Мәмілелер мен өтініштер
Мәміле (немесе өтініш) — нәтижеге жеткізілетін нақты клиент процесі: сату, сервис өтініші, заң ісі, іріктеу. Мәміле карточкасы клиентті, жауаптыны, соманы немесе мәнді, мерзімді, келесі қадамды, тапсырмаларды, құжаттарды және тарихты бір жерге жинайды. Мәмілелер адал жүргізілсе, басшы әдемі тақтаны емес, воронканың нақты көрінісін көреді.
Мәмілелер Мәмілелер мен өтініштер бөлімінде жүреді (/crm/opportunities; /crm те осында әкеледі).
Тақтаның екі көрінісі
Мәмілелермен екі режимде жұмыс істеуге болады:
- Тізім — бағандары бар мәмілелер кестесі (атауы, клиент, воронка, кезең, сома, дереккөз, контакттар, байланыстар). Бақылау, іздеу және жаппай әрекеттер үшін, соның ішінде бірден барлық воронка бойынша ыңғайлы.
- Канбан — таңдалған воронка кезеңдері бойынша бағандар. Канбан нақты воронка таңдалғанда қолжетімді; «барлық воронка» режимінде жүйе тізімге ауысады. Жұмыс ағыны мен тар жерлерді көру үшін ыңғайлы.
Көрініс таңдауы воронка бойынша сақталады, сондықтан әр процесті өзіне ыңғайлы түрде көруге болады.
Қажетті мәмілелерді қалай табу керек
Жоғарғы панельде іздеу мен сүзгілер қолжетімді:
- мәміле атауы мен деректері бойынша іздеу;
- жауапты, воронка, кезең, статус, дереккөз және түр бойынша сүзгі;
- жылдам сүзгілер: барлығы, менің, ашық, мерзімі өткен, бүгінге, жақын арадағы, оқылмаған және сақталған пайдаланушы қимасы.
Жеке назар аудару сүзгісі бар — ол әрекетті талап ететін мәмілелерді жинайды: реакция қажет ететін, мерзімі өткен, бүгінге, жақын арадағы, оқылмаған. Оны «Барлығы» (бүкіл команда бойынша) немесе «Менің» қимасында көруге болады. Бұл — басшы мен менеджердің жұмыс құралы: күнді бүкіл тақтаны айналдырудан емес, шынымен назар талап ететіннен бастау.
Мәміле карточкасы нені көрсетеді
Тақтада және тізімде мәміленің ең негізгісі көрінеді:
- мәміле атауы;
- клиент, компания және контакт, кейде шешім қабылдаушы тұлға белгісімен;
- мәмілеге жауапты;
- сома немесе мән және ықтималдық;
- кезең және воронка;
- күтілетін жабу күні және келесі қадам;
- назар мен басымдық белгілері: мерзімі өткен, бүгінге, оқылмаған.
Канбан бағандарында қосымша кезең бойынша жиынтық көрінеді: мәмілелер саны мен сома. Бұл жұмыстың қай жерде жиналып қалғанын бірден көрсетеді.
Мәмілені қалай жасау керек
Жасау жаңа мәміле түймесімен ашылады. Форма екі бөліктен тұрады:
- сол жақта — воронка беретін өрістер: өрістер жиынтығы процеске байланысты, сондықтан әр түрлі воронкада форма әр түрлі көрінеді;
- оң жақта — дайындық панелі: ол «Дайын», «Жоба» немесе «Бұғатталған» күйін көрсетеді және қандай міндетті өрістер жетіспейтінін тізеді.
Тәртібі:
- Дұрыс воронка таңдаңыз — өрістер мен кезеңдер жиынтығы соған байланысты.
- Міндетті өрістерді толтырыңыз; ештеңені өткізіп алмау үшін дайындық панеліне қараңыз.
- Клиентті, контактты, жауаптыны, соманы немесе мәнді, күтілетін мерзімді және келесі қадамды көрсетіңіз.
- Мәмілені сақтаңыз. Оны сақтап бірден ашуға, не сақтап келесісін жасауға болады.
