Тапсырмалар

LadVen OS жүйесіндегі тапсырмалар - жұмыстың басқарылатын циклі: күтілетін нәтижені қоюдан бастап қабылдауға, жабуға және қайталанатын процесті жақсартуға дейін. Жақсы тапсырма қызметкерге келесі қадамды түсінуге, басшыға статустарды қолмен жинамай-ақ тәуекелдерді көруге, ал бизнес иесіне операциялық жұмыстың қаншалықты бақылауда екенін бағалауға көмектеседі.

Тапсырмалар бөлімін жай тапсырмалар тізімі емес, жұмыс келісімдерінің жүйесі ретінде пайдаланыңыз. Тапсырмада нәтиже, жауапты адам, мерзім, контекст, талқылау, файлдар, чек-лист, өзгерістер тарихы және қабылдау бойынша шешім көрінуі керек.

Жақсы тапсырма деп нені айтамыз

Жақсы тапсырма күтілетін нәтижені жауапты адам қосымша ауызша түсіндірмесіз жұмысты бастай алатындай сипаттайды.

Мыналар бар болса, тапсырманы пайдаланыңыз:

• нақты нәтиже;
• бір негізгі жауапты адам;
• түсінікті мерзім немесе мерзім неге әлі қойылмағанының себебі;
• жұмысқа қажет контекст, файлдар немесе сілтемелер;
• талқылау және шешімдерді бекітуге арналған орын.

Егер тапсырма "не дайын болуы керек", "кім жауап береді", "қашан керек" және "нәтиже қалай қабылданады" деген сұрақтарға жауап бермесе, оны орындауды бастамас бұрын нақтылау керек.

Тапсырманың өмірлік циклі

LadVen OS жүйесінде тапсырмамен жұмыс бірнеше кезеңнен өтеді. Тапсырмалар бойынша құжаттама осы кезеңдердің айналасында құрылған, сондықтан пайдаланушы жеке батырмаларды ғана емес, дұрыс жұмыс тәртібін де түсінеді.

Схема тапсырманың толық жолын көрсетеді: қою мен нақтылаудан бастап қабылдау, жабу және қайталанатын жұмысты стандарттауға дейін.

1. ҚоюНәтижені, мерзімді, жауапты адамды және дайындық критерийлерін сипаттау.

2. НақтылауҚатысушыларды, файлдарды, чек-листті, жобаны, клиентті және байланыстарды қосу.

3. ОрындауЖұмысты жүргізу, сұрақ қою, шешімдер мен кедергілерді бекіту.

4. БақылауМерзімдерді, жүктемені, өзгерістер тарихын және қабылдаудағы тапсырмаларды тексеру.

5. ӨзгертуСебебін түсіндіріп және контекстті сақтай отырып, тапсырманы түзету.

6. ҚабылдауНәтижені, файлдарды, чек-листті және келісімдерді тексеру.

7. СтандарттауҚайталанатын жұмысты үлгіге, тұрақты тапсырмаға немесе автоматтандыруға өткізу.

Кезең	Команда не істейді	Толығырақ қайдан оқу керек
Қою	нәтижені, мерзімді, жауапты адамды және контекстті тұжырымдайды	Тапсырма жасау
Нақтылау	қатысушыларды, детальдарды, файлдарды, байланыстарды және чек-листті қосады	Детальдар және контекст, Қатысушылар, Файлдар, Чек-лист
Орындау	жұмысты жүргізеді, сұрақ қояды, шешімдерді бекітеді және прогресті жаңартады	Тапсырма карточкасы, Пікірлер
Бақылау	басшы мерзімдерді, тәуекелдерді, жүктемені, өзгерістер мен тарихты қарайды	Тапсырмалар тізімі, Уақыт, Белсенділік тарихы
Өзгерту	мерзімді, қатысушыларды, сипаттаманы немесе материалдарды себебін түсіндіріп түзетеді	Тапсырманы өңдеу
Қабылдау	нәтижені, файлдарды, чек-листті және келісімдерді тексереді	Тапсырманы тексеру және жабу
Шектеулер	қолжетімділік, сақтау, файлдар, жаппай әрекеттер және қорғаныс тексерулері бойынша қателерді талдайды	Қателер және шектеулер
Процесті жақсарту	қайталанатын тапсырмаларды үлгіге, тұрақты тапсырмаға немесе автоматтандыруға айналдырады	Үлгілер және автоматтандыру

Барлық тапсырмалар кезеңдерден бірдей егжей-тегжейлі өтпейді. Қарапайым тапсырма тез жабылуы мүмкін, бірақ онда да нәтиже, жауапты адам және аяқтау бойынша түсінікті шешім қалуы керек.

