз, бірақ кездесуді жолдарды дауыстап оқуға айналдырмаңыз. Мақсат - шешім қабылдау және оны тапсырма карточкаларында бекіту.

Жоспарлау жиналысының алдында немесе барысында тексеріңіз:

• мерзімі өткен тапсырмалар және кешігу себептері;
• жауаптысы, мерзімі немесе анық келесі қадамы жоқ тапсырмалар;
• қабылдауда тұрған тапсырмалар және нәтижеге кім шешім қабылдауы керек;
• жоғалмауы тиіс клиенттік және басым тапсырмалар;
• адамдар бойынша кесте және шамадан тыс жүктеме тәуекелдері;
• қайта тағайындауға, жылжытуға, бөлуге немесе жабуға болатын тапсырмалар;
• әр шешім карточкада бекітілген бе: пікір, мерзім, жауапты, байланысты тапсырма немесе қабылдау шешімі;
• сақталған кесінді әлі де тұрақты басқарушылық сұраққа жауап бере ме.

Жақсы жоспарлау жиналысының нәтижесі - таза көрінетін тізім емес, түсініксіз тапсырмалардың азаюы: әр тәуекелді тапсырмада иесі, келесі қадам, мерзім немесе бөлек шешім бар.

Есеп дайындау

Есептік тізім қайталанатын болуы керек: басқа пайдаланушы қандай шарттар қолданылғанын және экспорт неге дәл осылай көрінетінін түсінуі қажет.

Дайындау тәртібі:

1. Есеп сұрағын анықтаңыз: клиент, жоба, бөлім, орындаушы, мерзім, мәртебе немесе мерзімі өткен жұмыс.
2. Осы сұраққа арналған сүзгілерді баптаңыз.
3. Топтауды таңдаңыз: клиент бойынша, жоба бойынша немесе топтаусыз.
4. Есеп бағандарын қосыңыз: нөмір, атау, мәртебе, мерзім, жауапты, қоюшы, жоба, жоспарланған және жұмсалған уақыт, құру және жаңарту күндері.
5. Тізімді оқуға ыңғайлы етіп сұрыптаңыз.
6. Есеп тұрақты керек болса, кесіндіні сақтаңыз.
7. Деректерді жаңартыңыз.
8. Табылған барлық тапсырманы немесе тізімнің көрінетін бөлігін экспорттаңыз.
9. Экспортты тексеріңіз: тапсырмалар құрамы, бағандар, сұрыптау және кездейсоқ іздеу сұрағының жоқтығы.

Егер мақсат тек деректерді көру болса, есеп дайындау кезінде жаппай әрекеттерді қолданбаңыз. Жаппай әрекеттер есеп құрылымын емес, тапсырмалардың өзін өзгертеді.

Жылдам сценарийлер

Команданың мерзімі өткен тапсырмаларын табу

1. Тапсырмалар тізімін ашыңыз.
2. "Мерзімі өткен" сүзгісін қосыңыз.
3. Бөлім сүзгісін қосыңыз.
4. Мерзім бойынша сұрыптаңыз.
5. Жауаптыларды бағанда тексеріңіз немесе адамдар бойынша кестені ашыңыз.

Клиенттік есеп дайындау

1. Клиентті таңдаңыз.
2. Белсенді тапсырмаларды немесе қажет мәртебелерді қалдырыңыз.
3. Клиентте бірнеше бағыт болса, жобалар бойынша топтаңыз.
4. Мәртебе, мерзім, жауапты, жоспарланған уақыт және жұмсалған уақыт бағандарын қосыңыз.
5. Деректерді жаңартыңыз.
6. Табылған тапсырмаларды экспорттаңыз.

Иесі жоқ тапсырмаларды талдау

1. "Жауаптысыз" сүзгісін қосыңыз.
2. Тізім тым кең болса, жоба, клиент немесе бөлім қосыңыз.
3. Контекст керек тапсырмаларды ашыңыз.
4. Бірдей нәтиже иесі бар тапсырмаларға ғана жауаптыны жаппай әрекет арқылы тағайындаңыз.

Орындаушының аптасын тексеру

1. Апталық кестені немесе адамдар бойынша кестені ашыңыз.
2. Қажет жауаптыны немесе бөлімді таңдаңыз.
3. Мерзімдердің күндер бойынша шоғырлануын тексеріңіз.
4. Мерзімі өткен және басым тапсырмаларды табыңыз.
5. Тапсырмаларды тек контекст тексерілгеннен кейін жылжытыңыз немесе қайта тағайындаңыз.

