Қол қою және құжаттарға сыртқы қолжетімділік
Құжат дайын болғанда, оны жиі сыртқа көрсету немесе қол қойдыру керек: клиентке, контрагентке, серіктеске. LadVen OS құжатты қол қоюға жіберуге және оның бетінен тікелей қауіпсіз сыртқы қолжетімділікті ашуға мүмкіндік береді - файлдарды поштамен жөнелтпей, кім не істегенін бақылап отырып.
Маңыздысы: негізгі қол қою тәсілдері бірден қолжетімді. Порталда жасалған құжатқа қол қойдыру үшін сыртқы сервисті қосудың қажеті жоқ. Сыртқы баптау тек оператор арқылы заңдық маңызы бар ресми алмасу керек болғанда қажет.
Құжаттың өзімен және нұсқалармен қалай жұмыс істеу керегі - Құжаттар бөлімінде. Мұнда - қол қою мен сыртқы қолжетімділік туралы.
Бірден не жұмыс істейді, ал не баптауды талап етеді
Қол қоюдың кіріктірілген тәсілдері сыртқы сервистерсіз қол қойылған құжатқа жеткізеді. Сыртқы электрондық алмасу - қосылған операторды талап ететін бөлек жол.
Файлдан жасалған құжат порталдың өзінде басқарылады, сондықтан кіріктірілген қол қою тәсілдері қосымша баптаусыз қолданылады. Сыртқы электрондық алмасу - бөлек жол, ол қосылған операторға байланысты.
«Бірден қолжетімді» өнім жолының бар екенін білдіреді; жіберу немесе қол қою үшін allowedActions.submit=true рұқсаты бар белсенді сессия қажет. Жабық, аяқталған немесе қабылданбаған сессиялар тек күй мен себепті көрсетеді; Қабылданбады — соңғы backend күйі, бөлек бас тарту батырмасы емес.
| Қажет нәрсе | Баптау | Кім қол қояды | Нәтиже |
|---|---|---|---|
| Файлдан құжат жасау | Бірден қолжетімді | - | Порталда басқарылады |
| Клиентке байланыстыру | Бірден қолжетімді | - | CRM карточкасына байланысады |
| Көруге жариялау | Бірден қолжетімді | - | Сілтеме және экстранет арқылы көрінеді |
| Қол қоюға жариялау | Бірден қолжетімді | - | Қол қою қосылады |
| Келісім батырмасы | Бірден қолжетімді | Клиент сілтеме арқылы немесе экстранетте | Қол қойылды |
| Экранда салынған қол | Бірден қолжетімді | Клиент сілтеме арқылы немесе экстранетте | Қол қойылды |
| Қол қойылған файлды жүктеу | Бірден қолжетімді | Клиент сілтеме арқылы немесе экстранетте | Қол қойылды |
| Менеджердің аяқтауы | Құжат саясаты әрекетке рұқсат беріп, рөлде құқық болғанда ғана | Менеджер, клиент әрекетінсіз | Құжат саясатына байланысты |
| Сыртқы электрондық алмасу | Оператор бапталуы керек | Сыртқы жүйеде | Қол қою порталдан тыс өтеді |
Қысқаша: портал практикалық қолды бірден жинай алады. Сыртқы оператор компанияға ресми заңдық маңызы бар алмасу керек болғанда ғана қажет.
Қол қою сұранысы
Тұжырымдамалық түсіндірме; интерфейс скриншоты немесе күй дәлелі емес.
Құжат бетінде Қол қоюға жіберу батырмасын басыңыз. Формада мыналар беріледі:
- қол қою тәсілі - адам қалай қол қояды;
- қол қоюшылар - әдетте email арқылы; портал байланысқан CRM карточкасынан контактілерді ұсынады. Клиенттің экстранет арқылы қол қою сценарийінде CRM клиенті автоматты анықталуы мүмкін, сондықтан бөлек email әрдайым қажет емес;
- қол қою мерзімі - міндетті емес дедлайн;
- құжат нұсқасы - қай редакция жіберіледі, әдетте ағымдағы нұсқа.
Одан әрі портал процесті жүргізеді және әр қол қоюшы бойынша күйді көрсетеді.
