Заң компаниясына арналған CRM

Бұл бет — заң фирмасының нақты жұмыс міндеті туралы: клиенттер мен істерді әр іс бойынша мәртебесі, жауапты заңгері, ең жақын мерзімдері және барлық құжаттары көрінетіндей жүргізу, ал серіктес жүктеме мен тәуекелдерді көріп отыруы. Төменде бұл LadVen OS-те қалай жиналатыны баяндалған.

LadVen OS сот реестрлерін, процестік жүйелерді, кәсіби құқықтық сараптаманы немесе заңдық күші бар электрондық қолтаңбаны алмастырмайды. Ол істің операциялық контурын реттеуге көмектеседі: клиент өтініші, құжаттар, тапсырмалар, мерзімдер, жауаптылар, пікірлер және басшылық бақылауы.

Тікелей көргіңіз келе ме? Демо сұраңыз — заң практикасына бейімделген порталды көрсетеміз: істер, мерзімдер, құжаттар.

Қандай міндетті шешеді

Бұл ұғымдық карта іс тәуекелдерін көрсетеді; ол интерфейс скриншоты да, портал күйінің дәлелі де емес.

Заң жұмысында қателіктің бағасы — өткізіп алынған мерзім мен жоғалған құжат. Істер кестелерде жүргізілгенде, ал хат-хабар мен файлдар поштаға шашырап жатқанда, отырысты өткізіп алу, ұзартуды ұмыту немесе шарттың қажетті нұсқасын таппай қалу оңай. Серіктес заңгерлердің нақты жүктемесін көрмейді және мәселе туралы кеш біледі.

Сценарий мұны былай шешеді: әрбір іс кезеңдері, жауаптысы және мерзімдері бар жазба ретінде жүргізіледі, құжаттар мен тапсырмалар іске байланыстырылады, ал сезімтал деректерге қолжетімділік құқықтармен анықталады.

LadVen OS-те бұл қалай ұйымдастырылған

Бұл ұғымдық ағын іс кезеңдерінің ауысуын көрсетеді; ол интерфейс скриншоты да, портал күйінің дәлелі де емес.

Сценарий бірге жұмыс істеп тұрған блоктардан жиналады:

• Клиенттер — жеке тұлғалар мен компаниялар тарихы бар біртұтас жазбалар ретінде.
• Істер жұмыс жазбалары ретінде — маршрут істі кезеңдер бойынша (қабылдау, дайындау, жүргізу, аяқтау) жауапты заңгерімен бірге жүргізеді.
• Мерзімдер мен тапсырмалар — отырыстар, ұзартулар және құжаттарды дайындау орындаушысы мен күні бар тапсырмалар ретінде.
• Құжаттар — шарттар, талап-арыздар және ілеспе файлдар іспен байланыста.
• Құқықтар бойынша қолжетімділік — сезімтал деректер тек қажет адамдарға ғана көрінеді.
• Бақылау — серіктес жүктемені, мерзімдерді және қозғалыссыз істерді көреді.

Кіріс өтініш және іс маршруты

Бұл ұғымдық ағын өтініштің іске айналуын көрсетеді; ол интерфейс скриншоты да, портал күйінің дәлелі де емес.

Заңдық іс қоңыраудан, хаттан немесе формадан тез түсінікті жұмыс маршрутына айналуы керек: клиент, өтініш түрі, кезең, жауапты заңгер, ең жақын мерзім, қажет құжаттар және келесі қадам. Өтініш тек көмекшінің поштасында немесе заңгердің жеке чатында қалса, басшылық тәуекелді көрмейді, ал алмастыру қауіпсіз болмайды.

Әр практикада маршрут әртүрлі болуы мүмкін: кеңес беру, шартпен жұмыс, талап қою, сот ісі, корпоративтік сұрау. Бірақ әр маршрутта иесі, мерзімі, құжаттар жинағы, қазір клиенттен немесе командадан не күтілетіні және кезеңді жабу өлшемі көрінуі керек.

Рөлдер, мерзімдер және процестік тәртіп

Бұл ұғымдық ағын жауапкершілікті бөледі; ол интерфейс скриншоты да, портал күйінің дәлелі де емес.

Заң фирмасында заңгердің кәсіби шешімін ұйымдастырушылық бақылаудан бөлу маңызды. Көмекші құжаттарды жинай алады, заңгер позицияны немесе құжатты дайындайды, серіктес тәуекел мен жүктемені бақылайды, клиент бастапқы деректерді береді және операциялық нәтижені қабылдайды. Бір адам бірнеше рөлді атқара алады, бірақ әр қадамдағы жауапкершілік анық болуы керек.

