Клиенттер, компаниялар және контакттар

Клиент базасы — CRM іргетасы. Жазбалар ұқыпты жүргізілсе, қалған бүкіл жұмыс (мәмілелер, тапсырмалар, құжаттар, хат алмасу) дұрыс клиенттің айналасына жиналады, ал басшы тұтас көріністі көреді. Базада дубльдер мен тексерілмеген деректер болса, тарих әр түрлі карточкаларға бөлініп, шешімдер соқыр түрде қабылданады.

Бұл бет базаны басқарылатын күйде ұстау үшін клиенттерді, компанияларды және контакттарды қалай ашуды әрі жүргізуді түсіндіреді.

Қай жерде

CRM қарым-қатынас қатысушыларын бірнеше байланысты бөлімде сақтайды:

• Клиенттер (/clients) — клиент жазбаларына және олардың жұмыс аймақтарына бірыңғай кіру. Осыдан бастаған ыңғайлы: клиентті тауып, оның жұмыс кеңістігіне өту.
• Компаниялар (/clients/companies) — контрагент ұйымдар: компания карточкасы, деректемелер, байланысты контакттар мен мәмілелер.
• Контакттар (/clients/contacts) — нақты адамдар: аты-жөні, лауазымы, байланыс тәсілдері, компанияға тиесілілігі.
• Заңды тұлғалар (/clients/legal-entities) — құжаттар мен есеп айырысуға арналған деректемелері бар заңды тұлғалар.

Контакттар тізілімі /clients/contacts мекенжайында ашылады, ал нақты контакт карточкасын /clients/contacts/:contactId арқылы ашуға болады. Карточка мазмұны мен әрекеттер құқықтарға байланысты.

Қолжетімді бөлімдер мен әрекеттер жиынтығы сіздің құқықтарыңызға байланысты. Егер CRM тармағы навигацияда көрінбесе, рөліңізде модульге қолжетімділік жоқ — бұл қате емес, құқық баптауы.

Компаниялар тізілімі

/clients/companies мекенжайында ұйымдардың жеке тізілімі ашылады. Атауы бойынша іздеңіз, жауапты қызметкермен тарылтыңыз, ал архивтегі жазбалар керек болса Архивтегілерді көрсету жалаушасын қосыңыз. Әр жолда компания атауы мен түрі, саласы, телефоны немесе сайты, жауапты адам, күйі және соңғы өзгеріс күні көрсетіледі. Жолды таңдағанда қойындылары мен байланысты материалдары бар клиенттің /clients/account/:accountId жұмыс кеңістігі ашылады. Компанияның өз деректері үшін осы кеңістіктен Компания картасын ашу таңдаңыз: ол /clients/companies/:accountId маршрутын ашады. Бапталған файл өрістерінде (логотип, мөр немесе қолтаңба) өңдеу құқығы бар адам файлды жүктей, ауыстыра не жоя алады; файл қолжетімді болса, түсінікті атау, ал суретте алдын ала қарау көрсетіледі. Өріс файлдың қолжетімсіз екенін айтса, техникалық мәнді көшірмеңіз және файлды өз бетіңізше ауыстырмаңыз; портал иесі қолжетімділік не күйін тексерсін.

Телефонда компания атауы сілтеме болып қалады, ал карточкада бар және бос емес төртке дейін факт көрсетіледі; бос өрістер жасырылады. Бұл бейімделген көрініс, деректер өшірілді немесе қолжетімсіз деген белгі емес: жұмыс үстелі кестесінде мәннің жоқтығы арнайы белгімен көрсетілуі мүмкін.

Нәтижелер беттермен жүктеледі. Тізім үстіндегі сан портал жалпы санды растағанын ашық көрсеткенде ғана дәл болады; әйтпесе ол әзірге жүктелген жазбалардың төменгі шегі. Белсенді сүзгілері бар бос тізім жаңа компания ашу керек дегенді білдірмейді: алдымен сүзгілерді тазалаңыз.