Кімді қол қоюшы етіп тағайындауға болады:
- экстранет арқылы клиентті - байланысты CRM жазбасындағы қол қоюшы клиенттік порталда қол қояды;
- жария сілтеме арқылы сыртқы адамды - жеке сілтемені алған кез келген адам қол қояды.
Портал әр қол қоюшы бойынша күйді жүргізеді: жіберілді, көрілді, қол қойылды, қабылданбады немесе мерзімі бітті. Бүкіл сұраныстың да күйі болады, мысалы ішінара қол қойылды немесе аяқталды.
Сұраныс қаралама, кезекте, жойылған немесе қате күйінде де болуы мүмкін. Қаралама әлі жіберілмеген, ал кезектегі сұраныс жіберуді күтеді. Жойылған не қате сұранысты соқыр қайталамаңыз: себебін тексеріп, аудит ізін сақтаңыз да, себеп түзелгеннен кейін ғана жаңасын жасаңыз.
Қол қою тәсілдері
Схема порталдағы келісімді, экранда салынған қолды, қол қойылған файлды жүктеуді және сыртқы электрондық алмасуды салыстырады.
LadVen OS бірнеше кіріктірілген қол қою тәсілін қолдайды. Олар белсенді сессия allowedActions.submit рұқсат еткенде сыртқы сервиссіз қолжетімді:
- Браузерде растау - қол қоюшы құжат бетінде «қабылдаймын» дегенді басады. Келісімдер, танысу және ішкі шешімдер үшін жарайды.
- Экранда салынған қол - қол қоюшы қолын тікелей экранда салады: тінтуірмен немесе телефонда саусақпен.
- Қол қойылған файлды жүктеу - қол қоюшы сканды немесе қол қойылған PDF файлын жүктейді. Қағазда қол қойылып, скан қайтарылатын жағдайға жарайды.
Бұдан бөлек сыртқы қол қою немесе алмасу қызметі арқылы жол бар. Оны әкімші қосады, ол оператор арқылы ресми құжат алмасу үшін қолданылады.
Тәсілді құжат талабына қарай таңдаңыз: ішкі келісу үшін браузерде растау жеткілікті, маңызды құжаттар үшін компанияда қабылданған тәсілді немесе қосылған сыртқы операторды пайдаланыңыз.
Менеджер қол қоюды өзі аяқтайды
Тұжырымдамалық түсіндірме; интерфейс скриншоты немесе күй дәлелі емес.
Қолдың бәрі онлайн жиналмайды. Клиент кездесуде қағазға қол қоюы, сканды email арқылы жіберуі немесе үшінші тарап жүйесінде қол қоюы мүмкін. Мұндай жағдайда карточкада қол қоюды қолмен аяқтау әрекеті болуы мүмкін, бірақ ол құжат саясаты мен рөл рұқсатына сай қолжетімді болғанда ғана орындалады. Бұл әр карточкада бөлек жүктеу өрісі бар деген сөз емес; әрекет көрінбесе, сыртқы файлды компания қолдайтын процесс бойынша сақтаңыз.
Әрекет қолжетімді болып, сәтті орындалғанда құжат қол қойылған күйге ауысып, дәлел файлы/оқиғасы тарихта жазылады. Сканның өзі құжатқа қол қойылғанын дәлелдемейді.
Қол қоюшылардың жеке сілтемелері
Тұжырымдамалық түсіндірме; интерфейс скриншоты немесе күй дәлелі емес.
Әр қол қоюшы қол қою бетіне өз жеке сілтемесін алады. Сілтемені көшіріп, қол қоюшыға ыңғайлы жолмен жіберуге болады. Сілтеме арқылы адам құжатты ашады, танысады және таңдалған тәсілмен қол қояды - ішкі порталға кірмей-ақ.
Бір сілтемені бірнеше адамға жібермеңіз: сілтеме нақты қол қоюшыға байланған және дәл соның әрекетін бақылайды.
Жариялау: сырттан көру және қол қою
Тұжырымдамалық түсіндірме; интерфейс скриншоты немесе күй дәлелі емес.
