Жиналыс → тапсырмалар
Кеңес қымбат тұрады: алты адамға бір сағат жиналыс — алты жұмыс сағаты. Ол тек жиналыстан кейін біреу орындайтын шешімдермен ғана ақталады. Егер шешімдер есте, блокнотта немесе чаттағы хаттамада қалса — бір аптадан кейін сол тақырып қайта талқыланады.
Ереже біреу: жиналыс шешімі тапсырмаға айналғанда ғана бар болады — жауаптысымен, мерзімімен және түсінікті нәтижесімен.
Жиналысқа дейін: кесінділерден құралған күн тәртібі
Жақсы жоспарлау жиналысы таза парақтан емес, жұмыстың күйінен басталады:
- бөлім немесе жоба бойынша сақталған кесіндіні ашыңыз — мерзімі өткендер, қабылдау, жауаптысы жоқ тапсырмалар;
- қатысушылар сол кесіндіні алдын ала көреді және сұрақтарды жиналыста бірінші рет естімей, жауаптарымен келеді;
- жаңа тақырыптар күн тәртібіне қосылады, күй талдауын алмастырмайды.
Қандай кесінділерді дайын ұстау керек — Тапсырмалар тізімі, сүзгілер және көріністер бөлімінде.
Жиналыс кезінде: шешім сәтінде бекіту
Тапсырмалар «кейін, есте қалғаны бойынша» емес, жиналыстың өзінде жасалады:
- Шешім айтылды — бірден сұрақ: кім істейді, нәтиже не болады, мерзім қашан.
- Жауапты біреу. «Бәрі айналысады» — ешкім айналыспайды деген сөз.
- Тапсырма келісім сәтінде жасалады — бұл 30 секунд: атауы, жауаптысы, мерзімі. Егжей-тегжейді жиналыстан кейін толықтыруға болады, бірақ карточка мен иесі бірден пайда болады.
- Егер шешім бар тапсырмаға қатысты болса — пікір мен жаңа мерзім бөлек хаттамаға емес, оның карточкасына жазылады.
- Орындаушысы жоқ шешімдер (ескеру, ережені өзгерту) тиісті объектінің пікірінде бекітіледі: процесте, үлгіде, клиентте.
Осылайша жиналыстың соңына қарай хаттама әлдеқашан бар — әлі «таратуды» қажет ететін мәтін түрінде емес, тапсырмалар түрінде.
Жиналыстан кейін: бір сағат хаттама емес, бес минут
- Жасалған тапсырмаларды қарап шығыңыз: әрқайсысында нәтиже сипаттамасы мен мерзім бар.
- Егжей-тегжейді толықтырыңыз: файлдар, чек-листтер, бақылаушылар — қажет жерде.
- Бөлек хаттама қажет емес: жиналыс тапсырмаларының тізімі — хаттаманың өзі. Компанияда мәтіндік қорытынды қабылданса, оны тапсырмаларға сілтемелердің қысқа тізімі етіңіз.
Келесі жоспарлау жиналысында талдау сол кесіндідегі өткен жиналыстың тапсырмаларынан басталады — орындалды, мерзімі өтті, қабылдауды күтуде. Талдаудың өз чек-листі — Тапсырмалар тізімі, сүзгілер және көріністер бөлімінде.
Тәртіп бұзылғанының белгілері
- Жиналыс қорытындылары чаттар мен жазбаларда өмір сүреді, «тапсырмаларға тарату» — ешкім істемейтін бөлек жұмыс.
- Бір тақырып қатарынан үшінші жиналыста талқыланады — шешімдер тапсырмаға айналмайды.
- Жиналыстан кейін қатысушылар не келісілгенін әртүрлі есте сақтайды.
- Жиналыс тапсырмалары жоғалады — Жұмыс адамдар арасында жоғалады және Басшы тапсырмаларын бақылау сценарийлерін қараңыз.
Бұл симптомдардың әрқайсысы бір әдіспен емделеді: шешімді келісім сәтінде тапсырма ретінде бекіту.
Шағын команда: аптасына бір жоспарлау жиналысы жалпы кесінді бойынша, тапсырмаларды жиналысты жүргізуші сол сәтте жасайды. Бөлек «хаттамаға жауапты» енгізбеңіз — ол әр тапсырманың қоюшысы.
Ірі бөлім немесе энтерпрайз: жиналыстар каскады — топтар жалпы жоспарлау жиналысына дейін өз кесінділерін талдайды, жоғарыға тек ерекше жағдайлар мен командааралық шешімдер көтеріледі. Командааралық тапсырмаларды бірден екі тараптың бақылаушыларымен қойыңыз — келісім барлық қатысушыларға көрінетін болады.
Жиі қателер
- Тапсырмалардың орнына хаттама. Ешкім ашпайтын әдемі қорытынды мәтін. Тек тапсырмаға айналған нәрсе ғана жұмыс істейді.
- «Жиналыстан кейінгі» тапсырмалар. Есте қалғаны бойынша жартысы ғана жасалады, тұжырымдар бұлыңғырланады, мерзімдер болжаммен қойылады.
- Иесіз шешім. Есімсіз «істеу керек» — шешім емес, тілек.
- Қабылдаудың орнына жиналыс. Нәтижелер жоспарлау жиналысында «ауызша» қабылданады, тапсырмалар ашық қалады немесе тексерусіз жабылады. Қабылдау тапсырмада өмір сүреді: Тапсырманы тексеру және жабу бөлімін қараңыз.
- Кесіндіде көрінетін мәртебелерді талқылау. Жиналысты тізімде көрініп тұрғанды қайталап айтуға жұмсамаңыз — ауытқулар бойынша шешімдерді талқылаңыз.
Жиналыс чек-листі
- Күн тәртібі сақталған кесіндіге құрылған, қатысушылар оны алдын ала көрген.
- Әр шешім тапсырмаға айналды: жауапты, мерзім, нәтиже — келісім сәтінде.
- Бар тапсырмалар бойынша шешімдер олардың карточкаларына жазылған.
- Жиналыстан кейін тапсырмалар 5 минутта егжей-тегжеймен толықтырылған.
- Келесі жиналыс алдыңғысының тапсырмаларынан басталады.