Басшы бақылауы және дашборд
CRM басшыға деректерді сақтайтынымен емес, жұмыстың нақты жай-күйін көрсететінімен пайдалы: ақша процестің қай жерінде, не тұрып қалды, кімде келесі қадам жоқ және қандай міндеттемелер мерзімінен өтіп кетті. Бұл бет тұрақты бақылауды қалай жүргізуді және дашбордты қалай пайдалануды түсіндіреді.
CRM дашборды /crm/dashboard мекенжайы бойынша ашылады. Бұл — иеленуші мен бағыт басшысына арналған шолу экраны.
Дашборд нені көрсетеді
Дашборд клиенттік процесс бойынша көріністі бірнеше блокта жинайды:
- Негізгі көрсеткіштер: жұмыстағы мәмілелердің сомасы, конверсия (жабылғандар арасындағы ұтып алынғандардың үлесі), бүгінге арналған тапсырмалар мен әрекеттер. Бұл «істер қалай жүріп жатыр» деген сұраққа жылдам жауап.
- Воронка превьюі: воронканың алғашқы кезеңдері кезең бойынша сомасымен, орташа ықтималдығымен және бірнеше мәмілесімен — жұмыстың қай жерде жиналатыны көрінеді.
- Жылдам әрекеттер: мәміле құру, контакт қосу, кездесу жоспарлау және басқа да жиі операциялар.
- Бүгінгі істер: тақырыбы, контексті, мерзімі және жауаптысы бар әрекеттер тізімі.
Дашборд — бақылаудың кіру нүктесі: одан бастап, кейін мәмілелер тақтасына немесе клиенттің жұмыс аймағына тереңдеген ыңғайлы.
Тұрақты бақылау
Дашборд кесіндіні көрсетеді, бірақ нағыз бақылау — жұмыс мәселелерін тұрақты түрде аралап шығу. Басшыға мезгіл-мезгіл мынаны тексеру керек:
- келесі қадамы жоқ мәмілелер — бұл жұмыстың әп-сәтте тоқтайтынының бірінші белгісі;
- тұрып қалған кезеңдер, мұнда мәмілелер әдеттегіден ұзақ тұрады;
- жауаптысы жоқ мәмілелер — оларға іс жүзінде ешкім жауап бермейді;
- мерзімінен өткен мәмілелер мен клиенттер бойынша тапсырмалар;
- түсінікті себепсіз жабылған мәмілелер — ұтылу себептері туралы деректер жоғалады;
- артық жұмыс немесе шу тудыратын автоматтандырылған ережелер.
Алғашқы тармақтар үшін ең жақсы құрал — мәмілелер тақтасындағы назар сүзгісі: ол назар талап ететінді (мерзімінен өткен, бүгінге, жақын арадағы, оқылмаған) жинайды, оны бүкіл команда бойынша немесе тек өзің бойынша қарауға болады. Бақылауды бүкіл тақтаны айналдырудан емес, сол сүзгіден бастаған жөн.
Егер көрсеткіштер шындыққа сай келмесе
Егер дашборд немесе тақта шындықты көрсетпей қалса, мәселе әрдайым дерлік процесс пен деректерде болады, есепте емес. Алдымен бастапқы деректерді ретке келтіріңіз: кезеңдерді жаңартыңыз, жауаптылар мен келесі қадамдарды қойыңыз, жабылған мәмілелердің нәтижелерін тіркеңіз. Деректер шынайы болғанда, есеп автоматты түрде шынайы болады.
Әдемі кесінді үшін көріністі «икемдеуге» тырыспаңыз: дашборд оған сенуге болатын дәл сондай дәрежеде ғана пайдалы.
Көрсеткіштерді дұрыс оқу
Көрсеткіштер оларды бәрі бірдей түсінгенде ғана пайдалы. Оқудың бірнеше типтік қателігі бар:
- Конверсия барлық мәмілелер арасында емес, жабылғандар арасында есептеледі. Бұл — аяқталғандар (ұтып алынған + ұтылған) арасындағы ұтып алынғандардың үлесі, жұмыстағы барлық мәмілелер арасындағы емес. Ашық мәмілелер конверсияға әлі кірмейді.