Қол қою сұранысынан бөлек, құжатты жариялауға болады: Қолжетімділікті ашу батырмасын басып, сыртқы сілтемені режимдердің бірінде беріңіз:
- сілтеме арқылы ашу - сыртқы қатысушы құжатты көреді және жүктейді;
- сыртқы қол қою - сыртқы қатысушы қол қоюдан өтеді.
Бұл екі бөлек ағын: сілтеме арқылы ашу тек көруге және жүктеуге мүмкіндік береді, кейін қол қоюға автоматты түрде айналмайды. Алушы қол қоюы керек болса, басынан сыртқы қол қою режимін таңдаңыз — әрекет пен күй дұрыс қол қою ағынына тіркеледі.
Жариялаудың қауіпсіздік параметрлері бар:
- қолжетімділік қалай беріледі - қорғалған сілтеме арқылы немесе нақты email алушыға;
- мерзімі - осы күннен кейін сілтеме жұмыс істемейді;
- ашу санының шегі - берілген саннан кейін қолжетімділік жабылады.
Жариялауды кез келген уақытта жабуға болады. Сілтеме бірден құжатты ашпай қалады. Қолжетімділік керек болмай қалғанда немесе қате берілсе, оны жабыңыз.
Сыртқы электрондық алмасу: адал шектеулер
Тұжырымдамалық түсіндірме; интерфейс скриншоты немесе күй дәлелі емес.
Ресми заңдық маңызы бар алмасу үшін LadVen OS сыртқы құжат алмасу операторымен жұмыс істей алады, егер оны әкімші қосқан болса. Шығыс құжаттар құжат карточкасынан дайындалады, ал күйлер мен қол қойылған көшірмелер порталға қайтып келеді.
Шектеулерді түсіну маңызды:
- порталдағы кіріктірілген қол қою мен сыртқы электрондық алмасу - екі бөлек нәрсе; сыртқы алмасу әдепкіде қосылмайды және операторға байланысты;
- толық алмасу циклі - заңдық маңызы бар құжаттарды оператор арқылы жасау, жіберу және қол қою - оператор жүйесінде аяқталады; портал құжатты басқарылатын күйде ұстайды: күйін, байланыстарын және қол қойылған көшірмелерін көрсетеді;
- қолжетімді операторлар елге және баптауға байланысты; әкімші нақты сервисті баптамайынша, оны қосылған деп есептемеңіз.
Кіріктірілген қол қою тәсілдері сыртқы операторсыз да қолжетімді болып қалады.
Жақсы тәжірибелер
Тұжырымдамалық түсіндірме; интерфейс скриншоты немесе күй дәлелі емес.
- Қол қоюға жіберер алдында өзекті нұсқа ашық екенін және құжат дұрыс клиентке қатысты екенін тексеріңіз.
- Сыртқы қолжетімділік алдында құжатта ішкі пікірлер мен қызметтік ескертпелер жоқ екеніне көз жеткізіңіз.
- Құжат түріне қарай тәсілді таңдаңыз: келісімге браузерде растау, маңызды құжатқа экранда салынған қол немесе сыртқы алмасу.
- Қол порталдан тыс алынған болса, оны сканды жүктеп қол қоюды аяқтау арқылы бекітіңіз.
- Әр қол қоюшыға ортақ емес, оның жеке сілтемесін жіберіңіз.
- Мерзім қойыңыз және қолжетімділік керек болмай қалғанда жариялауды жабыңыз.
Жиі кездесетін қателер
Тұжырымдамалық түсіндірме; интерфейс скриншоты немесе күй дәлелі емес.
- Құжаттың ескірген нұсқасын қол қоюға жібереді.
- Ішкі пікірлерді алмай тұрып сыртқы қолжетімділікті ашады.
- Бір сілтемені бірнеше қол қоюшыға жібереді - бақылау жоғалады.
- Мерзім қоймайды және жариялауды жаппайды - қолжетімділік керегінен ұзақ ашық қалады.
- Сыртқы алмасуды әдепкіде қосулы деп есептейді, ал ол оператор баптауына байланысты.
Байланысты бөлімдер
Тұжырымдамалық түсіндірме; интерфейс скриншоты немесе күй дәлелі емес.