Тапсырма ережелері
Тапсырма ережесі — бұл «оқиға болғанда және шарттар орындалғанда — әрекет жаса» деген автоматты қадам. Ережелер қол еңбегінің рутинасын жояды: күйді қолмен өзгертудің, жауаптыны тағайындаудың, мерзім қоюдың немесе біртипті пікір жазудың қажеті жоқ — портал мұны сіз сипаттаған процесс бойынша өзі жасайды.
Ережелер тапсырмаларды автоматтандыру бетінде /tasks/automation мекенжайында, «Ережелер» қойындысында бапталады. Бұл — тапсырмалардағы процесс әкімшісінің жұмыс орны.
Тапсырма ережелері қашан қажет
Ережені тапсырмалар бойынша бір ғана қол қадамы қайталанатын жерде құрған жөн. Әдеттегі жағдайлар:
- белгілі бір түрдегі тапсырма құрылғанда бірден жауаптыны тағайындау;
- тапсырма «Тексеруде» күйіне өткенде мерзім қойып, басшыға хабарлау;
- тапсырыс берушіден пікір қосылғанда басымдықты өзгерту;
- мерзім ауысқанда автоматты түрде еске салғыш ішкі тапсырма құру.
Егер қадам сирек кездессе немесе әр жолы әртүрлі болса — ереже қажет емес, қолмен жасаған оңайырақ.
Қайда баптау керек
/tasks/automation бетін ашыңыз. Тапсырмаларды автоматтандыру беті қойындыларға бөлінген:
- Ережелер — оқиға → шарттар → әрекет;
- Тексерулер — операцияға дейінгі бөгеуші тексерулер (Қорғаныш тексерулер қараңыз);
- Тұрақты — кесте бойынша тапсырмалар (Тұрақты тапсырмалар қараңыз);
- Тарих — не және қашан іске қосылды.
Бұл бет — «Ережелер» қойындысы туралы. Басқару үшін тапсырмаларды автоматтандыруға құқық керек; онсыз ережелер тек оқуға ғана көрінеді.
Ереже неден тұрады
Әрбір ереже үш бөліктен жинақталады:
- Іске қосқыш (триггер) — ережені іске қосатын оқиға.
- Шарттар — ереже іске қосылатын қосымша тексерулер (міндетті емес).
- Әрекет — портал не істейтіні. Тапсырма ережесінде әрекет біреу болады.
Алдымен процесті сөзбен сипаттаңыз: «қашан… және егер… — онда…», тек содан кейін оны ереже формасына көшіріңіз.
Іске қосқыштар
Іске қосқыш тапсырма бойынша оқиғалар жиынынан таңдалады:
- тапсырма құрылды;
- тапсырма өзгертілді;
- күй ауысты;
- мерзім ауысты;
- пікір қосылды;
- уақыт есепке алынды.
Өрістің ауысу оқиғалары үшін (күй, мерзім) қай мәннен қай мәнге өту болғанын нақтылауға болады — бұл жалпы іске қосқышты нүктелі етеді.
Шарттар
Шарттар ереже барлық тапсырмаларға қатарынан жұмыс істемеуі үшін іске қосылуды тарылтады. Шарт тапсырма өрісін тексереді: мысалы, тек белгілі бір жоба, басымдық, түр немесе нақты «қайдан» → «қайда» өтуі. Бірнеше шарт бірге біріктіріледі, сондықтан ереже тек қажетті тапсырмалар тілігінде ғана іске қосылады.
Шарттар неғұрлым нақты болса, жалған іске қосылулар соғұрлым аз және іске қосулар тарихы соғұрлым түсінікті.
Әрекет
Тапсырма ережесінде бір әрекет орындалады. Қолжетімді әрекеттер мыналарды қамтиды:
- күйді өзгерту;
- жауаптыны тағайындау;
- мерзім қою немесе жылжыту;
- пікір қосу;
- қатысушыларға хабарлау;
- ішкі тапсырма құру;
- CRM-да байланысты мәміле құру.
Егер бір оқиға бойынша қатарынан бірнеше әрекет немесе тармақталу қажет болса — бұл енді тапсырма ережесі емес, CRM-робот немесе бизнес-процесс.
Қосу алдындағы алдын ала қарау
Ережені қоспас бұрын, оны алдын ала қарау (симуляция) арқылы өткізіңіз: портал деректерді өзгертпей, ереже қай тапсырмаларға қолданылатынын және не істейтінін көрсетеді. Алдын ала қарау тиісті құқық бойынша қолжетімді.
Алдын ала қарау — жұмысты бұзбаудың басты тәсілі: онда тым кең шарттар мен күтпеген іске қосылулар ереже нақты тапсырмаларға тиместен бұрын көрінеді.
Қосу және иелік ету
Ереже тек қосылғаннан кейін ғана жұмыс істей бастайды. Әрбір ереженің түсінікті иесі болуы керек — процеске жауап беретін және сұрақтармен баратын адам. Ереженің өзгеру тарихы тізімде көрінеді: кім және қашан өзгертті.
Ережені алдын ала қараусыз және иесіз нақты тапсырмаларда «сынап көру үшін» қоспаңыз — кең шарттары бар ұмытылған ереже шу мен қателер тудырады.
Күйлер мен шектеулер
- ереже өшірілген — іске қосылмайды;
- алдын ала қарау сәйкес тапсырмаларды таппады — шарттар тым тар немесе қате;
- ереже ішінара іске қосылды — тапсырмалардың бір бөлігі шарттар немесе құқықтар бойынша өтпеді;
- басқаруға құқық жоқ — ереже тек оқуға ғана қолжетімді;
- іске қосу қорғаныш тексерумен бөгелді — әрекет орындалмады, тексерулерді қараңыз.
Жақсы тәжірибелер
- Баптаудан бұрын процесті сөзбен сипаттаңыз: «қашан… және егер… — онда…».
- Шарттарды барынша нақты етіңіз, «барлық тапсырмаларға» емес.
- Қосудың алдында әрқашан алдын ала қарауды өткізіңіз.
- Әрбір ережеге иесін тағайындаңыз.
- «Тарих» қойындысын жүйелі тексеріңіз: не іске қосылды және не бөгелді.
- Бір оқиға — бір түсінікті әрекет; күрделі логиканы процесспен құрыңыз.
Жиі қателер
Ережені алдын ала қараусыз қосу. Кең шарттар тиісті емес тапсырмаларды жаппай өзгертеді, ал кері қайтару қымбатқа түседі.
Іске қосқышты шартсыз жасау. «Кез келген күй ауысуына» арналған ереже тым жиі іске қосылып, тарихты шулатады.
Бірнеше әрекетті бір ережеге жасыру. Тізбек немесе тармақталу қажет болғанда ережелер үйіндісін емес, роботты немесе процесті қолданыңыз.
Ережені иесіз қалдыру. Автоматтандыру дұрыс жұмыс істемегенде кімге баратыны түсініксіз болады.
Нәтижені қалай тексеру керек
- «Тарих» қойындысында ереженің қажетті тапсырмада іске қосылғаны көрінеді;
- тапсырма күтілген күйді, жауаптыны, мерзімді немесе пікірді алды;
- ереже шарттардан тыс тапсырмаларды тиген жоқ;
- бөгелген іске қосулар түсіндірілді (қорғаныш тексеру іске қосылды немесе құқық жоқ).