Байланыстар мен хат алмасуды жасағаннан кейін қосуға болады: олар мәміле бар болғаннан кейін қолжетімді болады.
Мәмілені кезеңдер бойынша қалай жүргізу керек
Кезең тақтаны ретке келтіру тілегін емес, жұмыстың нақты жағдайын көрсетуі тиіс. Тек көркемірек көрінсін деп мәмілені әрі қарай жылжытпаңыз.
Мәміле өрістері жүйелік (атауы, сома, валюта, жауапты, клиент, заңды тұлға, кезең, воронка, статус, ықтималдық, келесі қадам, күтілетін жабу, дереккөз) және воронка өз процесіне қосқан өрістер болып бөлінеді.
Әр маңызды оқиғадан кейін кезең мен келесі қадамды жаңартып, түсінікті пікір қалдырыңыз. Келесі қадамы жоқ мәміле — жұмыс тоқтап қалуы мүмкін деген белгі.
Мәмілені нәтижемен жабу
Мәміле аяқтаушы кезеңге жеткенде, жүйе нәтижені тіркеуді сұрайды: ұтылды, ұтылмады немесе басқа нәтиже. Бұл — формалдылық емес, воронка талдауына арналған дерек.
- Аяқтаушы кезеңге жабу себебі қажет болуы мүмкін — онсыз ауыстыру өтпейді. Бірінші көзге түскенді емес, нақты себепті көрсетіңіз: дәл осы себептерден кейін нақты конверсия пайызы мен әдеттегі шығындар көрінеді.
- Жабудан кейін мәміле тек оқуға қолжетімді болуы мүмкін. Бұл нәтиже тарихын кездейсоқ өзгерістерден қорғайды.
Жұмыстағы мәміле карточкасы
Ашық мәміле — бұл жай жазба емес, жұмыс кеңістігі. Карточкада мәмілеге қатысты бәрі бойынша қойындылар жиналған:
- Мәміле — өрістер, кезең, сома, қатысушылар, келесі қадам;
- Тапсырмалар — мәміле бойынша тапсырмалар, контексттен жаңасын қою мүмкіндігімен;
- Файлдар — мәміле материалдары;
- Құжаттар — шарттар, шоттар және басқа құжаттар;
- Күнтізбе — мәміле бойынша кездесулер мен оқиғалар.
Карточкадан әрекеттер мәзірі қолжетімді: тапсырма қою, еске салғыш қосу, жұмыс тобын немесе клиенттік жоба жасау, клиентке хат жіберу, робот-ережені іске қосу. Бұл мәміле бойынша жұмысты басқа модульдерге кетпей жүргізуге мүмкіндік береді.
Оқиғалар лентасы мен тарих мәмілемен не болғанын көрсетеді: кезеңнің ауысуы, жаңа тапсырмалар, хаттар, пікірлер. Лентаны келісімдердің ізі ретінде пайдаланыңыз: шешім тек жеке хат алмасуда емес, карточкада көрінуі тиіс.
Сома, мән және ықтималдық
Мәміле тек атауды ғана емес, өлшенетін көрсеткіштерді де алып жүреді:
- сома немесе мән — нәтиже қанша тұрады; бірнеше валюта қолдау табады, сондықтан дұрыс валюта көрсетілгенін тексеріңіз;
- ықтималдық — табысқа жету шансының бағасы; воронка бойынша болжам құруға көмектеседі;
- күтілетін жабу күні — нәтиже қашан жоспарланады;
- келесі қадам — әрі қарай нақты не істеу керек.
Бұл көрсеткіштер әдемілік үшін емес, болжам үшін қажет: басшы солар бойынша қанша ақша шынымен жұмыста екенін және қандай мәмілелер назар талап ететінін көреді. Егер солар бойынша жоспар құрылса, соманы мен ықтималдықты «көзбен мөлшерлеп» қалдырмаңыз.
Байланысты мәмілелер
Мәмілелерді бір-бірімен байланыстыруға болады: аталық және еншілес, не жай байланысты. Бұл бір мәміледен бірнеше бағыт өсіп шыққанда немесе ірі жұмыс бөліктерге бөлінгенде контекстті жоғалтпауға көмектеседі.
