Құжаттар топтамасының үлгілері
Топтама үлгісі қайталанатын процесте қажет құжаттарды ұмытпауға көмектеседі. Ол құрылым мен қолдану ережесін береді, бірақ нақты клиентті, мәмілені немесе жобаны тексеруді алмастырмайды.
Мұнда сипатталған жұмыс тәртібі қолданыстағы нұсқадағы үлгілер тізімі немесе редактор ағылшынша атауларды не тексеру хабарларын көрсетсе де жарамды. Бұл беттің нативті аудармалары кейбір тілдерде портал нұсқасынан кешігуі мүмкін; ағылшынша атау өрісті де, оның мағынасын да өзгертпейді, ал мұндай көріністі визуалды тексеруден өтпей жергіліктендірілген скриншот дәлелі деп көрсетпеңіз.
Қайдан табуға болады
Құжаттар (/documents) бөлімін, одан кейін Топтама үлгілерін (/documents/templates) ашыңыз. Құру және өңдеу рөл мен портал баптауларына байланысты. Бөлім көрінбесе, әкімшіге құжаттарға қолжетімділікті тексеруді сұраңыз.
Үлгіде не болады
Әр элементтің атауы мен мақсатын, міндеттілігін, файл түрі шектеуін, қолданылатын контекстін және ұйымдағы тексеру, бекіту немесе қол қою ретін көрсетіңіз.
Үлгіге нақты жеке деректерді, шарт нөмірлерін, банк деректерін немесе қолтаңбаларды қоспаңыз. Үлгі клиент деректерін емес, құрылымды сақтайды.
Үлгінің көзі және нұсқасы
Үлгінің қолданылуын жұмыс тобына, клиент жобасына, CRM мәмілесіне, тапсырмаға, компанияға, байланысқа немесе заңды тұлғаға шектей аласыз. Топтама шынымен қайталанатын көзді ғана таңдаңыз. Үлгіні жариялау және топтаманың жаңа нұсқасын жариялау — бөлек қадамдар. Әр ұяшық жарияланған нұсқасын сақтайды: өзгермеген ұяшық бұрынғысын, өзгерген ұяшық келесі нұсқаны алады. Үлгіні өңдегенде бұрын жасалған топтамалар үнсіз өзгермейді.
Редактордың жұмысы
Редакторда бірнеше көзді бірге таңдауға болады: жұмыс тобы, клиент жобасы, CRM мәмілесі, тапсырма, компания, байланыс немесе заңды тұлға. Әр слотқа атау, түр, міндеттілік және көрсеткілермен реттілік беріңіз. Бос слот немесе бос мәтін жариялау алдындағы тексеруден өтпейді.
Порталда жарияланған құжат бар болса, Дайын құжатты алу өрісінен таңдаңыз. Оның мәтіні мен жарияланған нұсқасы слотқа бекітіледі; жоба көшірілмейді және бастапқы құжат өзгермейді. Кеңейтілген өрістер бекіту және қол қою ережелерінің кодтарын қабылдайды. Латын әріптері, сандар және _, ., :, - ғана рұқсат етіледі; бұлар еркін түсіндірме емес, саясат кодтары.
Жариялау бір операциямен орындалады: өзгерген слоттардың құжат нұсқалары алдымен жарияланады, содан кейін топтама нұсқасы жарияланады. Желі қатесінен кейін дәл сол жіберуді қайталаңыз; өзгермеген слоттар бұрынғы нұсқасын сақтайды. Мұрағаттау топтаманы жаңа қолдану каталогынан алып тастайды, бірақ бұрын жасалған топтамаларға әсер етпейді.
Топтаманы дайындау және қолдану
- Қайталанатын процесті және оның нәтижесін таңдаңыз.
- Процесті аяқтауға қажет құжаттарды ғана қалдырыңыз.
- Міндетті элементтерді белгілеңіз және түсінікті атауларды қолданыңыз.
- Топтаманың тапсырмаға, CRM карточкасына, клиентке немесе жобаға қатысын тексеріңіз.
- Үлгіні сақтап, нақты құпиясыз тест жазбасында қолданып көріңіз.
- Әр міндетті элемент үшін жауапты адам мен келесі қадамды тексеріңіз.
Жұмысқа қолдану
Үлгі қолданылғанда таңдалған контексте қажетті құрылым жасалады. Файл жүктеу, клиентті байланыстыру, бекіту және қол қою бөлек әрекеттер болып қалады. Сыртқа жібермес бұрын нұсқа мен рұқсаттарды тексеріңіз.
Міндетті файл жоқ болса, топтаманы қолмен аяқталды деп белгілемеңіз. Жауапты адамға тапсырма беріп, себебін және мерзімін жазыңыз.
Өзгерту немесе мұрағаттау
Өзгертпес бұрын үлгіні қолданып жатқан процестерді тексеріңіз. Себеп пен күшіне ену күнін жазыңыз. Бекітілген істің құрамын жасырын өзгертпеңіз. Қолданылмайтын үлгіні жаңа қолдануға өшіріңіз немесе команда ережесі бойынша мұрағаттаңыз.
Сапа тексерімі
- әр элементтің тексерілетін нәтижесі бар;
- міндеттілік нақты процеске сәйкес;
- атауларда raw ID, email және құпиялар жоқ;
- үлгі өздігінен заңды күшке кепілдік бермейді;
- сома мен валюта жалпы үлгіде емес, нақты процесте беріледі;
- қолданғаннан кейін қолжетімділік, клиент, нұсқа және жауапты адам тексерілді.
Қатысты беттер