Егер жиынтықта клиенттер көрсетіліп, кесте бос немесе аралық күйде қалса, жаңа жазба жасамаңыз. Қайталау әрекетін басыңыз немесе тізімді жаңартыңыз, сүзгілер мен құқықтарды тексеріңіз; айырмашылық сақталса, әкімшіге хабарлаңыз — тізім дубль туралы шешім қабылдауға әлі дайын емес.

Тізілім ортақ күйлерді қолданады: жүктеу кезінде скелетон көрсетіледі, оқу қатесі Қайталау әрекетін ұсынады, ал сүзгісіз бос нәтиже бірінші компанияны жасауды ұсынады. Белсенді сүзгілер ештеңе таппаса, жаңа жазба қажет пе екенін шешпей тұрып Сүзгілерді қалпына келтіру әрекетін қолданыңыз. Нәтиже тақырыбы жүктелген жолдар мен расталған жалпы санын көрсетеді; жазу құқығы болса, жолдағы әрекет жазбаны архивтейді немесе қалпына келтіреді. Белсенді компанияға бөлек күй белгісі берілмейді — белгілер архивтелген не белсенді емес жазбаларға арналған.

Ашу батырмасы міндетті атауы бар компания формасын ашады: түрі (компания, серіктес немесе жеткізуші), сала, сайт, телефон, жауапты адам, заңды тұлға және тегтер. Сақтау алдында сайт пен телефон тексеріледі. Архивтеу және қалпына келтіру үшін жазу құқығы керек; құқық болмаса, портал әрекетті үнсіз орындамай, шектеуді түсіндіреді.

Жол әрекеттері үшін портал сервердің бөлек verdict мәндерін тексереді: archiveAccount, unarchiveAccount, updateAccount және transferOwner. Әрекетке тыйым салынса, себебі басқару элементінің жанында көрсетіледі; verdict жоқ болса, бұл «белгісіз» дегенді білдіреді, автоматты түрде «тыйым салынды» емес — соңғы шешім серверде қалады. Сондықтан жалпы өңдеу құқығы компанияны мұрағаттауға немесе жауапты адамды ауыстыруға өздігінен кепілдік бермейді.

Клиент жазбасы қарапайым сұрақтарға жауап береді

Жақсы клиент жазбасы ауызша нақтылаусыз жауап береді:

• клиент кім: жеке клиент пе, әлде компания ма;
• байланыс тұлғасы кім және онымен қалай хабарласуға болады;
• қарым-қатынасқа қай компания мен заңды тұлға қатысады;
• команда ішінде клиентке кім жауапты;
• деректерге қолжетімділік бойынша қандай шектеулер бар.

Карточканы жазба үйіндісіне айналдырмаңыз. Нақты жұмысқа қатысты барлық нәрсені мәміледе, тапсырмада немесе пікірде жүргізіңіз, ал клиент жазбасында клиент туралы тұрақты деректерді сақтаңыз.

Клиентті дубльсіз қалай ашу керек

Клиент дублі — CRM-дегі ең қымбат қателердің бірі: хат алмасу, құжаттар, мәмілелер мен тапсырмалар әр түрлі карточкаларға бөлінеді, ал толық тарихты не менеджер, не басшы көрмейді.

LadVen OS-те жазба жасау кезінде дубльдерді автоматты бұғаттау жоқ, сондықтан тексеру — бұл түйме емес, жұмыс тәжірибесі:

1. Жаңа жазба жасамас бұрын іздеуді пайдаланыңыз.
2. Клиентті бірнеше белгі бойынша тексеріңіз: атауы немесе аты-жөні, телефон, пошта, байланысты компания.
3. Ұқсас жазба бұрыннан бар болса, екіншісін жасамай, сонда жұмыс істеңіз.
4. Клиент деректері өзгерсе, жаңасын ашпай, бар карточканы жаңартыңыз.
5. Дубль бәрібір пайда болса, карточкаларды не тарихты тек атауы бірдей болғаны үшін біріктірмеңіз. Мессенджерден келген атау тұлғаны дәлелдемейді: жауаптыны келісіп, расталған карточкада жұмыс істеңіз, ал тексерілмеген жазбаларды бөлек қалдырыңыз.

