Пошта

LadVen OS ішіндегі пошта жеке архив емес. Маңызды хат басқарылатын жұмысқа айналуы керек: CRM мүмкіндігі, тапсырма, пікір, файл немесе клиент бойынша келесі қадам.

Пошта командаға қай хат жауап күтетінін, қайсысы клиентпен немесе opportunity-мен байланысқанын, жалғастыруға кім жауапты екенін және келісімнің қорытындысы қайда сақталғанын көрсетеді.

Қай жерде

Негізгі аймақтар:

• Пошта (/mailbox) - қосылған жәшіктер, қосу сценарийлері және өңдеу ережелері;
• Кіріс хаттар (/mailbox/inbox) - хаттар тізімі, тізбектер, папкалар, іздеу, жылдам әрекеттер және CRM контексті;
• Хат беті (/mailbox/:integrationId/messages/:messageId немесе кірістен ашу) - мәтін, тіркемелер, жіберушілер, алушылар, CRM әрекеттері және жауап;
• ескі /mailbox/messages/:messageId және /crm/mail* route-тары ағымдағы пошта бөліміне апарады.

Әрекеттер пошта, CRM, тапсырма және нақты жәшік құқықтарына байланысты.

Поштаны қашан пайдалану керек

Пошта модулін хат:

• сатуды, өтінішті, қолдауды немесе клиент әрекетін бастаса;
• жұмыс контекстінде сақталуы тиіс файлды, келісімді, сұрақты немесе растауды қамтыса;
• қызметкерге не бөлімге тапсырма қажет етсе;
• клиентке, контактіге, мүмкіндікке немесе жобаға байланыстырылуы тиіс болса;
• жауапты адам жоғалмауы тиіс ортақ жәшікке келсе қолданыңыз.

Маңызды хаттарды тек кіріс жәшігінде қалдырмаңыз. Хаттан жұмыс туындаса, жауапты адам, мерзім, контекст және нәтиже орны болуы керек.

Пошта серверінен іздеу

Серверлік іздеу — бөлек операция, бұрын жүктелген портал тізімінің сүзгісі емес. 2–160 таңбалы сұрау қолданыңыз; әдепкі бума аумағын немесе ең көбі 8 буманы таңдауға болады. Бір іздеу ең көбі 200 алдын ала көрініс сұрата алады. Бір уақытта екі операциядан артық орындалмайды, сондықтан жаңа іске қосу күтуі мүмкін. Күйлер: queued, running, completed, failed, cancelled, expired. Іздеу ең жаңа хаттардан кері қарай шектеулі терезеде жүреді және нәтиже қысқартылған болуы мүмкін. Нәтижелер жүктелген хат емес, қашықтағы алдын ала көріністер; провайдер синхрондағанға дейін оларды порталдан ашу мүмкін емес. Алдын ала көріністер мерзімі біткенде іздеуді қайталаңыз; қажетсіз операцияларды тоқтатыңыз және қолжетімділік/провайдер қатесін бос нәтиже деп қабылдамаңыз. Басқа құрылғыдағы операциялар көрінбеуі мүмкін, бірақ лимитті пайдаланады. Сынақта синтетикалық сұрауларды қолданыңыз, нақты мекенжайлар мен тақырыптарды көрсетпеңіз.

Алдын ала көріністе алынған күн болмауы мүмкін, сондықтан жіберуші мен тақырып бірдей болса, нақты хатты сенімді ажырату мүмкін емес. Әрекет жасамас бұрын провайдер арқылы синхрондаңыз немесе ашыңыз және техникалық uid мәнін атау ретінде көрсетпеңіз.

Жәшікті Қосу

Алдымен мақсатын таңдаңыз:

• жеке жәшік - иесінің жұмыс хаттары үшін;
• ортақ жәшік - команда, бөлім немесе бағыт үшін;
• CRM жәшігі - мүмкіндіктерді жасауға немесе байланыстыруға арналған хаттар үшін.

