СБИС арқылы құжат алмасу
Құжат алмасу коннекторы порталдың құжаттарын СБИС электрондық құжат айналымы (ЭДО) операторымен байланыстырады. Бұл порталдан шықпай-ақ контрагенттермен заңды маңызы бар құжаттармен — актілермен, шот-фактуралармен, шарттармен — алмасуға мүмкіндік береді: шығыс құжаттар тікелей құжат картасынан дайындалады, ал мәртебелер мен қол қойылған көшірмелер кері тартылып алынады.
Бұл — Ресейге арналған өңірлік коннектор: ол СБИС операторымен жұмыс істейді (картада басқа операторлардың брендтері де кездесуі мүмкін, бірақ қосылым СБИС-ке бапталған).
Қосу үшін не қажет
Қосылымды әкімші Интеграциялар хабында (CRM → Интеграциялар бөлімі, СБИС ЭДО профилі) баптайды. Қажет болады:
- алмасу сценарийі — тек шығыс нобайлар немесе толық екіжақты алмасу;
- СБИС-ке қол жеткізу — оператор тіркелгісінің логині мен паролі;
- ұйым және заңды тұлғалар, олардың атынан портал алмасуды жүргізеді;
- СБИС кабинетінің мекенжайы мен стенд (жұмыстық немесе сынақтық).
Сақтағаннан кейін қосылым тексеруін іске қосыңыз. Жіберу мен қол қоюдың өзі СБИС кабинетінде қалады — портал нобайларды дайындайды және мәртебелерді қадағалайды.
Шығыс құжаттар
Шығыс құжат тікелей құжат картасынан дайындалады: портал СБИС-те алдын ала қараумен нобай жасайды (не жіберілетінін тексеру үшін), қол қою мәртебесін қадағалайды, СБИС кабинетін ашуға және нәтижені — түпнұсқаны, қол қойылған көшірмені немесе екі файлды бірге — импорттауға мүмкіндік береді.
Осылайша құжат басқарылатын күйде қалады: ол оператордың жеке кабинетінде ғана емес, порталда да мәртебесімен және байланыстарымен көрінеді.
Кіріс құжаттар
СБИС-тен келген кіріс құжаттар клиентпен салыстырылады: контрагентті таңдау қадамы құжатты CRM-дегі қажетті заңды тұлғамен байланыстырады. Байланыстырылмаған кіріс құжаттар жеке кезекке жиналады, онда қызметкер әрқайсысын талдай алады: клиентпен байланыстыру, қайта салыстыру, жазба жасау немесе кейінге қалдыру.
Осылайша кіріс құжат айналымы талданбаған қалташаға айналмайды — әр құжат клиентін және жұмыстағы орнын алады.
Кім баптайды
Бұл — әкімшілік баптау. Құжаттардың өзіне және алмасуға қол жеткізу құжаттарға және байланысты клиент карталарына берілген құқықтарға байланысты. Скриншоттарда СБИС логині мен паролін, кабинет мекенжайын және нақты контрагенттердің деректемелерін көрсетпеңіз әрі оларды басқаға жібермеңіз.
Жақсы тәжірибелер
- Алғашқы алмасу алдында ұйымды, заңды тұлғаларды және стендті (сынақтық немесе жұмыстық) тексеріңіз.
- Шығыс құжаттарды кабинетте қолмен емес, құжат картасынан дайындаңыз — осылайша порталдағы байланыс пен мәртебе сақталады.
- Кіріс кезегін тұрақты түрде талдап отырыңыз, сонда құжаттар клиентсіз қалмайды.
- Скриншоттар үшін сынақтық стендті және ойдан шығарылған контрагенттерді пайдаланыңыз.
Жиі кездесетін қателер
- Алғашқы баптауда сынақтық пен жұмыстық стендті шатастырып алу.
- Тек кабинетте қол қойып, жіберіп, порталдағы мәртебені жаңартуды ұмыту.
- Кіріс құжаттарды контрагентті таңдамай қалдыру — құжат клиент контексінен тыс жоғалады.