Байланыс деректерін тек тексергеннен кейін енгізіңіз. Ақпарат расталмаған болса, оны пікірде немесе келесі қадамда белгілеңіз, болжамды клиент карточкасында фактіге айналдырмаңыз.

сақ болыңыз

Бос тізім клиенттің жоқ екенінің дәлелі бола бермейді. Егер тізімнің үстінде таңдалған сүзгілер осы көріністе жұмыс істемейді деп жазылса, жазбалар мүлде көрсетілмейді — және мұндай экран бойынша жаңа жазба ашуға болмайды. Алдымен сол сүзгілерді тазалаңыз, содан кейін дубль туралы шешіңіз. Толығырақ — төмендегі сүзгілер бөлімінде.

Клиенттер тізіміндегі іздеу мен сүзгілер

Клиенттер тізімі іздеу жолы арқылы ізделеді және тізімнің үстіндегі «Сүзгілер» түймесімен тарылтылады. Түймеде белсенді сүзгілер санауышы көрінеді — сол арқылы тізімнің толық көрсетілмегені бірден түсінікті болады.

Қолжетімді сүзгілер:

• жазба түрі — компания немесе жеке клиент;
• жауапты — клиентті қай қызметкер жүргізеді;
• назар күйі — сау, бақылау, қауіп астында, белгісіз;
• еске салулар — мерзімі өткен, бүгін, жақында, еске салу жоқ;
• байланыссыз, күн — көрсетілген мерзімнен ұзақ уақыт сөйлеспеген клиенттер;
• соңғы байланыс, келесі байланыс, еске салу мерзімі, жаңартылған — «бастап» және «дейін» кезеңдері.

Қолжетімді сүзгілер жиынтығы көрініске және сіздің құқықтарыңызға байланысты, сондықтан олардың бір бөлігі көрінбеуі мүмкін.

Сүзгілер қолдау таппағандықтан тізім көрсетілмейді

Тануға тұрарлық жеке күй: тізімнің орнына «Бұл сүзгілер осы көріністе жұмыс істемейді» хабарламасы мен «Бұл сүзгілерді тазалау» түймесі шығады.

Бұл бос нәтиже де, ақау да емес. Сүзгілердің бір бөлігі тізімнің әр көрінісінде қызмет етпейді, әрі шарттардың бір бөлігі үнсіз ескерілмеген жазбаларды көрсетудің орнына жүйе тізімді мүлде көрсетпейді. Әйтпесе экранда сүзгіден өткен сияқты көрінетін толық клиенттер тізімі тұрар еді — одан қате шешім қабылдау оңай.

Не істеу керек:

1. Мұны «мұндай клиенттер жоқ» деген жауап деп қабылдамаңыз әрі мұндай экран бойынша жаңа жазба ашпаңыз.
2. «Бұл сүзгілерді тазалау» түймесін басыңыз немесе қажетті сүзгілер жұмыс істейтін көрініске ауысыңыз.
3. Тізімнің жазбаларды көрсетіп тұрғанына көз жеткізіңіз, сосын ғана қорытынды жасаңыз немесе жаппай әрекет орындаңыз.

Клиенттер тізіміндегі жаппай әрекеттер

Тізімде бірнеше клиентті белгілеуге (немесе жүктелгендердің бәрін таңдауға) және бір әрекетті қолдануға болады: «Таңдалғандарды мұрағаттау» немесе «Таңдалғандарды қалпына келтіру». Таңдау жеке түймемен алынады. Бір ретте шектеулі мөлшердегі жазба өңделеді — көбірек таңдасаңыз, портал ол туралы айтады.