Мекенжайды, жіберуші атын, кіріс және шығыс серверлерді, қауіпсіз қосылымды, рұқсаттарды және хабарландыруларды тексеріңіз. Ортақ жәшікте кім оқитынын және кім өңдеуге жауапты екенін нақты көрсетіңіз.

CRM сценарийінде жаңа хаттар келесі қадамсыз кірісте қалып қоймауы үшін воронканы, бастапқы кезеңді, жауапты адамды және бағыттау ережелерін таңдаңыз.

Кіріс Хаттарды Өңдеу

Кіріс хаттарды тек хабарлар тізімі емес, жұмыс күйі ретінде оқыңыз.

Тексеріңіз:

1. Кім жазды және ол клиент немесе контакт ретінде бар ма.
2. Мүмкіндік, клиент сұрауы немесе тапсырма байланыстырылған ба.
3. Жауап, файл, нақтылау немесе басқа адамның әрекеті керек пе.
4. Хаттан тапсырма жасау керек пе.
5. CRM мүмкіндігін жасау немесе байланыстыру керек пе.
6. Командаға шешімді түсіндіретін ішкі жазба керек пе.

Хат CRM-мен байланысқан болса, жұмысты байланысты объектіде жалғастырыңыз. Клиент алдындағы міндеттемеге әсер ететін хат байланыспаған болса, контекст жоғалмай тұрып байланыс жасаңыз.

Хат жіберілмесе, портал мұны қатені «жұтып қоймай», бас тарту себебін түсінікті түрде ашық көрсетеді: кейінге қалдырылған немесе кезекке қойылған жіберу үнсіз тұйыққа айналмайды. Мұндай қатені көрген кезде хатты жіберіп кеткен деп санамай, алушы мекенжайын, жәшік қосылымын және тіркемелерді тексеріп, хатты қайта жіберіңіз.

Жылдам әрекеттер

Жылдам әрекеттерді тек контекстті тексергеннен кейін қолданыңыз:

• Жауап беру - дұрыс жәшіктен және түсінікті қолтаңбамен;
• Opportunity жасау - хат жаңа клиент процесін бастаса;
• Opportunity байланыстыру - хат бар мәмілеге немесе сұрауға қатысты болса;
• Opportunity ашу - жұмысты CRM-де жалғастыру үшін;
• Архивтеу - хат өңделіп, әрекет қажет болмаса;
• Өшіру - хат жұмыс тарихы үшін керек болмаса ғана.

Тіркемелер болса, қандай файлдар тапсырмаға, CRM-ге немесе құжаттарға сақталуы керек екенін шешіңіз.

Хатты CRM-мен байланыстыру

Хат сату, қолдау, төлем, шарт, қайталанған сұрау немесе клиент жобасына қатысты болса, CRM-мен байланыстырыңыз. Жаңа opportunity жасамас бұрын сол клиенттің белсенді сұрауы бар-жоғын тексеріңіз.

Хаттан Тапсырма Жасау

Хат нақты жұмыс талап етсе, тапсырма жасаңыз: жауап дайындау, файлды тексеру, шарттарды келісу, шот дайындау, деректерді жаңарту, клиентпен байланысу немесе сұрақты басқа бөлімге беру.

Тапсырмада күтілетін нәтиже, жауапты адам, мерзім немесе басымдық, хат немесе CRM контексті, қажетті файлдар және дайындық критерийі болуы керек.

Хат тақырыбы тапсырма сипаттамасын алмастырмайды.

Жауаптар және сыртқа жіберілетін хаттар

Жауап жіберер алдында жіберу жәшігін, алушыларды, көшірмелерді, тақырыпты, тіркемелерді және қолтаңбаны тексеріңіз. Ортақ жәшікте клиент қай команда жауап бергенін және келесі қадамға кім жауапты екенін түсінуі керек.

Ішкі жазбаларды, draft файлдарды, жеке сілтемелерді немесе команда пікірлерін сыртқа жібермеңіз.

