Құжаттар
LadVen OS-та құжаттар жұмыс файлдарын процестің жанында ұстайды: тапсырмада, CRM жазбасында, клиентте, жұмыс тобында немесе workflow ішінде. Бұл жай файл қоймасы емес. Құжат қандай материал екенін, қай іске қатысты екенін, қай нұсқа өзекті екенін, кім тексеруі немесе қол қоюы керек екенін және келесі қадам қандай екенін көрсетуі тиіс.
Құжаттарды кездейсоқ тіркемелер папкасы емес, басқарылатын жұмыс қабаты ретінде пайдаланыңыз.
Қай жерде
Негізгі аймақтар:
- Құжаттар (
/documents) - құжаттар тізімі және жұмыс беттері; - Құжат беті - файлдар, күй, байланыстар, әрекеттер, тарих және пікірлер;
- Жиынтық үлгілері (
/documents/templates) - тапсырмалар, CRM, клиенттер және жұмыс топтары үшін қайталанатын құжат жиындары; - Кіріс алмасу (
/documents/exchange/inbound) - сыртқы алмасу арқылы келген құжаттарды өңдеу; - тапсырмалар, CRM, экстранет және жұмыс аймақтарындағы байланысты блоктар.
Әрекеттер құқығыңызға, құжат түріне, байланысты объектіге және қол қою немесе алмасу ережелеріне байланысты.
Тізілім пресеттері мен сүзгілері
Жалпы тізілімде Барлығы, Менің, Қатысамын, Кіріс, Әрекет керек және Мерзімі өткен пресеттері бар. «Менің» және «Қатысамын» ағымдағы пайдаланушыны талап етеді; «Әрекет керек» қол қоюды күткен құжаттарды таңдайды, ал «Кіріс» пен «Мерзімі өткен» өздерінің арнайы сұрыптауын қолданады. Байланыс сүзгісі Барлығы, Байланысты және Байланыспаған күйлерін бөледі және тапсырма, мәміле, клиент не бастапқы объект контексті жоқ кезде ғана көрінеді. Іздеу, мәртебе және түрі нәтижені нақтылайды; сілтеме таңдалған пресетті, сұрыптауды, байланыс күйін және көру ауқымын сақтайды. Тек бастапқы нысан бастапқы нысанмен шектейді, ал Еншілес жазбалармен байланысқан еншілес жазбаларды қосады. Санауыштар барлық сәйкес нәтижені сипаттайды, тек жүктелген бетті емес. Бос нәтиже сүзгілерде сәйкестік жоқ екенін білдіреді, құжаттар өшірілгенін емес.
Бірнеше жолды таңдап, таңдалған құжаттарды жүктеуді бастаңыз. Портал қолжетімді файлдарды немесе көрсету пакеттерін бір архивке жинамай, кезекпен жүктейді. Жүктеу URL-і немесе рұқсаты жоқ жолдар өткізіледі, ал нәтиже олардың санын көрсетеді. Бастамас бұрын құқықтар мен таңдалған құжаттарды тексеріңіз. Жолды басу карточканы ашады, файл сілтемесі жаңа қойындыда ашылады, ал бөлек басқару жүктеуді бастайды; жарамды файл сілтемесі болмаса, жолдың әрекеттер жолағы жасырын болады. Көп нүкте немесе контекстік әрекет арқылы жол әрекеттері мәзірін ашыңыз: ол карточканы не файлды ашуға, негізгі файлды не көрсету пакетін жүктеуге, қолжетімді негізгі әрекетті орындауға, байланысты жазбаны ашуға және сілтемені көшіруге мүмкіндік береді. Әрекетке рұқсат болмаса, мәзір сәтті орындалғандай көрсетпей, себебін көрсетеді; мәзірді Esc, көрсеткілер және Enter басқарады, мобильді нұсқада сыртты басқанда жабылады.
Жұмыс маршруты
- Құжатты дұрыс контекстен жасаңыз немесе ашыңыз: тапсырма, opportunity, клиент, жоба немесе жалпы тізім.
- Түсінікті атау мен түр беріңіз: шарт, шот, акт, ұсыныс, іс материалдары, сенімхат немесе басқа бизнес түрі.
- Файлды жүктеу терезесінде файл мен құжат атауы міндетті. Қаласаңыз клиентті, жобаны, заңды тұлғаны, мәмілені немесе тапсырманы іздеп, байланыстырыңыз; контекст таңдалмаса, файлды алдымен байланыссыз жүктеп, кейін байланыстыруға болады. «Іздеу жүктелуде», «нәтиже жоқ» және «қол жеткізу жоқ» күйлері күту, сәйкестік жоқ немесе құқық жетіспеуін білдіреді — қайта көріңіз не құқықтарды тексеріңіз.