Мәмілелерді саналы түрде байланыстырыңыз: байланыс тізімді жай ұзартпай, жұмыстың тәуелділігін немесе жалғасын түсінуге көмектесуі тиіс. Егер мәміледен дербес нәтиже пайда болса — бастапқыны бұлдыратпай, еншілес немесе байланысты мәміле жасаңыз.
Жаппай әрекеттер
Тізімде бірнеше мәмілені таңдап, біртектес әрекет қолдануға болады, мысалы архивтеу. Әрекет бәріне қолданылмаса (ішінара нәтиже), қалғандарын бөлек қараңыз, жаппай операцияны соқыр түрде қайталамаңыз: кейбір мәмілелер құқыққа, статусқа немесе операция алдындағы тексеруге байланысты өтпеуі мүмкін.
Басшы бақылауы
Тақта мен назар аудару сүзгісі бойынша тұрақты тексеріңіз:
- келесі қадамы жоқ мәмілелер;
- жұмыс тұрып қалған кептеліс кезеңдер;
- жауаптысы жоқ мәмілелер;
- клиенттер бойынша мерзімі өткен мәмілелер мен тапсырмалар;
- түсінікті себепсіз жабылған мәмілелер.
Тақта шындықты көрсетуін тоқтатса, алдымен есепті емес, процесс пен деректі түзетіңіз. Тақта оған қаншалықты сенуге болатынына дәл сондай дәрежеде пайдалы.
Көруге болатын күйлер
- модульге немесе мәмілеге қолжетімділік құқықпен бұғатталған;
- тақта немесе тізім бос, не Канбан үшін алдымен воронка таңдау керек;
- аяқтаушы немесе қорғалған кезеңдегі мәміле тек оқуға қолжетімді;
- кезеңдер арасындағы ауыстыру түсінікті хабарламамен операция алдындағы тексерумен бұғатталған — шартты орындап, қайталаңыз;
- аяқтау нәтиже мен жабу себебін талап етеді;
- жаппай әрекет ішінара орындалды;
- экспорт орындалып жатыр немесе сәтсіз аяқталды.
Жақсы тәжірибелер
- Мәмілені дұрыс воронкада жасаңыз; өрістер мен кезеңдер соған байланысты.
- Сақтамас бұрын дайындық панелі мен міндетті өрістерді тексеріңіз.
- Әр мәміленің жауаптысы мен келесі қадамы болуы керек.
- Кезеңді жұмыс жағдайы шынымен өзгергеннен кейін ғана жылжытыңыз.
- Жабу кезінде адал нәтиже мен себепті көрсетіңіз.
- Бақылауды бүкіл тақтаны айналдырудан емес, назар аудару сүзгісінен бастаңыз.
Жиі кездесетін қателер
Мәмілені тақтаны ретке келтіру үшін кезеңдер бойынша жылжыту. Тақта нақты жұмысты көрсетуін тоқтатады да, болжам жалған болады.
Мәмілені келесі қадамсыз қалдыру. Жұмыс үнсіз тоқтайды, ал мұны ешкім уақытында байқамайды.
Мәмілені себепсіз жабу. Команда шығын себептері туралы деректі жоғалтады және олардан сабақ алмайды.
Бір воронкада бірнеше процесс жүргізу. Кезеңдер түсініксіз болады да, CRM кездейсоқ тізімге айналады.
Ішінара нәтижеден кейін жаппай әрекетті соқыр түрде қайталау. Бір бөлік мәмілелер тағы өтпейді, ал себебі шешілмей қалады.
Нәтижені қалай тексеру керек
- мәміле дұрыс воронкада жасалды, міндетті өрістер толтырылды;
- клиент, жауапты, сома, мерзім және келесі қадам көрінеді;
- кезең жұмыстың нақты жағдайына сәйкес келеді;
- жабылған мәміленің нәтижесі мен себебі бар;
- назар аудару сүзгісі әрекетсіз қалған мерзімі өткен мәмілелерді көрсетпейді.