Тапсырмалармен жұмыс істеудегі рөлдер

Бір тапсырма әртүрлі қатысушылар үшін әртүрлі көрінеді.

Қызметкер тапсырманы жұмыс нұсқаулығы ретінде пайдаланады: не істеу керек, қандай материалдарды ашу керек, кімге сұрақ қою керек, чек-листтің қандай пункттерін жабу керек және нәтижені қашан тексеруге беру керек.

Бөлім басшысы тапсырмаларды ағынды бақылау үшін пайдаланады: қай жерде мерзім өткен, қай жерде жауапты адам жоқ, орындаушы қай жерде кедергіге тап болған, не қабылдауды күтіп тұр және қандай міндеттемелерді қайта тағайындау керек.

Бизнес иесі тапсырмаларға процестің басқарылу белгісі ретінде қарайды: клиент алдындағы міндеттемелер жоғалмай ма, қолмен бақылау көбеймей ме, стандарттауға уақыт келген қайталанатын операциялар бар ма.

Жаңа тапсырма үшін базалық маршрут

1. Нәтижені сипаттайтын түсінікті атауы бар тапсырма жасаңыз.
2. Сипаттаманы, мерзімді, жауапты адамды және дайындық критерийлерін қосыңыз.
3. Контекст жоғалатын болса, жобаны, клиентті, құжаттарды немесе басқа байланыстарды көрсетіңіз.
4. Қатысушыларды рөлдер бойынша қосыңыз: қоюшы, жауапты адам, бірлескен орындаушылар, бақылаушылар.
5. Жұмысқа немесе қабылдауға қажет файлдарды тіркеңіз.
6. Тапсырманы қадамдармен орындау керек болса, чек-лист қосыңыз.
7. Сұрақтар, шешімдер, кедергілер және нәтижені тексеруге беру үшін пікірлерді пайдаланыңыз.
8. Мерзімдерді, жоспар/фактіні және өзгерістерді тапсырмалар тізімі мен белсенділік тарихы арқылы бақылаңыз.
9. Тапсырманы нәтиже қабылданғаннан кейін ғана жабыңыз.

Демода тексеру маршруттары

Егер LadVen OS жүйесін демо-порталда бағаласаңыз, тапсырмаларды тек бір жазба құру арқылы тексермеңіз. Үш қысқа маршруттан өтіңіз: қызметкер, басшы және бизнес иесі.

Маршрут	Нені тексеру керек	Сценарийдің жұмыс істейтін белгісі
Қызметкер	тапсырма құру, карточканы ашу, пікірде нақтылау сұрағын қою, файл тіркеу және чек-лист тармағын жабу	жауапты адам нәтижені түсінеді, материалдарды көреді және дайындықты жеке хатсыз бере алады
Басшы	тапсырмалар тізімін ашып, мерзімі өткен жұмысты, мерзімсіз тапсырмаларды, қабылдауда тұрған жұмысты және адамдар бойынша жүктемені табу	қауіп ауызша есепке дейін көрінеді, ал шешім контексті бар карточкадан қабылданады
Бизнес иесі	клиенттік немесе қайталанатын процесті таңдап, тапсырманың клиентпен, файлдармен, тарихпен және үлгімен қай жерде байланысқанын тексеру	міндеттеме адамдар арасында жоғалмайды, ал қайталанатын жұмыс стандартталады

Осы тексерістен кейін сценарийлерді ашып, тапсырмаларды бизнес-процестің ішінде қараңыз: сатылым, клиент тарихы, құжаттар, тұрақты әрекеттер немесе сыртқы қолжетімділік.

Егер тексеру керек болса	Сценарийді ашыңыз	Тапсырмаларда нені қарау керек
Сату бөлімінің жұмысы	Сату бөлімінің тапсырмаларын басқару	мәміле бойынша тапсырмалар, келесі қадам, менеджерлер жүктемесі және нәтижені қабылдау
Қайталанатын регламент	Тұрақты тапсырмаларды автоматтандыру	үлгі, тұрақтылық, процесс иесі, іске қосу тарихы және қорғаныс тексерістері
Құжаттар және қабылдау	Клиент порталы арқылы құжаттарды келісу	файлдар, пікірлер, финалдық нұсқа, түзетуге қайтару және жабу
Сыртқы қолжетімділік	B2B клиенттік экстранет	сыртқы қатысушы не көреді, қандай тапсырмалар мен файлдар қолжетімді және шешім қайда бекітіледі

Басшы тапсырмаларды қалай бақылайды

Тұрақты бақылау "қалай болып жатыр?" деген сұрақтан емес, тапсырмалар тізіміндегі жұмыс кесінділерінен басталады.

