СБИС арқылы құжат алмасу
Құжат алмасу коннекторы порталдың құжаттарын СБИС электрондық құжат айналымы (ЭДО) операторымен байланыстырады. Бұл порталдан шықпай-ақ контрагенттермен заңды маңызы бар құжаттармен — актілермен, шот-фактуралармен, шарттармен — алмасуға мүмкіндік береді: шығыс құжаттар тікелей құжат картасынан дайындалады, ал мәртебелер мен қол қойылған көшірмелер кері тартылып алынады.
Бұл — Ресейге арналған өңірлік коннектор: ол СБИС операторымен жұмыс істейді (картада басқа операторлардың брендтері де кездесуі мүмкін, бірақ қосылым СБИС-ке бапталған).
Қосу үшін не қажет
Қосылымды әкімші Интеграциялар хабында (CRM → Интеграциялар бөлімі, СБИС ЭДО профилі) баптайды. Қажет болады:
- алмасу сценарийі — тек шығыс нобайлар немесе толық екіжақты алмасу;
- СБИС-ке қол жеткізу — оператор тіркелгісінің логині мен паролі;
- ұйым және заңды тұлғалар, олардың атынан портал алмасуды жүргізеді;
- СБИС кабинетінің мекенжайы мен стенд (жұмыстық немесе сынақтық).
Сақтағаннан кейін қосылым тексеруін іске қосыңыз. Жіберу мен қол қоюдың өзі СБИС кабинетінде қалады — портал нобайларды дайындайды және мәртебелерді қадағалайды.
Шығыс құжаттар
Шығыс құжат тікелей құжат картасынан дайындалады: портал СБИС-те алдын ала қараумен нобай жасайды (не жіберілетінін тексеру үшін), қол қою мәртебесін қадағалайды, СБИС кабинетін ашуға және нәтижені — түпнұсқаны, қол қойылған көшірмені немесе екі файлды бірге — импорттауға мүмкіндік береді.
Осылайша құжат басқарылатын күйде қалады: ол оператордың жеке кабинетінде ғана емес, порталда да мәртебесімен және байланыстарымен көрінеді.
Кіріс құжаттар
СБИС-тен келген кіріс құжаттар клиентпен салыстырылады: контрагентті таңдау қадамы құжатты CRM-дегі қажетті заңды тұлғамен байланыстырады. Байланыстырылмаған кіріс құжаттар жеке кезекке жиналады, онда қызметкер әрқайсысын талдай алады: клиентпен байланыстыру, қайта салыстыру, жазба жасау немесе кейінге қалдыру.
Осылайша кіріс құжат айналымы талданбаған қалташаға айналмайды — әр құжат клиентін және жұмыстағы орнын алады.
Кім баптайды
Бұл — әкімшілік баптау. Құжаттардың өзіне және алмасуға қол жеткізу құжаттарға және байланысты клиент карталарына берілген құқықтарға байланысты. Скриншоттарда СБИС логині мен паролін, кабинет мекенжайын және нақты контрагенттердің деректемелерін көрсетпеңіз әрі оларды басқаға жібермеңіз.
Алмасу мәртебелері
| Мәртебе | Нені білдіреді | Не істеу керек |
|---|---|---|
| Нобай | Құжат порталда дайындалды, әлі СБИС-ке жіберілмеген | Жіберу алдында алдын ала қарауды тексеріңіз |
| Жіберілді | Нобай СБИС кабинетіне кетті | Контрагенттің жауап әрекетін күтіңіз |
| Қол қоюда | Құжат жіберілді және СБИС ішінде контрагенттің әрекетін күтіп тұр | Көшірме жасамаңыз — нәтижені күтіңіз |
| Қол қойылды | Қол қойылған көшірме алынды | Көшірмені құжат картасына импорттаңыз |
| Қабылданбады | Контрагент құжатты қабылдамады | Себебін СБИС кабинетінен нақтылап, жаңа нұсқа дайындаңыз |
| Алмасу қатесі | Байланыс сәтсіз аяқталды немесе оператор қабылдамады | Стенд пен қосылым деректемелерін тексеріп, жіберуді қайталаңыз |
Егер алмасу өтпесе
- Баптауларды сақтағаннан кейін бірден байланыс қатесі — көбіне сынақтық пен жұмыстық стенд шатастырылған немесе кабинеттің логині/паролі қате; қосылым профилін Интеграциялар хабынан тексеріңіз.
- Құжат ұзақ уақыт «Жіберілді» мәртебесінде тұр — бұл порталдың ақауы емес, контрагенттің СБИС-те әрекет күтуі; операторлық кабинетте тікелей нақтылаңыз.
- Кіріс құжат клиентті таппайды — контрагенттің заңды тұлғасы CRM-дегі картамен сәйкес келмейді; құжатты кіріс кезегінде талдап, қолмен салыстырыңыз.
- Порталдағы мәртебе СБИС кабинетіндегімен сәйкес келмейді — құжат картасын жаңартыңыз; мәртебе нақты уақытта емес, синхрондау кідірісімен тартылады.
Жақсы тәжірибелер
- Алғашқы алмасу алдында ұйымды, заңды тұлғаларды және стендті (сынақтық немесе жұмыстық) тексеріңіз.
- Шығыс құжаттарды кабинетте қолмен емес, құжат картасынан дайындаңыз — осылайша порталдағы байланыс пен мәртебе сақталады.
- Кіріс кезегін тұрақты түрде талдап отырыңыз, сонда құжаттар клиентсіз қалмайды.
Жиі кездесетін қателер
- Алғашқы баптауда сынақтық пен жұмыстық стендті шатастырып алу.
- Тек кабинетте қол қойып, жіберіп, порталдағы мәртебені жаңартуды ұмыту.
- Кіріс құжаттарды контрагентті таңдамай қалдыру — құжат клиент контексінен тыс жоғалады.
Байланысты беттер