Жазбас бұрын портал қауіпсіз алдын ала тексеру жасайды: қанша жазбаға рұқсат барын, қажетті күйде тұрғанын немесе қолжетімсіз екенін көрсетеді. Таза таңдау бірден орындалады; растау терезесі таңдаудың бір бөлігі қабылданбағанда не өткізіліп кеткенде ғана ашылады. Сәтті аяқталған соң тізімді қайта оқыңыз; кері әрекет үшін архивтелген жазбаларды бөлек таңдап, Таңдалғандарды қалпына келтіру пәрменін пайдаланыңыз — Кері қайтару әрекеті жоқ.

сақ болыңыз

Клиентті мұрағаттау онымен байланысты жұмысты мұрағаттамайды. Растау терезесінде портал осы клиенттердің қанша жұмыс тобы мен клиенттік жобасы белсенді күйде қалатынын тікелей ескертеді. Оларды бөлек жабу керек.

Әйтпесе қауіпті алшақтық шығады: клиент жабылған болып саналады, ал ол бойынша жұмыс тобы тірі — тапсырмалар жүреді, адамдар жұмыс істейді, ал қайшылықты ешкім көрмейді.

Қауіпсіз жаппай мұрағаттау реті:

1. Тізім шынымен сіз ойлағанды көрсетіп тұрғанын тексеріңіз: қолдау таппаған сүзгілер туралы хабарлама жоқ па және сүзгілер санауышы ниетіңізге сай ма.
2. Жазбаларды белгілеңіз де, алдын ала тексеруді оқыңыз; нәтиже жартылай болса, растау терезесіндегі бөлшектеуді қараңыз.
3. Портал ескерткен жұмыс топтары мен клиенттік жобаларды бөлек қараңыз.
4. Егер жазбалардың бір бөлігі өтпесе, оларды жеке ашып, себебін анықтаңыз, жаппай әрекетті соқыр түрде қайталамаңыз.

Компаниялар, контакттар және заңды тұлғалар

Жазбалардың рөлдерін ажыратыңыз:

• Компания ұйымды тұтастай сипаттайды: біз кіммен жұмыс істейміз, оның қандай контакттары мен мәмілелері бар.
• Контакт адамды сипаттайды: біз нақты кіммен сөйлесеміз, оның шешім қабылдаудағы рөлі қандай.
• Заңды тұлға құжаттар мен есеп айырысуға керек: шарттар, шоттар мен актілер ресімделетін деректемелер.

Бір компанияның бірнеше контакты болуы және заңды тұлғамен байланысты болуы мүмкін. Клиентке құжат жібермес бұрын дұрыс заңды тұлға таңдалғанын және деректемелердің дәл осы компанияға тиесілі екенін тексеріңіз.

Заңды тұлғалар тізілімі /clients/legal-entities мекенжайында. Онда атау, салық нөмірі мен тіркеу деректері, байланысқан компания және соңғы өзгеріс көрсетіледі; атау немесе салық нөмірі бойынша іздеп, қажет болса архивті қосып, келесі нәтижелерді жүктеңіз. Ескірген жазбаларды жоймай архивтеңіз; өңдеу және архивтеу/қалпына келтіру тиісті құқықты талап етеді. Жүктеу, бос немесе қате күйі жазбалар жоғалды дегенді білдірмейді, қайта тексеріңіз. /crm/legal-entities — ескі бағыттау ғана. Жеке кәсіпкерде KPP не тіркеу нөмірі болмауы мүмкін, сызықша қалыпты. Деректерді шоттан не email-ден емес, құрылтай құжаттарынан алыңыз. Жасау батырмасы мен Өңдеу әрекеті міндетті атауы және байланыстырылған компанияны іздеуі бар модаль терезені ашады. Іздеу жүктелуі, бос нәтиже немесе қате көрсетуі мүмкін: техникалық ID енгізбей, сұрауды тексеріп қайта орындаңыз. Жасау, өңдеу және архивтеу үшін жазу құқығы қажет; сақтау қабылданбаса немесе қате болса, портал себебін көрсетуі керек — өрісті түзетіңіз не қолжетімділікті сұраңыз, мутацияны соқыр қайталамаңыз.