Бөлімнің жоспарлау жиналысына дайындалу

1. Бөлімнің сақталған кесіндісін ашыңыз.
2. Мерзімі өткен және басым тапсырмаларды тексеріңіз.
3. Жауаптысы жоқ тапсырмаларды қараңыз.
4. Адамдар бойынша кестені ашып, жүктемені бағалаңыз.
5. Қайта тағайындау, жылжыту немесе бөлек талқылау керек тапсырмаларды белгілеңіз.
6. Ағын қай жерде тұрып қалғанын түсіну керек болса, Kanban ашыңыз: жұмыста ма, тексеруде ме, әлде пысықтауда ма.
7. Кездесуден кейін шешімдерді ауызша келісім ретінде қалдырмай, тапсырма карточкаларын жаңартыңыз.

Жеке кезекті талдау

1. Жеке кесіндіні ашыңыз.
2. Тапсырмаларды мерзім бойынша сұрыптаңыз.
3. Оқылмаған өзгерістерді тексеріңіз.
4. Мерзімсіз тапсырмаларды апталық жоспарға енгізіңіз.
5. Нақтылау күтіп тұрған тапсырмаларды бөлек қойып, жұмыста тек анық кезекті қалдырыңыз.

Жиі қателер

Толық тізімнен жұмыс істеу. Толық тізім тез шуға айналады. Күнделікті жұмысқа нақты сұраққа арналған кесінділер керек.

Өте күрделі сүзгілерді сақтау. Егер кесіндіні бір сөйлеммен түсіндіру мүмкін болмаса, әріптестер неге дәл осы тапсырмалар кіргенін түсінбейді.

Мерзімі өткен тапсырманы жалғыз тәуекел деп санау. Жауаптысы, мерзімі, келесі қадамы немесе қабылдауы жоқ тапсырма да назар талап етеді.

Контекстті тексермей жаппай әрекет жасау. Тізімдегі бірдей мәртебе бірдей басқарушылық жағдай дегенді білдірмейді.

Есепті экранның кездейсоқ күйінен жасау. Экспорт алдында іздеу, сүзгілер, топтау, сұрыптау және бағандар тексерілуі керек.

Kanban-ды тапсырма карточкасының орнына қолдану. Kanban қозғалысты көрсетеді, ал шешімдер, файлдар, пікірлер және қабылдау карточкада қалады.

Кездесу алдында деректерді жаңартпау. Ескі тізім жүктеме мен мерзімдер туралы жалған көрініс береді.

Жақсы практикалар

• жеке жұмыс, бөлім, мерзімі өткендер, қабылдау және клиенттік тапсырмалар үшін бөлек кесінділер ұстаңыз;
• талдауды тәуекелдерден бастаңыз: мерзімнің өтуі, жауаптының жоқтығы, мерзімнің жоқтығы, оқылмаған өзгерістер;
• маңызды шешім алдында тапсырма карточкасын ашыңыз;
• адамдар бойынша кестені кінәлі іздеуге емес, жүктемені қайта бөлуге қолданыңыз;
• жаппай әрекет алдында тізімді бір мағыналы тапсырмаларға дейін тарылтыңыз;
• есеп үшін кейін қайталауға болатын сақталған кесінді жасаңыз;
• бір кесінді апта сайын бір мәселені көрсетсе, оны үлгіге, регламентке немесе автоматтандыруға айналдыру керек.

Тізімнің қандай жұмыс көріністерін түсіну керек

Тапсырмалар тізімі бір ғана жалпы экран емес, жұмыс көріністерінің жиынтығы ретінде пайдалы. Олар тапсырмаларды тез тарылтуға, тәуекелдерді көруге, есеп дайындауға және әр карточканы ашпай шешім қабылдауға көмектеседі.

Көрініс	Нені түсінуге көмектеседі
Жылдам сүзгілері бар жалпы тізім	бастапқы экранды және тапсырмаларды тарылтудың негізгі тәсілін
Кеңейтілген сүзгілер	тапсырмаларды іздеудің нақты шарттарын
Сақталған кесінділер	басшы мен қызметкердің тұрақты жұмыс жиындарын
Мәртебелер бойынша Kanban	тапсырмалардың орындалу ағымын, бағандардағы жиналуды және қабылдау алдындағы тар орынды
Жеке Kanban	жеке кезекті, жұмыстағы тапсырмаларды және нақтылау күтетін тапсырмаларды
Апталық кесте	мерзімдерді күндер бойынша жоспарлауды
Адамдар бойынша кесте	команда жүктемесін бақылауды
Жаппай әрекеттің жартылай нәтижесі	не өзгергенін, не өзгермегенін және ерекшеліктерді қалай тексеру керегін
Жаппай әрекеттер	бірнеше тапсырманы қауіпсіз өзгертуді
Экспорт	есептік тізім дайындауды
Сүзгіден кейінгі бос тізім	сүзгілер мен іздеуді диагностикалауды

Тізімді жоспарлау жиналысында, есепте, оқытуда немесе клиентпен талқылауда көрсетпес бұрын деректер қауіпсіздігін тексеріңіз: нақты клиенттер, жеке материалдар, артық қызметкерлер және ішкі сілтемелер көрінбеуі тиіс.