Мерзімдерді жалпы жазба ретінде емес, иесі, күні және тексерілетін нәтижесі бар тапсырмалар ретінде жүргізген қауіпсіз: жоба дайындау, құжат сұрату, нұсқаны тексеру, пакет жіберу, клиент жауабын алу. Егер мерзім сотқа, қарсы тарапқа немесе клиентке тәуелді болса, тапсырма күту көзін көрсетуі керек, әдеттегі орындалып жатқан жұмыс сияқты көрінбеуі керек.

Үлгілер, автоматтандыру және серіктес бақылауы

Бұл ұғымдық ағын қайталанатын үдеріс пен бақылауды көрсетеді; ол интерфейс скриншоты да, портал күйінің дәлелі де емес.

Қайталанатын заңдық процестерді тапсырма үлгілері арқылы жүргізу ыңғайлы: бастапқы қабылдау, шарт дайындау, талап жұмысы, құжат жинау, ішкі тексеру, финалдық тапсыру. Үлгіге міндетті файлдар, тексеру чек-листі, рөлдер және «нәтиже немесе пікірсіз жаппау» ережесін енгізуге болады.

Серіктеске бөлек көріністер керек: бүгін мерзімі, клиентті күтеді, тексеруде, құжат жоқ, қозғалыссыз, жоғары тәуекел. Автоматты ережелер жауапты адамға мерзімді еске салуға немесе тәуекелді басшылыққа көтеруге көмектеседі, бірақ кәсіби құқықтық бағалауды алмастырмайды.

Істер мен клиенттер

Бұл ұғымдық карта клиентті, істі және келесі қадамды байланыстырады; ол интерфейс скриншоты да, портал күйінің дәлелі де емес.

Әрбір іс — клиентке байланыстырылған, кезеңі, жауапты заңгері және келесі қадамы бар жазба. Істің қай сатыда екені, оны кім жүргізіп жатқаны және әрі қарай не істеу керектігі көрініп тұрады. Клиент бойынша барлық тарих — істер, құжаттар, хат-хабар — әртүрлі қызметкердің поштасында емес, бір жерде жиналады.

Мерзімдер, құжаттар және бақылау

Отырыстар, тапсыру мерзімдері және ұзартулар күндері мен жауаптылары бар тапсырмалар ретінде жүргізіледі — олар күнтізбеде де, іс картасында да көрінеді. Іс бойынша құжаттар онымен бірге сақталады: шарттың қажетті нұсқасы немесе талап-арыз бірнеше секундта табылады. Серіктес заңгерлердің жүктемесін, жақындап келе жатқан мерзімдерді және қозғалыссыз істерді — есептерді қолмен жинамай-ақ — бақылайды.

Шарттың қажетті нұсқасы немесе талап-арыз поштада жоғалып қалмайды — іс файлдары тапсырма орындаушыға жеткенге дейін тапсырманың өзінде көрінеді.

Отырысқа немесе құжат тапсыруға дайындықты тапсырманы қою кезінде-ақ тексерілетін қадамдарға бөлуге болады.

Қолжетімділік және құпиялылық

Бұл ұғымдық ағын сезімтал деректерге қолжетімділік шекараларын көрсетеді; ол интерфейс скриншоты да, портал күйінің дәлелі де емес.

Заң деректері сезімтал болғандықтан, клиенттерге, істерге және құжаттарға қолжетімділік құқықтармен анықталады: кім көреді, кім өңдейді, кім тек оқиды. Бұл әрбір қызметкерге бүкіл базаны ашпай-ақ, ортақ істерді командамен жүргізуге мүмкіндік береді.

Фирма не алады

Бұл ұғымдық цикл істі, жұмысты және тексерілетін нәтижені байланыстырады; ол интерфейс скриншоты да, портал күйінің дәлелі де емес.

• әр іс бойынша мәртебе, жауапты, мерзімдер және құжаттар көрінеді;
• өткізіп алынған отырыстар мен ұзартулар азаяды — мерзімдер бақылауда;
• құжаттар жоғалмайды және іске байланыстырылған;
• серіктес жүктеме мен тәуекелдерді қолмен есеп жасамай-ақ көреді;
• сезімтал деректерге қолжетімділік құқықтармен шектелген.

Енгізу бойынша тексеру парағы

Бұл ұғымдық өмірлік цикл енгізуді қадамдап жоспарлауға көмектеседі; ол интерфейс скриншоты да, портал күйінің дәлелі де емес.

1. Клиенттерді (жеке тұлғалар мен компаниялар) тарихы бар бірыңғай жазбалар ретінде жасаңыз.
2. Істер маршрутын кезеңдер бойынша (қабылдау, дайындау, жүргізу, аяқтау) жауапты заңгермен баптаңыз.
3. Отырыстар, мерзімдер мен құжат дайындауды күндері мен орындаушылары бар тапсырмалар ретінде жүргізіңіз.
4. Шарттар, талап-арыздар мен файлдарды қызметкердің жеке поштасына емес, іске байлаңыз.
5. Құпия деректерге қол жеткізу құқықтарын баптаңыз: кім көреді, кім өңдейді, кім тек оқиды.
6. Серіктес бақылауын баптаңыз: заңгерлер жүктемесі, жақындаған мерзімдер және қозғалыссыз істер.