Жолды таңдағанда осы өңдеу модаль терезесі ашылады; /crm/legal-entities/:id мекенжайында қолдау көрсетілетін жеке detail беті жоқ. Байланысты компания атауы бөлек навигация сілтемесі. Сан портал жалпы санды ашық растағанда ғана дәл; әйтпесе ол төменгі шек немесе белгісіз мән.

/clients/contacts тізілімі іздеуді, жауапты адам, компания, заңды тұлға және архив жазбалары бойынша сүзгілерді, расталған жалпы санымен беттеп жүктеуді және контакт карточкасына өтуді қолдайды. Жолда аты, рөлі, компаниясы, жұмыс email-і және жауапты адам көрінеді; шешім қабылдайтын адам белгісі кіммен сөйлесу керегін анықтауға көмектеседі. Жолды немесе таңдалған топты архивтеу/қалпына келтіру үшін жазу құқығы керек; сервер бас тартса, портал себебін көрсетеді, ал сәтті әрекеттен кейін түбіртек Кері қайтару ұсынады. Жол архивтеу әрекетінің өзін тексереді: контактінің белсенді сөйлесулері болса немесе ол компанияның негізгі байланыс тұлғасы болса, батырма алдын ала өшіріліп, себебі көрсетіледі. Контактты өңдеудің жалпы құқығы оны архивтеуге кепілдік бермейді; жолда вердикт жоқ болса, соңғы шешімді сервер шығарады.

Контакт жасағанда модаль терезе ашылады: толық аты міндетті, email мен телефон форматы тексеріледі. Байланысты компанияны, заңды тұлғаны және жауапты адамды техникалық ID енгізбей, іздеу арқылы таңдаңыз. Сақтау қатесі болса деректерді түзетіңіз; құқық берілмесе, қолжетімділікті сұрап, мутацияны соқыр қайталамаңыз.

Контакт карточкасында атты аты мен тегі бөлек өрістер арқылы өңдеңіз; толық атты портал өзі құрастырады. Ескі жазба атты басқа құрылымда бергені үшін ғана екінші жазба жасамаңыз. Компания, заңды тұлға, дереккөз немесе тегтер өрістері бос әрі сізге өңдеуге қолжетімсіз болса, олар үнсіз жоғалмай, «Толтырылмаған» жолына жиналады; телефон, email, жауапты және мәртебе бөлек өріс болып қалады. «Құқық бойынша жасырын» — басқа күй: ол бос деректі емес, қолжетімділіктің шектелуін білдіреді.

Контакт үшін компания таңдалса, карточкадағы оның мәні сол компанияның карточкасын ашады; өңдеу кезінде Компания картасын ашу сілтемесін пайдаланыңыз. Бұл деректемелер мен байланыстырылған файлдарды техникалық ID-ді қолмен енгізбей тексеруге арналған. Егер сілтемеде атаудың орнына техникалық код көрсетілсе, ол компания атауы да, компания жойылды деген дәлел де емес: оны көшірмеңіз және жарияламаңыз; карточканы жаңартыңыз не портал иесінен байланысты және қолжетімділікті тексеруді сұраңыз. Сілтеменің болмауы тек компания таңдалмағанын білдіреді.

