Делегаттау баспалдағы
Делегаттау «адамдар тартпағандықтан» емес, басшы жұмысты құрылымсыз бергендіктен бұзылады: ауызша, нәтиже критерийлерінсіз, қабылдау нүктесінсіз. Сонда бақылаудың жалғыз жолы қалады — үнемі сұрап отыру. Делегаттау баспалдағы — сатылар тізбегі: әр сатыда басшы қара жұмысты көбірек береді және өзіне қолмен бақылауды азырақ қалдырады.
Баспалдақпен бірте-бірте көтерілген жөн: әр саты алдыңғысына сүйенеді.
1-саты. Ауызша тапсырма жүйедегі тапсырмаға айналады
Ауызша тапсырма — жұмыстың ең осал түрі: ол екі адамның есінде өмір сүреді және бірінші болып жоғалады. Ереже қарапайым: тапсырма ретінде тіркелмеген шешім жоқ. Әр тапсырма берілген сәтте — «кешке» емес — жауаптысы мен мерзімі бар тапсырма ретінде тіркеледі.
Бұл не береді: тапсырмалар жоғалуды қояды, ал «мен сұраған едім ғой» деген сұрақ жойылады — карточка, мерзім және тарих бар. Тапсырманы дұрыс қою — Тапсырма жасау бөлімінде, тапсырмаларды бақылауда ұстау — Басшы тапсырмаларын бақылау сценарийінде.
2-саты. Тапсырма қабылдау критерийлерін алады
«Сайт жаса» деген тапсырма нәтижені емес, әрекетті делегаттайды. Нәтижені беру үшін тапсырмада мыналар болуға тиіс:
- күтілетін нәтиженің сипаттамасы — не дайын болады және оны қалай тексеруге болады;
- нәтиже құрамдас болса — тексерілетін қадамдар чек-листі, қараңыз: Чек-лист қосу;
- файлдар мен материалдар жұмыстың қасында, қараңыз: Файлдар;
- қабылдау нүктесі: қоюшы нәтижені тексереді және тапсырманы жабады немесе нақты пікірмен пысықтауға қайтарады — Тапсырманы тексеру және жабу.
Бұл не береді: «дайын / дайын емес» дауы критерийлер бойынша тексерумен алмасады. Басшы орындау кезеңінде тар жер болуды қояды — ол тек қабылдау нүктесінде қажет.
3-саты. Қайталанатын жұмыс үлгіге айналады
Егер тапсырма екінші-үшінші рет қойылса, оның құрылымы — сипаттама, чек-лист, рөлдер, мерзімдер — басшының есінде емес, үлгіде өмір сүруге тиіс, қараңыз: Үлгілер, тұрақты тапсырмалар және автоматтандыру. Үлгі — орындалатын түрдегі регламент: жаңа қызметкер ауызша нұсқау емес, дайын жұмыс құрылымын алады.
Бұл не береді: тапсырма қою сапасы кімнің және қандай көңіл күйде қоятынына тәуелді болудан қалады.
4-саты. Кесте тапсырмаларды өзі қояды
Тұрақты жұмыс — есептер, салыстырулар, тексерулер, ұзартулар — басшының есте сақтауын талап етпеуге тиіс. Қайталанатын тапсырмалар кесте бойынша қажетті жауаптымен және чек-листпен жасалады.
Бұл не береді: басшы тұрақты қара жұмысты енді еске салып жүрмейді. Егер қайталанатын тапсырманың мерзімі өтсе — бұл кез келген басқа мерзімі өткен тапсырма сияқты кесіндіде көрінеді.
5-саты. Кезеңдері бар жұмыс бизнес-процеске айналады
Жұмыс бірнеше рөл мен кезеңнен өткенде — шартты келісу, жалдау, жөнелту — оны бизнес-процесс жүргізеді: маршрут, қадамдардағы жауаптылар, шарттар мен тармақталулар, қараңыз: Жұмыс процестері. Критикалық нүктелер Қорғаныш тексерулер арқылы жабылады: мысалы, қорытынды файлсыз тапсырманы жабуға болмайды.
Бұл не береді: процесс кім іске қосқанына қарамастан бірдей жүреді. Бақылау маршрутқа ендірілген, адамның мұқияттылығына сүйенбейді.
6-саты. Сұрақтардың орнына кесінділер арқылы бақылау
Ең жоғарғы саты: басшы қара жұмысқа мүлдем қатыспайды — ол ауытқулар кесінділерін (мерзімі өту, жауаптысыз, қабылдау, шамадан тыс жүктеме) Тапсырмалар тізімі, сүзгілер және көріністер бөліміндегі құралдармен өзінің апталық ырғағында қарайды (Басшының апталық ырғағы) және тек ерекше жағдайларға араласады.
Бұл не береді: тек жұмыс емес, оны бақылау да делегатталған. Басшының назары қадағалауға емес, дамытуға жұмсалады.
Шағын команда: 3–4-сатыға дейін жету жеткілікті. Екі адам үшін бизнес-процесс құрмаңыз — үлгілер мен тұрақты тапсырмалар қара жұмыстың басым бөлігін жабады.
Ірі бөлім немесе энтерпрайз: 5–6-сатылар міндетті. Ондаған адам көлемінде тек қорғаныш тексерулері бар процестер мен кесінділер бойынша бақылау ғана орнықты; жеке қадағалау масштабталмайды. Процестер иесін тағайындаңыз — үлгілерді, ережелер мен маршруттарды өнім ретінде жүргізетін адамды.
Делегаттаудың жиі қателері
- Нәтиже емес, әрекет делегатталды. Тапсырмада критерийлер жоқ — қабылдау дауға айналады.
- Қабылдау нүктесі жоқ. Тапсырманы орындаушы «өз сезімімен» жапты, басшы мәселе туралы клиенттен біледі.
- Кері делегаттау. Орындаушы жұмысты «ал қалай?» деген сұрақпен қайтарады, ал басшы өзі істейді. Дұрыс жауап — тапсырмадағы критерийлерді нақтылап, жауапкершілікті қайтару.
- Сатылардан секіру. Қолмен жұмыс істемейтін процесті автоматтандыру — хаосты автоматтандыру деген сөз.
- Құқықсыз делегаттау. Жауаптыға клиентке, файлдарға немесе бөлімге қолжетім жетіспейді — беру кезінде қолжетімді тексеріңіз, қараңыз: Қатысушыларды тағайындау.
Келесі сатыға өту уақыты келгенін қалай білуге болады
- Бір тапсырманы қайта-қайта айтасыз — үлгіге көшетін кез.
- Тұрақты жұмыс туралы еске салып жүрсіз — кестеге көшетін кез.
- Жұмыс рөлдер арасында жоғалады — процеске көшетін кез.
- Мәртебе туралы сұрақ қоясыз — кесінділерге көшетін кез.