Нені болдырмау керек

Бұл ұғымдық ағын клиенттерді, істерді және файлдарды қауіпсіз ажыратуды көрсетеді; ол интерфейс скриншоты да, портал күйінің дәлелі де емес.

• Құпия істерді бүкіл командаға ашпаңыз — қол жеткізу құқықтары міндетті.
• Отырыс пен тапсыру мерзімдерін есте немесе поштада ұстамаңыз — тек күндері бар тапсырмалар.
• Талап-арыздар мен шарттарды қызметкердің жеке поштасында сақтамаңыз.
• Клиент пен істі шатастырмаңыз: іс клиентке байланады, бірақ бұл әртүрлі нысандар.

Нәтижені қалай өлшеу керек

Бұл ұғымдық ағын контекст пен құжаттарды табу жылдамдығын өлшеуге көмектеседі; ол интерфейс скриншоты да, портал күйінің дәлелі де емес.

• процестік мерзімдері сақталған істер үлесі;
• заңгерлер жүктемесі және қозғалыссыз істер саны;
• іс бойынша құжаттың қажетті нұсқасын іздеу уақыты;
• қол жеткізуі дұрыс бапталған құпия деректер үлесі.

Неден бастау керек

Бұл ұғымдық цикл істер мен жұмысты байланыстырудың қауіпсіз бастапқы нүктесін көрсетеді; ол интерфейс скриншоты да, портал күйінің дәлелі де емес.

• Клиенттер — клиент жазбалары, компаниялар және байланыстар.
• CRM-дегі іс кезеңдері — істі жұмыс кезеңдері бойынша жүргізу.
• CRM, тапсырмалар және құжаттар байланыстары — істі, тапсырмаларды, файлдарды және құжаттарды байланыстыру.
• Тапсырмалар — мерзімдер, отырыстар және құжаттарды дайындау.
• Тапсырма жасау — мерзімді, отырысты немесе құжат дайындауды иесі мен күні бар жұмыс ретінде бекіту.
• Тапсырма өрістері және жұмыс контексті — жұмысты клиентпен, іспен, құжатпен және күтілетін нәтижемен байланыстыру.
• Тапсырмадағы чек-лист — отырысқа немесе құжатқа дайындықты тексерілетін қадамдарға бөлу.
• Тапсырмадағы файлдар — шарттарды, талаптарды, дәлелдерді және соңғы нұсқаларды жұмыстың жанында ұстау.
• Тапсырмадағы пікірлер — клиент нақтылауын, қайтару себептерін және іс бойынша шешімдерді бекіту.
• Тапсырма үлгілері және автоматтандыру — типтік заң процестерін қолмен жинамай қайталау.
• Тапсырмалар тізімдері және көріністер — мерзімдерді, клиентті күтуді және заңгерлер жүктемесін бақылау.
• Тапсырманы тексеріп жабу — заңдық жұмысты міндетті мерзім немесе файл жоғалмай қабылдау.
• Құжаттар — құжаттарды іспен байланыста сақтау.
• CRM қателіктері мен шектеулері — қолжетімділік, құқықтар және әдеттегі шектеулер.

Құқықтық контекст. Әр кіріс өтінішті түскен күнімен және жауапты адамымен тіркеңіз; келісімнің қабылдануын күні мен қабылданған нақты мәтіні бар нұсқаланған жазба ретінде сақтаңыз. Сақтау мерзімін дерек түріне қарай баптап, оны операциялық бақылауда қайта қарап отырыңыз; барлық материалға бір мерзім қолданбаңыз. GDPR мақсаты, қолжетімділігі және сақтау мерзімі туралы сұрақтарға контекст бола алады, бірақ қолданылатын құқық істің мән-жайына байланысты. Іске қоспас бұрын мәтін мен процесті заңгерге тексертіңіз: LadVen OS операциялық қадамдарды тіркейді, бірақ талаптарға сәйкестікті кепілдемейді және заңгерлік кеңесті алмастырмайды.

Демо сұрату

Бұл ұғымдық ағын демо сценарийін түсіндіреді; ол интерфейс скриншоты да, портал күйінің дәлелі де емес.

Дайын демо-порталда клиенттер, істер мен мерзімдер қалай жүргізілетінін көргіңіз келе ме? Демо сұратыңыз — заң жұмысына бапталған демонстрациялық ортаны көрсетеміз және оған сіздің істеріңізді көшіруге көмектесеміз.

LadVen OS — жас өнім, біз мұны жасырмаймыз: кедір-бұдырды көресіз. Оның орнына сіз олармен жалғыз қалмайсыз. Мамырда 118 өзгеріс енгіздік, шілдеде — 2125. Күтуге тура келетін тоқсандық релиздер бізде жоқ.