Контакт карточкасында дауыстық байланысқа жарамдылық әр мақсат үшін бөлек тексеріледі: сату, ұстап қалу, сервис және өндіріп алу. Тек Қоңырау шалуға болады вердикті қоңырауға рұқсат береді; белгісіз не мерзімі өткен вердикт, қоңыраудан бас тарту немесе блок оны тыйым салады. Жазбада негізі, көзі және жарамдылық мерзімі көрсетіледі. Жазу құқығы болса, Жазу арқылы негізін, көзін және мерзімін қайта жазыңыз; жазбаны жою әрекеті жоқ. Өтініштердің Тізімі мен Канбаны ағымдағы контакт тексерісінің ықшам жиынтығын ғана көрсетеді: жоқ не оқылмайтын нәтиже рұқсат емес және контактқа қолжетімділікке байланысты жолдарда әртүрлі болуы мүмкін. Ескерту көрінсе қоңырау шалмаңыз; контакт карточкасын немесе қоңырау формасын ашыңыз. Сақтау қатесі не құқықтан бас тарту болса, жазбаны түзетіңіз немесе қолжетімділік сұраңыз, мутацияны соқыр қайталамаңыз.

Контакттар тізімін есеп немесе тарату үшін қима керек болғанда Excel-ге жүктеп шығаруға болады. Жүктемес бұрын оған сыртқа берілмейтін деректер енбейтініне көз жеткізіңіз.

Компания бойынша еске салулар

Компания карточкасында еске салулар блогы бар: «Жаңа еске салу» түймесі және қойылғандардың тізімі. Бұл міндеттемені бас ішінде немесе жеке күнтізбеде ұстамай, компания деңгейінде бекітуге мүмкіндік береді.

Еске салудың атауы, мерзімі, жауаптысы және пікірі болады. Тізімде әр еске салу күйін көрсетеді: белсенді, кейінге қалдырылған, мерзімі өткен, орындалған немесе болдырылмаған. Жол бойынша әрекеттер қолжетімді: өзгерту, орындалды деп белгілеу, болдырмау.

Еске салуларды әркім жасай алмайды — бұл құқықтарға байланысты. Егер жасау сізге қолжетімсіз болса, блок жұмыс істемейтін түймені көрсетпейді, керісінше, еске салуды кім қоя алатынын түсіндіреді.

Бұл қашан керек. Компания бойынша еске салу нақты мәмілеге емес, қарым-қатынасқа тұтастай қатысты міндеттемелерге жарайды: үзілістен кейін қайта қоңырау шалу, шартты ұзарту, төлемді тексеру, маусымнан кейін клиентке оралу. Егер әрекет нақты мәмілеге қатысты болса, еске салуды сонда қойыңыз — сонда ол сол мәміленің тарихымен бірге көрінеді.

Еске салу — тапсырма емес. Еске салу — «бұған оралуды ұмытпау» деген жеке белгі. Тапсырма — орындаушысы, мерзімі және нәтижені қабылдауы бар жұмыс. Егер міндеттеме бойынша біреу бірдеңе істеп, есеп беруі тиіс болса, еске салу емес, тапсырма жасаңыз: еске салуды адресаттан басқа ешкім бақыламайды.

Клиенттің жұмыс аймағы

Клиент жазбасынан жұмыс аймағы ашылады — осы клиент бойынша мәмілелер, тапсырмалар, файлдар, құжаттар және сыртқы қолжетімділік жиналған бірыңғай орын. Бұл клиент бойынша бүкіл жұмысты әр түрлі модульден қолмен жинамай жүргізуге және бақылауға мүмкіндік береді.

Жұмыс аймағын жинау нүктесі ретінде пайдаланыңыз: тапсырманы немесе мәмілені тікелей клиент контекстінен жасаңыз, сонда байланыс кейін жадтан қалпына келтірілмей, өздігінен сақталады.

Қолжетімділік және жеке деректер

CRM сезімтал деректерді сақтайды, сондықтан оларға қолжетімділік құқықтармен басқарылады және бәрі бәріне көрінбейді.