- Келісу, клиентке жіберу немесе экстранетке жариялау алдында нұсқаны тексеріңіз.
- Пікір қалдырыңыз: не өзгерді, кім тексереді және келесі қадам қандай.
- Құжат жиыны қайталанса, жиынтық үлгісін қолданыңыз.
Құжат беті
Құжат беті жұмыс контекстін көрсетуі керек: атау, түр, күй, байланысты файлдар, клиент немесе тапсырма, жауапты адамдар және әрекеттер тарихы. Егер құжат CRM, тапсырмалар немесе экстранетпен байланысса, пайдаланушы оның не үшін керек екенін және нәтижені кім күтіп отырғанын түсінуі тиіс.
scan.pdf немесе final_new_2 сияқты атаулардан аулақ болыңыз. Жақсы атау файлды ашпай-ақ дұрыс құжатты табуға көмектеседі.
Құжат редакторы: мәтін, пішімдеу және кестелер
Құжат мәтінін бөлек кеңсе редакторына кетпей-ақ, тікелей LadVen OS-та дайындауға болады. Кірістірілген редактор пішімдеуді (тақырыптар, тізімдер, ерекшелеу, сілтемелер) және кестелерді қолдайды — бұл ұсынысты, хаттаманы, нұсқаулықты немесе ішкі регламентті құжат бойынша қалған жұмыспен бір жерде жинауға жеткілікті. Жаңа Markdown кестесінің тақырыптары мен ұяшық толтырғыштары порталдың белсенді тілінде ашылады; бірінші таңбаны енгізгенде толтырғыш өшеді, сондықтан орысша үлгі басқа локальға өтпейді.
Егер құжат Word-та дайындалып қойған болса, оны .docx файлынан импорттауға болады: мәтін, пішімдеу және кестелер редакторға көшіріледі, әрі қарай құжат порталда күй, нұсқалар, байланыстар және келісумен бірге өмір сүреді. Бұл бастапқы нұсқа Word-та келгенде, бірақ оны бұдан былай тіркеме емес, жұмыс құжаты ретінде басқару керек болғанда ыңғайлы.
Пішімдеу панелі порталдың барлық тілдеріне аударылған. Дәл сол пішімдеу пікірлерде де қолжетімді, сондықтан құжатқа немесе тапсырмаға түсініктемені тұтас мәтінмен емес, тізіммен, екпіндермен және сілтемелермен оқуға ыңғайлы етіп безендіруге болады.
Неден аулақ болу керек. Дәл көшірме жасау үшін Word-тан күрделі беттеуді редакторға көшірмеңіз — портал баспа бланкісінің макетін емес, жұмыс құжатын сақтайды. Дәл бастапқы беттеу немесе дизайн қажет болса, бастапқы файлды тіркеме ретінде қосып, оны негізгі нұсқа ретінде ұстаңыз.
Сыртқа жіберу немесе қол қою алдында ағымдағы нұсқа ашық екеніне көз жеткізіңіз. Құжатта бірнеше файл болса, негізгі файлды және қосымша тіркемелерді белгілеңіз.
Ескі нұсқа келісу тарихы үшін қажет болса, оны өшірмеңіз. Жаңа нұсқа не үшін пайда болғанын түсіндіретін анық пікір қалдырыңыз.
Rich Markdown редакторының бұл режимі қолжетімді болса, Tab/Shift+Tab кесте ұяшықтары бойынша бір-бірден жылжытады. Кесте денесінің соңғы ұяшығында Tab басылса, жаңа жол қосылады; Enter сол бағандағы келесі жолға өтеді және кесте соңына жеткенде жаңа жол қосады. Жаңа жол қосылғаннан кейін енгізілген бірінші таңба сақталады; ұяшық ішіндегі үздіксіз енгізу әр әріпті бөлек қайтармай, бір қайтару қадамына біріктіріледі. Ctrl/Cmd+Z және платформадағы қайта орындау тіркесімі (Ctrl+Y немесе Cmd+Shift+Z) кесте құрылымындағы өзгерістерді кері қайтаруға және қайта орындауға мүмкіндік береді. Нақты пернелер тіркесімі ағымдағы редактор режиміне байланысты; орналастырылған нұсқа құжатталған мінез-құлықтан қалып қоюы мүмкін, сондықтан оған сүйенбес бұрын тексеріңіз.
Жиынтық үлгілері
Жиынтық үлгісі қайталанатын құжат жиынын сипаттайды: қандай құжаттар керек, қайсысы міндетті, қай жерде қолданылады және қандай келісу немесе қол қою ережелері бар.
Үлгілерді қайталанатын процестерге пайдаланыңыз: сату пакеті, шарт пакеті, сервис сұранысы, заң ісі, onboarding немесе жобаны бастау. Команда қайталамайтын бір реттік жағдайға үлгі жасамаңыз.
