Кіріс хаттарды өңдеу ережелері
Кіріс ережелері поштаны қолмен сұрыптаудан басқарылатын процеске айналдырады. Әр хатты оқып, сұрыптап, CRM-ге қолмен енгізудің орнына сіз шарттар мен әрекеттерді бір рет сипаттайсыз — портал оларды әрбір жаңа хатқа автоматты қолданады.
Бұл әсіресе сату мен қолдау бөлімдеріне құнды: сайттан түскен сұрау немесе клиент хаты бірден жауаптысы бар CRM мүмкіндігіне айналады, ал үлгі хаттар бос менеджерді күтпей автожауап алады.
Ережелер қосылған жәшіктің баптауларында реттеледі. Жәшікті қалай қосу керегі — Пошта бөлімінде.
Ереже қалай жұмыс істейді
Әр ереже екі бөліктен тұрады:
- Шарттар — ереже қандай хаттарға іске қосылады;
- Әрекеттер — портал сәйкес хатпен не істейді.
Жаңа хат келгенде портал ережелерді ретімен тексеріп, алғашқы сәйкес келгенін қолданады. Сондықтан ережелер реті маңызды: тар және басымдықты ережелерді жалпыларынан жоғары ұстаңыз.
Шарттар
Шарттар ережеге қандай хаттар түсетінін сипаттайды. Қолжетімді шарттар:
| Шарт | Қашан пайдалану керек |
|---|---|
| Жіберуші | нақты мекенжайдан келген хаттар — мысалы, тұрақты клиент немесе серіктес. |
| Жіберуші домені | бір компаниядан келген барлық хаттар (@ таңбасынан кейінгі мекенжай бөлігі бойынша). |
| Алушы | ортақ жәшіктің нақты мекенжайына келген хаттар (сату, қолдау, шоттар). |
| Тақырып | тақырыбында кілт сөзі бар хаттар — «сұрау», «шот», «шағым». |
| Қалта | жәшіктің белгілі бір қалтасына түскен хаттар. |
| Тіркемелердің болуы | файлы бар хаттар — мысалы, шарттар немесе тексеруге арналған құжаттар. |
Шарттарды ереже бүкіл поштаға емес, дәл керекті ағынға іске қосылатындай етіп біріктіріңіз. Тым кең шарт автоматтандыруды қателер көзіне айналдырады.
Редакторда қосылған шарттарды қалай біріктіру керегін таңдаңыз:
- Барлық шарт — хат көрсетілген шарттардың әрқайсысына сәйкес келуі керек;
- Кез келген шарт — кемінде бір шарт сәйкес келсе жеткілікті.
Шарттар тізімі бос болса, ағын тарылмайды. Мұндай ережені үлгі хатпен тексеріп, оның бүкіл кіріс поштасын ұстап қалмайтынына көз жеткізбей қоспаңыз.
Әрекеттер
Әрекеттер сәйкес хатпен не болатынын сипаттайды. Қолжетімді әрекеттер:
- CRM мүмкіндігін жасау — хат бөлім әрі қарай жұмыс істейтін мүмкіндікке айналады; көзі мен мазмұны сақталады.
- Жауаптыны тағайындау — мүмкіндік немесе ағын қолмен бөлуді күтпей бірден иесін алады.
- Ағын күйін орнату — хат алмасуды қажетті күйге ауыстыру (мысалы, «жұмыста» немесе «жауап керек»).
- Жауап керектігін белгілеу — жауап беру керек хатты бөліп көрсету немесе осындай белгіні алып тастау.
- Хатты белгілеу — маңызды хаттарды көзге көрінетіндей ерекшелеу.
- Қалтаға жылжыту — хаттарды қалталарға автоматты бөлу.
- Автожауап жіберу — үлгі жауапты кезекке қою (төменнен қараңыз).
- Хатты жергілікті қалдыру — мүмкіндік ашу қажет болмаса, хатты CRM-ге жылжытпай өңдеу.
Бір ереже бірнеше әрекет орындай алады: мысалы, мүмкіндік жасау, жауаптыны тағайындау және клиентке автожауап жіберу.
Автожауап
Автожауап хат ережеге сәйкес келгеннен кейін алдын ала дайындалған жауапты кезекке қояды; жауап бірден емес, кейін осы жәшіктен жіберіледі. Егер жәшік саясатында шығыс автоматтандыру өшірулі болса, автожауап жіберілмейді. Жәшіктің өзіне және no-reply жіберушілерге жауаптар өткізіліп жіберіледі.
Автожауапты баптағанда мыналарды ескеріңіз:
- Мәтін немесе үлгі — жіберуші нақты нені алады. Мәтінді қысқа әрі пайдалы ұстаңыз.
- Тыныштық кезеңі — бір жіберушіге хат алмасу барысында бірдей хаттарды жаудырмау үшін қайталама автожауапты қанша уақыт жібермеу керек.
- Әрекеттер шегі — бір жіберушіге автожауап жалпы неше рет кете алады.
Автожауапты тірі жауаптың имитациясына айналдырмаңыз. Оның міндеті — қабылдауды растап, мерзім бойынша күтуді белгілеу, менеджер жұмысын алмастыру емес.
Қате болғаннан кейін нақты кезек хабарламасының немесе жобаның күйін тексеріп, тек сәтсіз әрекетті қайталаңыз. Бүкіл операцияны қайталау дубль жасауға әкелуі мүмкін.
Ережелер басымдығы
Портал алғашқы сәйкес ережені қолданады, сондықтан рет нәтижені шешеді:
- тар ережелерді (нақты жіберуші, нақты тақырып) кеңдерінен (бүкіл домен, кез келген хат) жоғары ұстаңыз;
- жалпы ереже жеке ережеге түсуі керек хаттарды тартып алмайтынын тексеріңіз;
- ескірген ережелерді ағынға байқаусыз әсер етуге қалдырмай, өшіріңіз.
Мысалмен тексеру
Ережені тірі ағында қоспас бұрын оны хат мысалында тексеріңіз. Тексеру шарттардың іске қосылатынын және қандай әрекеттер орындалатынын көрсетеді — осылай тым кең шарттар мен ережелер қайшылығын нақты клиенттерге әсер етпей тұрып табасыз.
Жақсы тәжірибелер
- Бір түсінікті ағыннан бастаңыз: сайттан түскен сұраулар, қолдау мекенжайына хаттар, жеткізушілерден шоттар.
- Шарттарды ереже артық хаттарды тартпайтындай тар жасаңыз.
- Мүмкіндік иесіз ілініп қалмауы үшін ережеде жауаптыны тағайындаңыз.
- Жаңа ережені қоспас бұрын хат мысалында тексеріңіз.
- Автожауапты қабылдауды растауға пайдаланыңыз, менеджер жауабын алмастыруға емес.
- Ережелерді жүйелі қайта қараңыз: ескіргенін өшіріп, дұрыс іске қосылмайтындарын нақтылаңыз.
Жиі кездесетін қателер
- Тым кең шарт — ереже жарнамалар мен спамды қоса, бүкіл поштадан мүмкіндіктер жасайды.
- Әрекетте жауапты жоқ — мүмкіндіктер иесіз жиналады.
- Бірнеше ереже қайшы келеді — рет салдарынан жалпы ереже хаттарды жеке ережеге дейін тартып алады.
- Тыныштық кезеңісіз автожауап — жіберуші әр хабарына бірдей хаттар алады.
- Ережені мысалда тексермей қосу — қателер тек нақты клиенттерде көрінеді.
Байланысты бөлімдер