• Модуль көрінуі. Рөлде CRM-ге құқық болмаса, бөлім навигациядан толық жасырылады.
• Шектеулі қолжетімділік. Кейбір пайдаланушылар тек белгілі бір воронкаларды, клиенттерді немесе өрістерді көреді. Қолжетімділік шектелсе, кейбір әрекеттер тек нақты объект таңдалғаннан кейін ғана қолжетімді болады.
• Жасырын өрістер. Жекелеген өрістер, әсіресе жеке деректер мен заңды тұлға деректемелері (СТН, ЕБК, БСН), «Құқық бойынша жасырылған» деп көрсетілуі мүмкін. Бұл жазбаны көресіз, бірақ осы деректерге қолжетімділік жоқ дегенді білдіреді.
• Жұмыс тобына қатысу. Кейде жазба көрінеді, бірақ әрекет қолжетімсіз, өйткені сіз байланысты жұмыс тобының қатысушысы емессіз. Бұл жағдайда шектеуді айналып өтпей, иесінен өзіңізді қатысушыға қосуды сұраңыз.
• Сыртқы қатысушылар. Клиент бөлек шақыру механизмі арқылы сыртқы қолжетімділікке (клиент порталына) қосылуы мүмкін. Бұл — басқарылатын сценарий, қызметкерге құқық берудің әдеттегі тәсілі емес.

Деректерді CRM-нен тыс жіберу арқылы құқық шектеуін айналып өтуге тырыспаңыз. Қолжетімділік шынымен керек болса, оны әкімші немесе кеңістік иесі баптауы тиіс.

Дубльдерді ретке келтіру

Дубльдер пайда болып қойса, оларды мүмкіндігінше ертерек ажыратыңыз — екі карточка бойынша жұмыс неғұрлым ұзаққа созылса, кейін тарихты жинау соғұрлым қиын болады.

Ретке келтіру тәртібі:

1. Бір клиенттің барлық жазбасын аты-жөні, телефоны, поштасы және байланысты компаниясы бойынша іздеп табыңыз.
2. Негізгі жазбаны таңдаңыз — әдетте тарихы көбірек әрі деректері өзектірек жазбаны.
3. Тек атауы бірдей болғаны үшін карточкалар арасында байланыстарды, тарихты не деректерді көшірмеңіз. Алдымен бекітілген тәртіппен ажырататын фактіні растаңыз; ондайы болмаса, жазбаларды бөлек қалдырып, шешімді иесіне беріңіз.
4. Командада қай жазба негізгі екенін келісіңіз, сонда жаңа мәмілелер мен хат алмасу соған жиналады.
5. Жазбаны өзекті емес деп тек расталған шешімнен кейін белгілеңіз; карточканы тек атауына қарап «артық» деп жаппаңыз.

Қазіргі CRM-де қауіпсіз автоматты біріктіру жоқ: бұл шектеуді тікелей шақырулармен не жаппай қолмен көшірумен айналып өтпеңіз. Дубльге дейін жеткізбеген артық: жазба жасамас бұрын іздеу тәртібі — кейін бөлініп кеткен тарихты жинаудан арзан. Дубльдер үнемі пайда болса, бұл салдарымен әр жолы қолмен күресудің емес, клиенттерді енгізу үрдісін түзетудің белгісі.

Көруге болатын күйлер

• жазба жүктеліп жатыр немесе іздеуден кейін тізім жаңарып жатыр;
• сұрау бойынша ештеңе табылмады — жаңа жазба жасамас бұрын тұжырым мен сүзгіні тексеріңіз;
• тізім көрсетілмейді, таңдалған сүзгілер осы көріністе жұмыс істемейді деген хабарлама шығады — бұл «клиенттер жоқ» дегені емес: сол сүзгілерді тазалаңыз немесе көріністі ауыстырып, қайта қараңыз;
• жаппай әрекеттің растау терезесі жұмыс топтары мен клиенттік жобалар белсенді қалатынын ескертеді — оларды бөлек жабыңыз;
• өріс «Құқық бойынша жасырылған» деп көрсетіледі — бұл деректерге қолжетімділігіңіз жоқ;
• әрекет қолжетімсіз: құқық жоқ, шектеулі қолжетімділікте объект таңдалмаған немесе сіз жұмыс тобының қатысушысы емессіз;
• деректерді басқа пайдаланушы өзгертті — қайта әрекет жасамас бұрын карточканы жаңартыңыз.