Тапсырмалармен және CRM-мен байланыс
Құжаттың тапсырмалармен және CRM-мен байланысының тұжырымдамалық схемасы; UI скриншоты не портал деректерінің дәлелі емес.
Егер орындау құжатқа тәуелді болса, құжат жұмыс объектісімен байланысуы керек. Тапсырмада ол орындаушыға бастапқы материалдар мен күтілетін нәтижені береді. CRM-де ол жұмыстың коммерциялық немесе заңдық негізін көрсетеді.
Құжатты дайындау, тексеру немесе жіберу керек болса, жауапты адам мен мерзімі бар тапсырма жасаңыз. Құжат клиентке қатысты болса, CRM байланысын және қолжетімділік құқықтарын тексеріңіз.
Қол қою және алмасу
Сыртқы алмасуға немесе қол қоюға кететін құжаттарда контрагент, заңды тұлға, ағымдағы нұсқа және күй ең маңызды. Жіберер алдында құжат дұрыс клиентке қатысты екенін, ішкі пікірлер жоқ екенін және сыртқы әрекетке дайын екенін тексеріңіз.
Сыртқы алмасу назар талап етсе, оны тіркелмеген қолмен жіберумен айналып өтпеңіз. Тізілімде бас тарту, жою, қате немесе импорт қатесі (rejected, deleted, error, import_failed) жеке көрсетіліп, қауіпті әрекет ұсынылуы мүмкін. Алмасу қатесі көрінсе, құжаттың қалыпты «Дайын» күйін сәтті орындалды деп санамаңыз: провайдер белгісін, себебін және қайта жіберудің қауіпсіздігін тексеріңіз. unknown оператормен күй хабарланбағанын білдіреді, алмасу аяқталды дегенді білдірмейді. Команда құжат қай жерде тоқтағанын көруі үшін күй мен келесі қадамды бекітіңіз.
Алмасу қатесі прогресс жолағында орын алмайтын қауіпті күй ретінде көрсетіледі. Егер сізден қол қою немесе растау сияқты әрекет те талап етілсе, сол әрекет алмасу қатесі туралы хабардан жоғары тұрады. unknown кәдімгі күйдің жанында бөлек түсіндірме ретінде көрсетіледі және алмасудың аяқталғанын білдірмейді.
Құжатты қол қоюға қалай жіберу, қол қоюшыларды жүргізу және сілтеме арқылы сыртқы қолжетімділікті ашу керегі — Қол қою және құжаттарға сыртқы қолжетімділік бөлімінде.
Кіріс құжаттар
Сырттан келген құжат алдымен сұрыпталуы керек: клиентті немесе opportunity-ді анықтау, қайталанатын жазбаларды тексеру, тапсырмаға немесе CRM жазбасына байланыстыру және жауапты адамды тағайындау. Кіріс файлды контекстсіз жалпы тізімге көшірмеңіз.
Егер құжатта жеке, қаржылық немесе шарттық деректер болса, оны тапсырмада, чатта немесе экстранет кеңістігінде талқыламас бұрын қолжетімділікті тексеріңіз.
Басшы бақылауы
Басшылар тұрақты тексеруі керек:
- тапсырмаға, клиентке немесе CRM жазбасына байланыспаған құжаттар;
- міндетті құжаты жоқ жиынтықтар;
- келісуді, қол қоюды немесе сыртқы алмасуды күтіп тұрған құжаттар;
- қызметкерлер әлі қолданып жүрген ескі нұсқалар;
- артық немесе түсініксіз құжат жасайтын үлгілер;
- қолжетімділік тексерусіз сыртқа немесе экстранетке жарияланған файлдар.
Жақсы тәжірибелер
- Құжаттарды бизнес мағынасы бойынша атаңыз: клиент, түр, кезең немесе нәтиже.
- Жария сипаттамаларға жеке деректерді жазбаңыз.
- Жіберу, қол қою немесе экстранетке жариялау алдында нұсқаны тексеріңіз.
- Құжаттарды тапсырмалармен, CRM-мен, клиентпен немесе жұмыс тобымен байланыстырыңыз.
- Қайталанатын жиынтықтар үшін үлгілерді пайдаланыңыз.
Бизнеске арналған сценарийлер
Құжат сценарийінің тұжырымдамалық ағымы; UI скриншоты не портал деректерінің дәлелі емес.
- Құжаттарды келісуге арналған клиенттік портал
- Тапсырмалар мен құжаттары бар сату воронкасы
- Заң компаниясына арналған CRM
- Барлық сценарийлер
Байланысты бөлімдер
Құжат бөлімдерінің тұжырымдамалық картасы; UI скриншоты не портал деректерінің дәлелі емес.