- «Жұмыстағы» сома — бұл түсім емес. Ашық мәмілелердің сомасы воронкадағы көлемді көрсетеді, бірақ қазірдің өзінде алынған немесе кепілдікпен түсетін ақшаны емес. Болжам үшін ықтималдық пен кезеңді ескеріңіз.
- Бүгінге арналған істер — бұл бүкіл мерзімнен өту дегенмен бір нәрсе емес. «Бүгінге» блогы күнге жоспарланғанды көрсетеді; мерзімінен өткен және ұмыт болғанды осы блоктан емес, назар сүзгісі арқылы іздеңіз.
- Воронка превьюі — бұл кесінді, толық тізім емес. Ол алғашқы кезеңдер мен бірнеше мәмілені көрсетеді; толық көріністі мәмілелер тақтасынан қараңыз.
Командада әр көрсеткіштің қалай оқылатынын келісіп алыңыз, әйтпесе бір графикті әркім әр түрлі түсінеді, ал шешімдер әр түрлі негізде қабылданады.
Көруге болатын күйлер
- CRM модуліне қолжетімділік жоқ — дашборд қолжетімсіз;
- көрсеткіштер мен воронка превьюі жүктеліп жатыр;
- воронкада кезеңдер немесе мәмілелер жоқ — блоктар бос;
- бүгінге арналған әрекеттер жоқ — тізім бос;
- деректердің бір бөлігі құқықтар бойынша жасырылған.
Дашбордтағы сүзгілер блогы қазір көрсетілім мәндерін көрсетеді және нақты сүзу орындамайды: бұл превью, жұмыс құралы емес. Нақты кесінділер үшін мәмілелер тақтасындағы сүзгілер мен назар сүзгісін пайдаланыңыз. Бұл өнімнің белгілі шектеуі; дашбордтың тілге бейімделген скриншоттары ол жетілдірілгенге дейін жарияланбайды.
Жақсы тәжірибелер
- Бақылауды бүкіл тақтаны айналдырудан емес, назар сүзгісінен бастаңыз.
- Келесі қадамы мен жауаптысы жоқ мәмілелерді тұрақты түрде тексеріңіз.
- Тұрып қалған кезеңдер мен клиенттер бойынша мерзімнен өтуді қадағалаңыз.
- Жабылған мәмілелерден нәтиже мен себепті талап етіңіз — бұл қорытынды жасауға арналған деректер.
- Есепті емес, процесс пен бастапқы деректерді түзетіңіз.
- Шу тудыратын автоматтандырылған ережелерді қайта қараңыз.
Жиі кездесетін қателер
Дашбордты толық бақылау деп қабылдау. Кесінді көріністі көрсетеді, бірақ шешімдер нақты мәмілелерді талдау кезінде қабылданады.
Мәселе өзі бетіне шыққанша күту. Тұрақты аралаусыз мерзімнен өту мен тұрып қалған мәмілелер кеш байқалады.
Мәмілелерді жауаптысыз және келесі қадамсыз қалдыру. Жұмыс тұрып қалады, ал дашбордта бұл бірден көрінбейді.
Әдемі есеп үшін деректерді икемдеу. CRM шындықты көрсетпей қалады, ал бақылаудың мәні жоғалады.
Нәтижені қалай тексеру керек
- дашборд бойынша қанша ақша жұмыста екені және конверсия қандай екені түсінікті;
- назар сүзгісі әрекетсіз қалған ұмыт болған мерзімінен өткен мәмілелерді көрсетпейді;
- белсенді мәмілелердің жауаптысы мен келесі қадамы бар;
- жабылған мәмілелердің нәтижесі мен себебі бар;
- көрсеткіштер қалаған емес, жұмыстың нақты жай-күйіне сәйкес келеді.