Жақсы тәжірибелер

• Клиент жасамас бұрын әрқашан бар жазбаны іздеңіз.
• Тізім бойынша қорытынды жасамас бұрын, оның мүлде көрсетіліп тұрғанына және қолдау таппаған сүзгілер туралы хабарламамен ауыстырылмағанына көз жеткізіңіз.
• Тек тексерілген байланыс деректерін енгізіңіз; болжамдарды пікірде немесе келесі қадамда сақтаңыз.
• Жаппай мұрағаттау алдында осы клиенттердің жұмыс топтары мен клиенттік жобаларын бөлек жабыңыз.
• Бір клиентті бір жазбада, ал ол бойынша жұмысты оның жұмыс аймағында жүргізіңіз.
• Компания бойынша міндеттемелерді жеке күнтізбеде емес, оның карточкасындағы еске салумен бекітіңіз.
• Құжат жібермес бұрын компанияны, заңды тұлғаны және деректемелерді тексеріңіз.
• Сыртқа берілмейтін деректері бар контакттарды жүктеп шығармаңыз.
• Өріс құқық бойынша жасырылған болса, айналма жол іздемей, қолжетімділік сұраңыз.

Жиі кездесетін қателер

Біріншісін іздеудің орнына екінші клиент жасау. Жұмыс тарихы бөлінеді де, толық көріністі ешкім көрмейді.

Қолдау таппаған сүзгілер туралы хабарламаны бос нәтиже деп қабылдау. Ол сәтте тізім бос емес, мүлде көрсетілмейді. Мұндай экран бойынша «клиент жоқ, жаңасын ашамын» деген шешім дәл дубльге әкеледі.

Клиенттерді жұмыс топтарын жаппай пачкамен мұрағаттау. Клиент мұрағатта саналады, ал ол бойынша жұмыс жүре береді — қайшылықты клиенттің өзінде шыққанша ешкім байқамайды.

Тексерілмеген деректерді факт ретінде жазу. Команда қате телефон, пошта немесе деректемелер бойынша әрекет ете бастайды.

Клиент бойынша шешімдерді жеке чаттарда ұстау. Жаңа қатысушы контекстті көрмейді, ал басшы келісімдерді тексере алмайды.

Құқық туралы ескертуді елемеу. Деректерді жіберу арқылы шектеуді айналып өту дерек ағу қаупін тудырады және бақылауды мүмкін емес етеді.

Бөтен деректемелермен құжат жіберу. Шатастырылған заңды тұлға заңдық және есеп айырысу қателеріне әкеледі.

Нәтижені қалай тексеру керек

• клиент іздеу арқылы табылады және қайталанбайды;
• клиенттер тізімі шынымен көрсетіліп тұр, қолдау таппаған сүзгілер туралы хабарламамен ауыстырылмаған;
• жаппай мұрағаттаудан кейін осы клиенттердің жұмыс топтары мен клиенттік жобалары да жабылған;
• контакт кім, қай компания мен заңды тұлға байланысты, клиентке кім жауапты екені көрінеді;
• жазбадан байланысты мәмілелер, тапсырмалар және құжаттары бар жұмыс аймағы ашылады;
• құқық бойынша жасырылған өрістер бос дерек емес, қолжетімділік шектеуі ретінде түсінікті;
• сезімтал деректер қажетсіз жүктемелерге және сыртқа түспейді.

Байланысты сценарийлер

• CRM: шолу
• Тапсырмалар
• Құжаттар
• Формалар
• Extranet