Құжаттарды келісуге арналған клиенттік портал

Бұл бет — нақты жұмыс міндеті туралы: шарттар мен құжаттарды сыртқы клиентпен нұсқаларды поштамен жөнелтпей, түзетулерді жоғалтпай және келісу қай кезеңде екенін көріп отыратындай етіп келісу. Төменде — мұның LadVen OS-те клиенттік портал (экстранет) арқылы қалай құрастырылатыны.

Қандай міндетті шешеді

Құжаттарды поштамен келіскен кезде нұсқалар бойынша былық басталады: «соңғы_2_түзету.docx», әртүрлі хаттардағы түзетулер, жоғалған пікірлер және қазір кімнің кезегі екені белгісіз. Клиент жалпы көріністі көрмейді, ал компания шашыраңқы жауаптарды жинауға уақыт жұмсайды.

Сценарий мұны былай шешеді: құжат қорғалған клиенттік порталға жүктеледі, клиент өзекті нұсқаны көреді, ескертпелерін бір жерде қалдырады, ал компания келісу күйін және кім не айтқанын көріп отырады.

Тұжырымдамалық түсіндірме; UI скриншоты немесе evidence дәлелі емес.

LadVen OS-те бұл қалай ұйымдастырылған

Сценарий бірге жұмыс істеп тұрған блоктардан құрастырылады:

• Экстранет — клиент қорғалған сілтеме арқылы шақырылатын сыртқы портал.
• Құжаттар мен файлдар — өзекті нұсқалар клиентке поштамен жөнелтусіз қолжетімді.
• Талқылау — ескертпелер мен келісімдер құжаттың жанында тіркеледі.
• Клиентпен және мәмілемен байланыс — келісу CRM-дегі клиент картасына байланған.
• Шақыру бойынша қолжетімділік — клиент тек өзіне ашылғанды ғана көреді.
• Күйді бақылау — келісу қай кезеңде және кімнің кезегі екені көрінеді.

Тұжырымдамалық түсіндірме; UI скриншоты немесе evidence дәлелі емес.

Клиент порталда нені көреді

Клиент порталға шақыру бойынша кіреді және тек өзіне қатысты құжаттар мен талқылауларды көреді — компанияның ішкі базасына қолжетімділіксіз. Оған негізгі порталдағы есептік жазба қажет емес: ол қажетті файлдар мен олар бойынша хат алмасу бар шектеулі сыртқы кеңістікте жұмыс істейді.

Тұжырымдамалық түсіндірме; UI скриншоты немесе evidence дәлелі емес.

Келісу және талқылау

Құжат бойынша ескертпелер мен келісімдер поштада жоғалмай, оның жанында қалады. Компания кім не айтқанын және келісу қай кезеңде екенін көреді. Құжат жаңартылғанда клиент өзекті нұсқаны көреді — «міне соңғы редакциясы» деген хаттарсыз.

Тапсырмадағы файлдар құжаттың өзекті нұсқасын, пікірлерді және келісу нәтижесін бір жұмыс орнында ұстайды.

Маңызды: портал құжаттарға ортақ қолжетімділік, талқылау және келісу үшін қажет. Электрондық қолтаңба және электрондық құжат айналымы арқылы заңды маңызы бар құжаттармен алмасу — бұл бөлек мүмкіндіктер; егер олар бөлек қосылмаған және расталмаған болса, оларды осы сценарийдің бөлігі деп санамаңыз.

Қолжетімділік және қауіпсіздік

Клиенттік порталға қолжетімділік шақыру бойынша беріледі және құқықтармен шектеледі: клиент тек өзіне ашылған құжаттар мен талқылауларды ғана көреді. Бұл сыртқы адамдармен компанияның ішкі базасын ашпай жұмыс істеуге мүмкіндік береді.

Тұжырымдамалық түсіндірме; UI скриншоты немесе evidence дәлелі емес.

Компания нені алады

• поштадағы былықтың орнына құжаттың бір өзекті нұсқасы;
• ескертпелер мен келісімдер құжаттың жанында жиналған;
• келісу қай кезеңде және кімнің кезегі екені көрінеді;
• клиент шектеулі порталда, ішкі базаға қолжетімділіксіз жұмыс істейді.

Тұжырымдамалық түсіндірме; UI скриншоты немесе evidence дәлелі емес.

Енгізу бойынша тексеру парағы

1. Сыртқы кеңістік жасап, клиентті қорғалған сілтеме арқылы шақырыңыз.
2. Поштамен жіберіспеу үшін құжаттардың өзекті нұсқаларын жариялаңыз.
3. Ескертулер мен келісімдер құжаттың қасында қайда тіркелетінін келісіңіз.
4. Келісуді CRM-дегі клиент картасы мен мәмілеге байлаңыз.
5. Клиентке тек көруі қажет нәрсеге қол жеткізу беріңіз.
6. Күй бақылауын баптаңыз: келісу қай сатыда және кезек кімде.

Тұжырымдамалық түсіндірме; UI скриншоты немесе evidence дәлелі емес.

Нені болдырмау керек

• Құжат нұсқаларын поштамен жібермеңіз — клиент порталда өзекті нұсқаны көруі керек.
• Клиентке артық нәрсе ашпаңыз: тек келісуді қажет ететінін.
• Ескертулерді жеке хабарламаларда жазбаңыз — оларды құжаттың қасында ұстаңыз.
• Келісу күйін жоғалтпаңыз: қай сатыда екені және кезек кімде екені әрқашан түсінікті болуы керек.

Тұжырымдамалық түсіндірме; UI скриншоты немесе evidence дәлелі емес.

Нәтижені қалай өлшеу керек

• клиентпен құжатты келісудің орташа мерзімі;
• соңғы нұсқаға дейінгі түзету итерацияларының саны;
• нұсқалар шатаспаған және ескертулер жоғалмаған келісулер үлесі;
• поштамен емес, портал арқылы келісілген құжаттар үлесі.

Тұжырымдамалық түсіндірме; UI скриншоты немесе evidence дәлелі емес.

Неден бастау керек

• Экстранет — клиенттер мен серіктестерге арналған сыртқы портал.
• Құжаттар — құжаттарды сақтау және ортақ қолжетімділік.
• Клиенттер — келісу байланған клиент жазбалары.
• Клиенттің жұмыс кеңістігі — клиент бойынша құжаттар мен талқылаулар.
• Тапсырма өрістері және жұмыс контексті — келісу мәртебесін, клиентті, құжатты және кезектегі тарапты бекіту.
• Тапсырмадағы чек-лист — келісуді тексеру кезеңдері мен міндетті шарттарға бөлу.
• Тапсырмадағы файлдар — ағымдағы нұсқаны, ескертулерді және соңғы файлды жұмыстың жанында ұстау.
• Тапсырманы тексеріп жабу — жаңа түзетулер немесе міндеттемелер жоғалмай келісу нәтижесін қабылдау.

Тұжырымдамалық түсіндірме; UI скриншоты немесе evidence дәлелі емес.

Демо сұрау

Құжаттарды келісу клиенттік портал арқылы дайын демо-стендте қалай жүретінін көргіңіз келе ме? Демо сұраңыз — бапталған сценарийді көрсетеміз және оған клиенттермен жұмысыңызды көшіруге көмектесеміз.

Тұжырымдамалық түсіндірме; UI скриншоты немесе evidence дәлелі емес.