Басшы үшін минималды жиынтық:

• бөлім бойынша мерзімі өткен тапсырмалар;
• жауапты адамы жоқ тапсырмалар;
• мерзімі жоқ тапсырмалар;
• қабылдаудағы тапсырмалар;
• басшы қатысатын оқылмаған тапсырмалар;
• клиенттік және басымдықты тапсырмалар;
• адамдар бойынша апталық жоспар.

Егер тапсырма тәуекелді кесіндіге түссе, карточканы ашып, контекстті тексеріңіз: сипаттама, мерзім, жауапты адам, пікірлер, файлдар, чек-лист және өзгерістер тарихы. Басқарушылық шешімді тек тізімдегі жолға қарап қабылдамаңыз.

Қашан тапсырма процеске айналуы керек

Егер команда ұқсас тапсырмаларды тұрақты түрде жасап, бірдей чек-листтерді көшіріп, бірдей қатысушыларды тағайындап немесе бірдей бақылау әрекеттерін қайталаса, бұл стандарттау белгісі.

Қолданыңыз:

• үлгіні, егер бірдей құрылымды тапсырмаларды тез жасау керек болса;
• тұрақты тапсырманы, егер жұмыс кесте бойынша қайталанса;
• автоматтандыруды, егер біртипті әрекет оқиға, статус немесе шарт бойынша іске қосылуы керек болса;
• сақталған кесіндіні, егер басшы бір басқарушылық сұраққа тұрақты жауап іздесе.

Осылай LadVen OS біртіндеп тапсырмаларды тіркейтін орыннан бизнестің операциялық жүйесіне айналады: қайталанатын жұмыс болжамды болады, бақылау ашық болады, ал жауапкершілік бекітіледі.

Сценарийлер

• Тапсырма жасау
• Тапсырма карточкасы
• Тапсырмалар тізімі, сүзгілер және көріністер
• Қатысушыларды тағайындау
• Чек-лист қосу
• Файлдарды тіркеу
• Тапсырмадағы пікірлер
• Қателер, шектеулер және қолжетімсіз әрекеттер
• Тапсырмалардағы уақыт
• Тапсырманы тексеру және жабу
• Үлгілер, тұрақты тапсырмалар және автоматтандыру

Жақсы практикалар

• Тапсырманы процесс арқылы емес, нәтиже арқылы тұжырымдаңыз.
• Нәтиженің бір иесін тағайындаңыз.
• Контекст керек адамдарды ғана бақылаушы етіп қосыңыз.
• Файлдарды нені қарау керек екенін түсіндіріп тіркеңіз.
• Чек-листті жалпы жазбалар үшін емес, тексерілетін қадамдар үшін пайдаланыңыз.
• Маңызды шешімдерді жеке хабарламаларда емес, пікірлерде бекітіңіз.
• Мерзім, жауапты адам немесе дайындық критерийлері өзгерсе, себебін түсіндіріңіз.
• Тапсырманы нәтиже тексерілгеннен кейін ғана жабыңыз.
• Қайталанатын тапсырмаларды үлгіге, тұрақты тапсырмаға немесе автоматтандыруға өткізіңіз.

Жиі қателер

Нәтижесіз тапсырма жасау. Орындаушы әрекетті көреді, бірақ қандай қорытынды керек екенін түсінбейді.

Қатысушыларды тым көп тағайындау. Кездейсоқ бақылаушылар көбейген сайын маңызды хабарландыруларға назар азаяды.

Шешімдерді жеке хат алмасуда жүргізу. Бірнеше күннен кейін басшы мен жаңа орындаушы контекстті қалпына келтіре алмайды.

Файлдарды түсіндірмесіз тіркеу. Қатысушылар қай нұсқа өзекті екенін және нақты нені тексеру керегін түсінбейді.

Тапсырманы қабылдаусыз жабу. Аяқтау статусы жұмыстың тоқтағанын емес, тексерілген нәтижені білдіруі керек.

Қайталанатын жұмысты үлгіге айналдырмау. Егер команда әр жолы бірдей тапсырманы қолмен жинаса, процесс нақты адамның жадына тәуелді болып қалады.