Шығыс хаттар бөлімінде жеткізу фактілері бөлек көрсетіледі. Кезекте және Жоспарланған күйі жіберу аяқталмағанын білдіреді; Жіберілді күйін жеке sentAt растайды, ал scheduledSendAt тек жоспарланған уақытты көрсетеді. Қате жолында түсінікті себеп және рұқсат болса Қайталау немесе Болдырмау әрекеті беріледі. Әрекеттер журналы мен техникалық reasonCode тек диагностикаға арналған: кодты пайдаланушыға түсіндірме ретінде көрсетпеңіз және Жіберілді күйіне дейін хатты жіберілді деп есептемеңіз.

Кезектегі немесе жоспарланған хатты болдырмас бұрын портал жеке растау терезесін ашады. Синтетикалық draft дұрыс таңдалғанын тексеріп, құжат дайындағанда соңғы әрекетке дейін тоқтаңыз.

Ортақ Жәшіктер

Ортақ жәшікте қолжетімділік пен жауапкершілік бөлек. Бірнеше адам хатты көре алады, бірақ келесі қадамға бір адам жауапты болуы керек.

Жаңа хаттарды кім өңдейтінін, кешіккен жауаптарды кім бақылайтынын, қандай хаттар CRM-ге өтетінін, қайсысы тапсырма болатынын және қандай хабарландырулар керек екенін анықтаңыз.

Қауіпсіздік

Қосылу орындалмаса, мекенжайды, қолданба паролін, серверлерді, порттарды және қауіпсіз қосылымды тексеріңіз. Хаттар көрінбесе, рұқсаттарды, папканы, синхрондауды және жергілікті сақтау баптауларын тексеріңіз.

Құпиясөздерді, токендерді, ішкі техникалық URL-дарды немесе клиенттің жеке деректерін тапсырма атауына не ашық пікірге көшірмеңіз.

Жақсы тәжірибелер

• Кірісті мағынасы бойынша өңдеңіз: жауап беру, CRM-мен байланыстыру, тапсырма жасау, жазба қалдыру, жабу.
• Клиент хаттарында келесі қадам CRM-де көрінетінін тексеріңіз.
• Хаттан жасалған тапсырмада тек тақырыпты емес, нәтижені жазыңыз.
• Ортақ жәшіктерде өңдеуге жауапты адамды белгілеңіз.
• Ішкі жазбалар тапсырмалар мен CRM шешімдерін алмастырмайды.

Тред кезектері және жауапты адам

Кіріс жәшігін тредтер немесе жеке хаттар ретінде көруге болады. Тред режимінде Барлығы, Менікі, Тағайындалмаған, Бізден жауап күтілуде, Клиенттен жауап күтілуде, Мерзімі өткен, Кейінге қалдырылған және Жабық кезектері бар. Кезек пошта көшірмесі емес, тек тізім сұрауын өзгертеді.

Ашық тредті өзіңізге немесе рұқсаты бар әріптеске тағайындаңыз, келесі жауапты команда немесе клиент беретініне белгі қойыңыз және қажет болса алдын ала белгіленген уақытқа кейінге қалдырыңыз. SLA белгісі уақытында, мерзімі өткен, кейінге қалдырылған және жабық күйлерді ажыратады. Шешілген тредті жабыңыз, жаңа жұмыс келсе қайта ашыңыз. Әрекеттен кейін тредті қайта оқып, қайталаудан бұрын оның жаңа күйін тексеріңіз.

Поштадағы автоматтандыру мен тәртіп

Хаттар ағыны үлкейгенде оны қолмен емес, ережелер мен қалталармен сұрыптаңыз:

• Хат картасы және жұмыс әрекеттері — триаж, жауап пен қайта жіберу, хаттан тапсырма, CRM байланыстары, тіркеме шектері және ACL/құпиялылық.

• Кіріс хаттарды өңдеу ережелері — CRM мүмкіндігін автоматты жасау, жауаптыны тағайындау, автожауап жіберу және хаттарды шарттар (жіберуші, домен, тақырып, тіркемелер) бойынша жіктеу.

• Пошта қалталарын басқару — қалталарды жасау және жүргізу, хаттарды жылжыту және жаппай әрекеттерді қолдану.

Байланысты бөлімдер

• CRM
• Тапсырма жасау
• Тапсырма пікірлері
• Құжаттар